Classificação de despesas: como fazer na sua empresa

Realizar uma gestão financeira eficiente é uma tarefa complexa e exige plena atenção a diversos detalhes. Dentre eles, temos os impostos, fluxo de caixa, reserva financeira, documentação e a boa saúde do negócio. Um dos aspectos que frequentemente gera dúvidas é a classificação de despesas. Você sabe realmente o que é?

Muitas empresas, principalmente as menores ou as que estão iniciando, costumam ter dificuldades na hora de categorizar corretamente seus gastos. As consequências podem ser desastrosas: 

• dificuldade para analisar resultados;
• erros de cálculo de impostos;
• decisões financeiras equivocadas;
• problemas com o fisco.

A falta de uma classificação adequada é um grande impeditivo para identificar e entender a saúde financeira do negócio. Por esse caminho, não percebemos o alto consumo de recursos e o retorno nos investimentos. 

A seguir, você conhecerá o verdadeiro conceito de classificação de despesas, além de saber como diferenciar entre um custo e uma despesa. Por fim, você terá acesso a um guia prático para implementá-la na sua empresa. Vamos começar?

O que é classificação de despesas

A classificação de despesas é a organização dos gastos da empresa de acordo com sua natureza, finalidade ou área de impacto. Esse processo deve ser feito para organizar todas as informações financeiras e identificar o destino do dinheiro. 

Assim, ao realizar essa classificação com eficiência, a empresa consegue entende os padrões de consumo, consegue controlar os gastos, tomar decisões mais informadas e levantar a rentabilidade de cada setor — como separar os gastos com marketing, recursos humanos, produção, manutenção e outros.  

Por que classificar as despesas da sua empresa

Você não tem obrigação de organizar suas despesas, mas saiba que é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente do negócio. São vários benefícios dessa formalização contábil:

1. Melhore o controle financeiro da sua empresa: acompanhe cada detalhe dos gastos, identifique desperdícios e áreas com necessidade de ajustes.
2. Tome as melhores decisões nos momentos certos com informações claras e organizadas, sua empresa encontra os investimentos ideais, corta gastos e planeja estratégias de crescimento.
3. Calcule seus impostos corretamente, evitando problemas com o Fisco.
4. Identifique a rentabilidade por setor ou projeto e analise quais geram mais retorno.
5. Planeje seu orçamentário com uma previsibilidade maior dos gastos futuros.
6. Facilite a auditoria interna ou externa, dando a transparência necessária.

A diferença entre custo e despesa

É comum confundir esses dois conceitos, mas neste artigo você entenderá, de uma vez por todas, a diferença entre custo e despesa para classificá-los corretamente. 

O primeiro se refere aos gastos relacionados a um serviço ou à produção de um bem material. Ou seja, matéria-prima, mão de obra direta e as embalagens. Nesse sentido, eles variam conforme o volume de produção. 

Já as despesas são os gastos necessários para manter a empresa funcionando, independentemente do volume de produção. Sendo assim, as principais despesas de uma empresa geralmente são:

• aluguel
• salários administrativos
• contas de água, luz e a internet
• seguros
• depreciação de equipamentos
• IPTU
• assinaturas de ferramentas digitais, como softwares e outros serviços recorrentes. 

Ou seja, enquanto o custo está ligado à produção, a despesa se refere à administração do negócio.

Como classificar as despesas do seu negócio

Agora que você já sabe o que é uma despesa, chegou a hora de conhecer o seu guia prático para classificá-las. A depender do tamanho do seu negócio, você pode classificá-las assim:

• Por tipo de gasto, como salários, aluguel, marketing e manutenção.
• Por departamento, como despesas do departamento de vendas, produção, administrativo, e outros.
• Por centro de custo, sendo essa a divisão da empresa em unidades menores para melhor controle. Grandes empresas costumam fazer isso. Por exemplo, em uma ação de marketing, a despesa pode vir do centro de custo do time de seguros, sendo eles a origem da demanda. 
• Por natureza da despesa: fixas, como o aluguel e salários (não mudam de valor mês a mês) e variáveis, como as comissões e frete (diferentes valores).

Para uma implementação eficiente, considere seguir alguns passos. Primeiro, defina as categorias de despesas que façam sentido para o seu negócio. Depois, padronize essas categorias com códigos e descrições. O próximo passo é treinar a equipe para garantir a consistência na classificação. Por fim, realize revisões periódicas e ajuste se necessário.

Lembre-se: a classificação de despesas é essencial para a saúde financeira de qualquer organização. Quando um sistema é eficiente, ganhamos controle sobre os gastos, tomamos melhores decisões, evitamos problemas fiscais e melhoramos a rentabilidade. Por isso, investir tempo nisso retorna em sucesso para o seu negócio. 

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