Já ouviu falar em contabilidade digital? Esse é um grande avanço no setor contábil, já que impulsionou a modernização das empresas e escritórios contábeis. Quando se pensa em um escritório de contabilidade, muitas pessoas ainda imaginam um escritório tradicional: papéis, calculadoras e processos manuais. No entanto, hoje, a cena já é outra.
A digitalização foi um dos pilares para a sobrevivência das empresas contábeis tradicionais no mundo corporativo atual. Além de possibilitar a automatização de tarefas burocráticas e repetitivas — desde o cálculo de impostos até a geração de documentos fiscais e relatórios — ela também possibilita a otimização de tempo e recursos, dando vazão para atividades estratégicas e tomadas de decisões.
Se você já ouviu falar no termo, responda rápido: você sabe como funciona e como pode ser aplicada? Este artigo explora perguntas como estas e outros detalhes que você precisa saber, como a importância para o seu negócio e como é na prática, tanto nos escritórios de contabilidade, quanto em empresas de outros ramos.
O que é contabilidade digital?
A contabilidade digital é uma maneira moderna e eficiente de registrar e controlar as finanças de um negócio. Ela utiliza a tecnologia, como computadores e softwares específicos, para facilitar o registro e o acompanhamento de despesas, receitas e outras transações financeiras.
Imagine que você tenha pequenas terras no interior do Mato Grosso do Sul, onde planta e colhe seus produtos para vender nos supermercados da região. Graças à contabilidade digital, você registra todas as suas despesas pelo computador ou smartphone. Isso vai desde a compra de sementes, fertilizantes e equipamentos agrícolas, até as receitas, como a venda de grãos ou gado.
E tem mais. Esse tipo de tecnologia permite calcular automaticamente os gastos e receitas, gerando relatórios para entender o desempenho da empresa.
Inclusive, com a contabilidade digital, é mais prático preparar documentos importantes e tê-los em mãos, como declarações de imposto de renda. Dessa forma, podemos garantir a conformidade com a lei fiscal e tributária para o segmento e tamanho do negócio.
Qual a diferença da contabilidade digital para a tradicional?
A principal diferença é na forma como as informações são registradas, processadas e gerenciadas. No método tradicional, todos os registros são feitos no papel ou nas planilhas de Excel, juntamente com cálculos manuais.
Já no meio digital, há o uso de softwares para automatizar os processos manuais e repetitivos. A partir da inserção de dados, o próprio sistema realiza todos os cálculos automaticamente e em segundos. Além disso, gera relatórios automatizados e podem ser armazenados em nuvem, gerando mais segurança e espaço para grandes volumes de dados.
Outro ponto é na assertividade de ambas. Manualmente, estamos propensos a erros, além da demora para preenchimento de todas as informações necessárias. Contando com programas especializados, há mais precisão e eficiência, gerando menos riscos de erro.
Contabilidade digital é o mesmo que contabilidade online?
Há quem use os dois termos como sinônimos, mas eles não são exatamente a mesma coisa. É claro que ambos envolvem o uso da tecnologia, mas possuem focos diferentes.
Você já sabe o que a contabilidade digital faz, correto? Entenda que a contabilidade online se concentra na entrega dos serviços contábeis usando a internet. Estamos nos referindo a comunicação remota com clientes, compartilhamento de documentos online e muito mais.
Você também precisa saber que a contabilidade online é, muitas vezes, parte integrante da contabilidade digital, mas não se limita a ela.
Como a contabilidade digital funciona?
A contabilidade digital funciona com base em dois critérios-chave:
- Acesso à internet;
- Softwares especializados, como os apps e programas na nuvem, como os ERPs.
A junção de ambos permite a coleta de dados automaticamente e em tempo real, facilitando os processos contábeis e o acesso à informação, tanto para contadores, quanto para clientes.
Qual o objetivo da contabilidade digital?
Assim como toda tecnologia, o objetivo é otimizar processos e, é claro, facilitar ou agilizar a vida de todos os envolvidos. Com a contabilidade digital não é diferente.
Com os avanços, podemos extinguir os malotes e retrabalho recorrente. Com isso, a experiência do profissional é cada vez melhor e seu foco é voltado para uma boa execução e entrega de serviços.
Além disso, temos o ganho de produtividade para o setor, redução de erros e atendimento das leis com mais precisão.
A importância da contabilidade digital para os negócios
Independente do setor, a sua empresa deve se atentar a esse avanço e considerá-lo nos processos rotineiros. Além de aprimorar a eficiência operacional e automatizar cálculos e geração de relatórios, a contabilidade digital oferece acesso imediato às informações geradas em tempo real.
Isso permite tomar decisões com mais agilidade e embasadas em dados confiáveis.Outro ponto relevante está na redução de custos, já que diminui a necessidade de espaços físicos para arquivar documentos e até mão de obra.
As vantagens da contabilidade digital
Aumento de produtividade
Enquanto a tecnologia automatiza atividades manuais e maçantes, os colaboradores podem focar em demandas mais específicas. Se antes um profissional da área levava um expediente de oito horas para processar dados, a ferramenta leva segundos.
Acesso a informações facilitado
Com tantos dados seria impossível encontrar algo registrado em papel. Por isso, o acesso às informações no digital é facilitado. Assim, pode-se acompanhar todas as movimentações dos clientes sem deixar nenhum detalhe por fora.
Agilidade e qualidade no atendimento
Empilhar arquivos de diferentes clientes está no passado. A contabilidade digital permite adicionar qualidade e agilidade no atendimento aos clientes, excluindo a necessidade de fazê-lo presencialmente.
Gestão otimizada
Gerenciar um setor não é tarefa simples, e quando não há ferramentas tecnológicas para auxiliar, tudo fica mais complexo. Papeladas podem ser perdidas com facilidade, planilhas podem estar fora do padrão de nomenclatura interna e muito mais. Por isso, a contabilidade digital é uma otimizadora na gestão do setor e de times contábeis.
Aumento da segurança
Quando trabalhamos com papelada ou planilhas simples, quem garante a segurança de todos esses documentos? Apoiando-se no digital, há mais segurança no dia a dia e mais um bom argumento para obter mais clientes.
Redução de custos
Pense em quantos custos podem ser excluídos a partir do uso de ferramentas como as de contabilidade digital? Você e sua equipe podem gastar menos tempo com retrabalhos, menos dinheiro corrigindo erros, menos tempo procurando documentos e assim por diante.
Diminuição de erros
O ser humano é falho, todos sabemos. No entanto, as máquinas e sistemas foram desenvolvidos para evitarem erros. Assim, espere que ao usar programas especializados em contabilidade, seu time perceberá uma diminuição de erros no dia a dia.
Como aplicar a contabilidade digital em empresas?
Você já sabe como funciona e quais as vantagens da contabilidade digital, correto? Agora, você descobre como aplicar na sua empresa. Para tomar essa decisão, considere alguns pontos:
- Pesquise por escritórios de contabilidade e busque por opiniões;
- Analise a atuação no mercado, tempo de atividade, reputação e cumprimento das leis;
- Saiba como eles podem garantir a segurança dos dados da sua empresa;
- Entenda quais sao os serviços e soluções oferecidas, e não apenas o valor cobrado;
Como aplicar a contabilidade digital em escritórios contábeis?
Para uma empresa do setor contábil, é muito importante digitalizar os processos. Primeiro, mapeie todas as oportunidades de mercado, além de observar o que os concorrentes estão fazendo.
Procure pelo público certo e escolha as tecnologias com melhor adequação para o serviço oferecido. Não se esqueça de treinar a equipe e contar com profissionais bem preparados. Por fim, invista no marketing para divulgar o serviço, como,
- Construção de site institucional;
- Blog;
- Página no Google;
- Contas oficiais nas redes sociais;
- Responsividade perante dúvidas dos usuários.
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