Procure-To-Pay (P2P): Entenda Tudo Do Processo

O procure-to-pay (P2P) é um processo que integra todas as etapas de compras de uma empresa, desde a requisição até o pagamento ao fornecedor. Ao automatizar esse ciclo, é possível reduzir custos, eliminar erros manuais e melhorar a gestão de fornecedores, tornando os processos mais ágeis e eficientes.

Muitas empresas enfrentam problemas com pedidos desorganizados e pagamentos atrasados. Com o procure-to-pay, é possível automatizar fluxos de trabalho, acompanhar cada etapa das compras e garantir a conformidade com os fornecedores, otimizando suas operações e fortalecendo parcerias.

Neste artigo, vamos explorar como o P2P funciona, suas etapas principais e os benefícios que ele traz, incluindo uma gestão eficaz de documentos fiscais. Continue lendo para descobrir como sua empresa pode se beneficiar de um ciclo de suprimentos completo!

O que é procure-to-pay (P2P)?

O procure-to-pay (P2P) é um processo integrado que abrange todas as etapas da aquisição de bens e serviços de uma empresa, desde a requisição de compra até o pagamento do fornecedor. Ele envolve várias etapas, como a seleção de fornecedores, emissão de pedidos de compra, recebimento de mercadorias ou serviços, e a gestão de faturas e pagamentos.

O objetivo do P2P é aumentar a eficiência, reduzir erros manuais e melhorar o controle financeiro por meio da automação de processos.

Por exemplo, em uma empresa de transportes, a implementação do procure-to-pay poderia otimizar a aquisição de peças de reposição para a manutenção de veículos. Quando a frota de caminhões precisa de novas peças, o sistema P2P ajudaria a identificar fornecedores aprovados, enviar pedidos de compra, receber e registrar as peças no estoque, e realizar o pagamento, tudo de forma automatizada e integrada.

Isso não apenas reduziria o tempo gasto em tarefas administrativas, mas também minimizaria o risco de erros e garantiria conformidade com os processos de compras estabelecidos pela empresa.

Diferenças entre procure-to-pay e purchase-to-pay

Embora os termos procure-to-pay (P2P) e purchase-to-pay (P2P) sejam frequentemente usados de forma intercambiável, há uma sutil diferença entre eles.

O procure-to-pay é um processo mais abrangente que cobre todas as etapas desde a identificação da necessidade de compra até o pagamento ao fornecedor. Inclui atividades como a seleção de fornecedores, negociação de contratos, e análise de desempenho.

Por outro lado, o purchase-to-pay se concentra mais nas etapas a partir do pedido de compra até o pagamento. Em outras palavras, ele abrange o processo desde a emissão de pedidos de compra, passando pelo recebimento de mercadorias e a gestão de faturas.

Ou seja, o purchase-to-pay foca na execução da compra, enquanto o procure-to-pay engloba tanto a estratégia de aquisição quanto a execução operacional, oferecendo uma visão mais holística do processo de compras.

Principais etapas do P2P

O processo procure-to-pay (P2P) é dividido em sete etapas principais que garantem uma gestão eficiente da aquisição de bens e serviços, desde a identificação de uma necessidade até o pagamento do fornecedor. A seguir, detalhamos cada uma dessas etapas:

Requisição

A primeira etapa do P2P é a requisição de compras, onde um departamento ou equipe identifica a necessidade de adquirir um produto ou serviço. Nesse momento, uma solicitação formal é gerada e enviada ao setor de compras da empresa.

A requisição deve conter detalhes como a descrição do item, quantidade, especificações técnicas e urgência. Esse processo ajuda a garantir que todas as compras sejam necessárias e aprovadas, evitando gastos desnecessários.

Fornecedores

Após a requisição ser aprovada, a próxima etapa envolve a seleção de fornecedores. Essa fase é fundamental para garantir que a empresa escolha parceiros confiáveis e que ofereçam o melhor custo-benefício.

O setor de compras analisa uma lista de fornecedores potenciais, considerando critérios como preço, qualidade, prazos de entrega e histórico de relacionamento. Muitas empresas utilizam sistemas de avaliação e classificação de fornecedores para apoiar a tomada de decisão.

Ordem de compras

Com o fornecedor escolhido, a próxima etapa é a emissão de uma ordem de compra (OC). A OC é um documento formal que especifica os detalhes da transação, como os itens a serem comprados, preços acordados, prazos de entrega e termos de pagamento.

Este documento é enviado ao fornecedor como uma confirmação oficial do pedido. Além disso, a OC serve como uma referência tanto para o fornecedor quanto para a empresa, evitando mal-entendidos ou discrepâncias futuras.

Recebimento

Uma vez que a ordem de compra é enviada, a próxima etapa é o recebimento das mercadorias ou serviços solicitados. Nesse ponto, a empresa verifica se o que foi recebido está de acordo com a ordem de compra emitida.

O setor responsável faz uma inspeção de qualidade e quantidade para garantir que tudo esteja conforme o pedido. Qualquer divergência, como itens danificados ou em falta, deve ser registrada e resolvida com o fornecedor.

Fatura

Após o recebimento, o fornecedor envia uma fatura com os detalhes do pedido. Nesta etapa, a fatura recebida é verificada em relação à ordem de compra e aos registros de recebimento.

A verificação de faturas ajuda a evitar fraudes e a garantir que a empresa está pagando apenas pelo que foi realmente recebido e aprovado. Erros comuns, como diferenças de preços ou itens não entregues, devem ser resolvidos antes de seguir para a próxima etapa.

Aprovação

Com a fatura verificada, a próxima etapa é a aprovação. O departamento financeiro revisa todas as informações e, se estiverem corretas, aprova a fatura para pagamento. Esse processo de aprovação geralmente envolve um fluxo de trabalho de aprovação, onde múltiplos níveis hierárquicos revisam a transação antes da liberação do pagamento, especialmente para valores mais altos.

Pagamento

A última etapa do processo P2P é o pagamento ao fornecedor. Uma vez que a fatura é aprovada, o pagamento é processado de acordo com os termos acordados, como prazos e métodos de pagamento.

A empresa pode optar por diferentes métodos de pagamento, como transferência bancária, boleto ou cheque. Após o pagamento, o ciclo P2P é concluído, mas o relacionamento com o fornecedor continua sendo monitorado para garantir a qualidade dos futuros serviços e produtos.

Vantagens do procure-to-pay (P2P)

O processo procure-to-pay (P2P) oferece várias vantagens significativas para empresas que buscam otimizar suas operações de aquisição e pagamento de fornecedores:

• Otimização de processos: O P2P automatiza e padroniza o fluxo de trabalho de compras, desde a requisição até o pagamento, reduzindo o tempo e o esforço necessários para realizar cada etapa e minimizando erros manuais.
• Redução de custos: Com maior controle e visibilidade sobre o processo de compras, as empresas conseguem negociar melhores preços, identificar e eliminar gastos desnecessários e evitar pagamentos duplicados ou incorretos.
• Melhoria na relação com fornecedores: Ao garantir que os pagamentos sejam realizados de forma correta e no prazo, o P2P contribui para fortalecer o relacionamento com fornecedores, aumentando a confiança e potencialmente resultando em condições mais favoráveis.
• Ampliação da visão do processo de compras: Com a centralização das informações, o P2P oferece uma visão abrangente de todo o ciclo de compras, facilitando a análise de desempenho e a tomada de decisões estratégicas.
• Maior flexibilidade em negociações: A visibilidade detalhada dos dados de compras e pagamentos permite que as empresas sejam mais proativas nas negociações, aproveitando oportunidades de descontos e melhores condições de pagamento.

A importância de um ciclo completo de suprimentos

Um ciclo completo de suprimentos, como o procure-to-pay (P2P), é essencial para uma gestão eficiente e integrada dos processos de compras e pagamentos em uma empresa. Esse ciclo permite que todas as etapas, desde a requisição de compras até o pagamento aos fornecedores, sejam monitoradas e gerenciadas de forma centralizada. Isso garante não apenas a otimização de processos e a redução de custos, mas também a conformidade com as exigências legais e fiscais.

No contexto da gestão de documentos fiscais, o P2P se torna ainda mais relevante. A integração do P2P com sistemas de gestão de documentos fiscais, como o Qive, permite que todas as faturas e documentos fiscais sejam registradas e auditadas automaticamente. Isso reduz o risco de inconsistências fiscais, multas e problemas com órgãos reguladores.

Além disso, um ciclo completo de suprimentos garante que todas as transações estejam documentadas e arquivadas de maneira adequada, facilitando auditorias e análises financeiras. Em resumo, um ciclo completo de suprimentos não só melhora a eficiência operacional e a relação com fornecedores, mas também assegura a conformidade fiscal e uma gestão financeira sólida.

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