Como fazer lançamentos contábeis de forma eficiente

Ter o registro das transações financeiras é fundamental para um negócio. E isso é feito a partir de lançamentos contábeis, o registro formal que documenta uma transação. Eles são feitos em ordem cronológica e devem obedecer às técnicas contábeis conforme a legislação contábil.

Se você está familiarizado com os termos contábeis, sabe que os lançamentos contábeis são a primeira etapa do ciclo contábil – e talvez a mais importante, já que eles representam todas as atividades financeiras que afetam um negócio. 

É importante saber como criá-los de forma eficiente e correta. Lançamentos contábeis sempre seguem o método de contabilidade de partidas dobradas, com cada lançamento contábil sempre tendo um lançamento de débito e um lançamento de crédito.

O que são lançamentos contábeis?

Lançamentos contábeis são a base para todos os relatórios financeiros elaborados pela empresa. São fatos contábeis que provocam mudanças no patrimônio da empresa — aquelas pertencentes ao ativo, passivo e patrimônio líquido — como nas de resultado, que são as receitas e despesas. Se você tem dúvidas sobre o significado desses termos, confira uma breve explicação de cada um deles:

• Ativos — recursos e bens em posse da empresa, como caixa, conta bancária e bens móveis;
• Passivos — obrigações da empresa como contas a pagar e impostos;
• Patrimônio líquido — é o resultado do ativo menos o passivo. Representa a riqueza líquida da empresa, ou seja, todos os seus bens e direitos menos as obrigações.  Fazem parte desse patrimônio o capital social, as reservas de lucros, as ações em tesouraria, os prejuízos acumulados etc.;
• Receitas — compreende os lançamentos de resultado, ou seja, todo o movimento da empresa; 
• Despesas e custos; os outros gastos realizados pela empresa.

De acordo com as Normas de Contabilidade, um lançamento contábil, para ser registrado, deve seguir dois critérios:

1. for provável que algum benefício econômico futuro referente ao item flua para a empresa ou dela para terceiros; 
2. ter um custo ou valor que possa ser medido em bases confiáveis.

Ou seja, um lançamento contábil será registrado quando houver documentação comprobatória idônea (como notas fiscais, faturas, contratos ou boletos, por exemplo) e ocorra algum tipo de alteração patrimonial da empresa, em favor dela, ou de terceiros.

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Informações necessárias para os lançamentos contábeis

Há diferentes modelos contábeis, mas você pode criar templates de lançamentos que mais se adaptam a sua equipe e cliente. Todavia, existem as informações mínimas que deve conter. São elas:

• A data da transação (dia, mês e ano que ocorreu o registro);
• Local (localização da empresa);
• Dados das contas impactadas, seja credora ou devedora;
• Os valores a serem creditados e debitados;
• Um número de referência que serve como um identificador único para a transação;
• Descrição da transação.

Geralmente, um técnico em contabilidade utiliza as seguintes expressões para descrever a operação:

• pago: usado se a conta credora é “caixa”;
• recebido: utilizada se a conta devedora é “caixa”;
• importe: quando a conta caixa não é envolvida.

Como fazer lançamentos contábeis de forma eficiente

Durante séculos, a contabilidade era feita com papel e caneta. As transações comerciais eram registradas em cadernos ou livros especializados. Por exemplo, as vendas seriam registradas em um diário de vendas e a folha de pagamento seria registrada em um diário de folha de pagamento. Um resumo dessas transações era lançado periodicamente na como parte do ciclo contábil. A contabilidade de lançamentos contábeis de forma manual era a única maneira de inserir dados nos registros financeiros.

Mas, com o desenvolvimento das tecnologias, surgiram softwares de contabilidade, em que as transações são inseridas automaticamente nas contas corretas à medida que as faturas são criadas. Isso significa que os contadores hoje fazem comparativamente poucos lançamentos contábeis manualmente. O software de contabilidade também possibilita que os proprietários de pequenas empresas façam sua própria contabilidade.

Modernize

A melhor maneira de realizar lançamentos contábeis de forma eficiente e rápida é usando um software de contabilidade. Quando você utiliza um sistema inteligente, os lançamentos contábeis são concluídos sempre que você processa contas a pagar, calcula o custo contábil ou realiza qualquer outra transação contábil básica, deixando você registrar apenas itens como lançamentos de ajuste de final de mês.

O software de contabilidade também calcula e lança automaticamente os lançamentos de fechamento, garantindo que os saldos iniciais estejam corretos para o novo ano.

Outro aspecto importante para ter assertividade nos lançamentos contábeis é o controle da emissão de NF. Através da plataforma do Qive, por exemplo, o responsável pela contabilidade consegue todas as NFes emitidas contra o CNPJ nos últimos 90 dias, de forma automática.

Essa funcionalidade, além de não depender de nenhum input manual, evitando erros por digitação, ainda deixa o contribuinte livre para focar em outras atividades, como as escriturações. Além disso, a Qive faz a Conferência de SPED para esse contribuinte.

Com a Qive, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim, é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.

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Conclusão

Observe que manter os registros das transações financeiras é fundamental para o ciclo contábil de uma empresa.

Além disso, é sempre recomendável manter os lançamentos contábeis atualizados e corretos para referência futura. Essa referência é muito útil quando quaisquer questões jurídicas ou inconsistências matemáticas surgirem no futuro.

Investir em tecnologias que auxiliam nos lançamentos contábeis também pode ajudá-lo a economizar tempo, dinheiro e espaço no escritório, automatizando seu processo de contabilidade e armazenando dados digitalmente.

Para entender e melhorar a gestão contábil da sua empresa, confira o nosso conteúdo sobre plano de contas contábil e  como fazer retificação de lançamentos contábeis.

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