Ordem de compra: como e por que utilizar no processo da sua empresa

Uma ordem de compra, também conhecida como pedido de compra, Purchase Order ou PO, tem papel fundamental no controle das despesas do negócio.

Há muito o que explorar para entender os elementos básicos do uso de um pedido de compra. Mas não se preocupe, reunimos as informações mais importantes para ajudar a ter uma perspectiva de 360º ​​sobre o assunto.

Neste artigo, você vai aprender o que é uma ordem de compra, quais informações ela deve incluir, quais os principais benefícios de usá-la, e como é o passo-a-passo para implementar esse sistema na sua empresa.

O que é ordem de compra

Uma ordem de compra é um documento comercial enviado ao fornecedor, autorizando a compra. Pode ser descrita como uma “fatura ao contrário”, já que oficializa uma encomenda de mercadorias ou serviços.

Contém informações específicas como produtos ou serviços a serem entregues. As ordens de compra, também chamadas de pedidos de compra, não são contratos, quase sempre têm textos bem mais simples.

Uma ordem de cumpre três funções principais:

1. Gestão de entrada e saída de estoque. No caso de negócios que precisam de insumos ou revendem mercadorias, o documento ajuda a determinar quando certo item ou matéria-prima é necessário.
2. Controle financeiro. Se a despesa só é autorizada por meio de ordens de compra, então nenhum colaborador pode gastar dinheiro em nome da empresa sem ela.
3. Para o parceiro (ou fornecedor), a ordem serve como um sinal de que está tudo certo e que aquele item ou serviço pode ser fornecido, já que o comprador se compromete a pagar por ele.

Como funciona a ordem de compra em uma empresa

As informações constantes em uma ordem de compra podem variar, mas quase sempre incluem:

• Nome da empresa que está comprando o bem ou serviço;
• CNPJ do fornecedor;
• Data;
• Descrição e quantidade dos bens ou serviços (potencialmente com prazo de entrega);
• Preço;
• Condições ou informações de pagamento (ex. pagamento em até 30 dias por depósito bancário após entrega da mercadoria);
• Endereço de correspondência e/ou de entrega das mercadorias;
• Número da ordem de compra.

Em muitos casos, as ordens de compra só podem ser emitidas depois de um cadastro prévio do fornecedor. Ou seja, quem vai vender precisa antes informar à empresa alguns dados básicos, o que pode incluir informações bancárias.

Por sua vez, o fornecedor pode fazer uma consulta sobre a empresa (como crédito e dívidas) antes de aceitar receber a ordem de compra. Os pedidos de compra são usados por vários motivos e beneficiam diversos setores da empresa.

Como fazer ordem de compra ao fornecedor

Criar uma ordem de compra pode ser simples, colocando todos os detalhes relevantes em um modelo e enviando ao seu fornecedor por e-mail (ou outro meio). Elas são benéficas para todas as partes. Veja a seguir como.

Expectativas claras

O pedido de compras dá à sua empresa uma oportunidade de deixar suas demandas muito claras e documentadas para os fornecedores.

O comprador possui um documento que informa claramente quais itens comprou, minimizando o risco de erros do fornecedor. Isto permite que vocês falem a mesma língua em termos de tipo, categoria, cor, quantidade, prazo e endereço de entrega, etc.

Se o esclarecimento não foi o suficiente, as ordens de compra servem como documento formal comprovando que a encomenda não foi entregue como combinado.

Gerenciamento de compras

A ordem de compra fornece ao profissional de compras, finanças ou operações a documentação necessária para rastrear e identificar as encomendas de forma mais eficiente.

Gerenciamento financeiro

Seu negócio se beneficia de ter registros claros de como gasta o dinheiro. Um pedido de compra criado pode parar imediatamente no orçamento. O departamento financeiro ganha muita força quando toda compra precisa ser aprovada antes.

E como o número do pedido de compra corresponderá às faturas e notas de entrega, os fornecedores devem receber pagamentos rápidos e precisos.

Proteção jurídica

Auditores, fiscais ou de investidores, estão constantemente em busca de discrepâncias. Eles vão olhar coisas como bens e serviços adquiridos pela empresa, preços e condições. As ordens de compra ajudam a documentar tudo e mostrar que a gerência está no caminho certo.

Mas um pedido de compra pode ser um documento juridicamente vinculativo ao lado de um contrato. Portanto, se houver uma disputa, cada parte poderá provar que houve um acordo para itens a preços e quantidades específicas.

Limitações de ordens de compra

As ordens de compra são efetivas para compras com preço e quantidade predeterminados. Você não pode usar um pedido de compra para todas as despesas de uma empresa. Conheça as limitações do modelo:

• Contas recorrentes: eletricidade, internet, água ou aluguel não podem ser detalhados em um pedido de compra.
• Assinaturas mensais: as assinaturas podem ser cobradas mensalmente ou anualmente, mas não são tratadas com um pedido de compra.
• Serviços com custos variados: serviços financeiros, de marketing, publicidade e jurídicos normalmente não têm um custo predeterminado. Você é cobrado por esses serviços após a conclusão do trabalho e não cria uma ordem de compra para eles antecipadamente.
• Despesas internas: as compras internas para as quais os colaboradores são reembolsados ​​são tratadas com uma solicitação de reembolso. O funcionário não envia um pedido de compra para despesas como material de escritório ou viagens de negócios.

Como implementar um sistema de ordem de compra

Nesta seção, você vai conhecer dicas de como uma empresa que não tem um sistema de ordem de compra pode implementá-lo.

1. Defina uma política de compras

Um bom sistema de ordem de compras é aquele que faz valer as suas regras para compras. A política deve definir de forma clara e sucinta a posição da sua empresa a respeito de:

• O papel das compras na empresa;
• Como os funcionários definem a escolha dos fornecedores;
• Se a prioridade é manter relações com fornecedores existentes ou sempre procurar novas opções;
• Quais tipos de compras exigem ordem de compra (ex. a partir de certo valor);
• Orientações éticas (ex. não comprar da empresa de um parente, etc.);
• Orientações de como negociar preços e condições;
• Como resolver conflitos com fornecedores.

2- Distribua papéis e responsabilidades

Uma vez que as regras do sistema de ordem de compra estão estabelecidas, é hora de definir as pessoas responsáveis pela sua execução. Não permita que qualquer funcionário envie pedidos de compra conforme necessário, pois essa prática pode resultar em pedidos duplicados. Os papéis mais comuns são:

• Administrador de sistemas: capaz de incluir e configurar as funções dos integrantes da equipe;
• Aprovador: pessoa com autoridade para gastar dinheiro da empresa. É quem dá o “carimbo” final (real ou virtual) na ordem de compra.
• Financeiro: a equipe de finanças deve ter acesso completo ao sistema, de forma a poderem controlar o processo e conciliar as faturas;
• Membro: qualquer colaborador autorizado a criar ordens de compra. Em empresas mais descentralizadas, serão muitos, ao custo de mais gente assumir a carga de funções administrativas.

3- Escolha as informações do formulário de pedido de compra

A maior parte dos sistemas de ordem de compras têm templates prontos. Mas como cada negócio é diferente, pode haver alguma informação extra que você queira incluir.

Em muitas empresas, como mostramos, apenas fornecedores pré-autorizados podem receber ordens de compra. Talvez eles recebam algum número de cadastro que deva constar no cabeçalho.

Modelo de ordem de compra

Para concluir um pedido de compra com sucesso, siga as etapas abaixo:

1. Identifique o que você quer comprar: determine quais itens você precisa comprar do vendedor e em que quantidade. Essa determinação, geralmente, é feita por meio de um formulário de requisição de compra preenchido pela administração e enviado ao departamento de compras.
   
2. Determine quando você precisa dos produtos: avalie suas práticas de negócios para determinar exatamente quando você precisa que seu pedido de compra seja atendido.
   
3. Elabore a ordem de compra: inclua uma descrição clara de cada item, o seu número de identificação quando aplicável, a quantidade e o preço. Para maior clareza, você deve incluir o preço por item e o preço total com base no número de cada item que você comprará. Na parte inferior do pedido de compra, você incluirá um total de todos os produtos no pedido.
   
4. Envie a ordem de compra ao vendedor: envie ao seu representante de vendas ou outro ponto de contato o pedido de compra completo com todos os itens, bem como a data em que você precisa deles;
   
5. Aguarde a confirmação do pedido de compra: se você não receber uma confirmação, entre em contato com a empresa para saber sobre o status do seu envio.
   
6. Aguarde atendimento e faturamento: você receberá uma fatura do vendedor detalhando o total do seu pedido e o prazo para pagamento. Se você pagou adiantado, deverá receber uma fatura indicando que não há saldo pendente.
   
7. Pague pelos produtos: se você tiver um saldo pendente para seu pedido, certifique-se de pagar a fatura de acordo com os termos estabelecidos pelo vendedor para concluir o processamento de seu pedido de compra.

Tipos de pedido de compra

• Pedidos de compra padrão: inclui informações como cronograma de entrega, condições de pagamento, data de entrega e quantidade. O processo dá aos compradores uma ideia clara sobre todos os detalhes das compras.
  
• Ordem de compra planejada: são criadas quando os compradores não têm certeza sobre alguns detalhes, como quantidade ou data de entrega da compra, mas desejam iniciar o processo de aquisição.
  
• Ordem de compra do contrato: é um processo formal de criação de um pedido de compra com o envolvimento do vendedor e do comprador. Eles precisam assinar documentos legais relativos à compra que oferecem proteção legal para as organizações.
  
• Ordem de compra geral: o comprador entrega os pedidos em grandes quantidades e negocia descontos no preço oficial do material. Eles são aplicados antecipadamente, de forma semelhante aos pedidos de compra planejados.

Conclusão

Com as dicas deste post, com certeza você está a meio caminho andado de estabelecer a melhor solução para a sua companhia. Se você deseja ficar por dentro das novidades do mundo fiscal e contábil, acompanhe nosso blog!