XML – Guia explicativo

A abreviação XML significa “eXtensible Markup Language”. É um modelo de arquivo digital com estrutura para organização dos dados escolhidos para apresentar informações de atendimento aos padrões de emissão da nota fiscal eletrônica.

O arquivo XML é o documento de existência digital gerado a partir da emissão da nota fiscal eletrônica. Nele conterá todas as informações com relação à operação que o contribuinte estará realizando.

1. Características 

As informações organizadas nessa extensão de arquivo podem ser visualizadas com a opção “bloco de notas”, “editor de texto” e também na versão “HTML”. Contudo, devido a sua organização, a identificação de determinadas informações fica complicado, sendo necessário um programa de apoio, neste caso a nota fiscal eletrônica, e um visualizador para a versão “DANFE”.

Cada campo para preenchimento no arquivo XML é denominado TAG, deve ser preenchido conforme disposto no manual, com uma quantidade de caracteres e um armazenamento das informações de preenchimento para atendimento às situações previstas na legislação.

Em atendimento ao preenchimento da nota fiscal eletrônica, o Manual de orientação do contribuinte possui as especificações necessárias para atender os campos no XML. 

Após integrar as informações necessárias em um programa emissor de nota fiscal eletrônica, gera-se um arquivo XML com assinatura digital que será transmitido para unidade federada do contribuinte emitente. Em seguida, realiza-se na estrutura preenchida a validação, para poder assim permitir a autorização de uso.

Nessa etapa, as validações ocorrem em uma sequência estrutural, ou seja, verificam-se os campos obrigatórios preenchidos no layout do arquivo

Nessa situação, não há validação com relação à legislação fiscal e tributária da unidade federada, sendo que a aplicação dessas informações são de responsabilidade do contribuinte que realiza o preenchimento e parametrização das informações no programa emissor da nota fiscal eletrônica.

Se o arquivo atender todos os requisitos solicitados dos  campos preenchidos, o emitente receberá o retorno do arquivo com a Autorização de Uso, deste modo, poderá prosseguir com a impressão do documento em papel DANFE para disponibilizar ao destinatário e atender a operação comercial e/ou o trânsito das mercadorias.

Caso os campos obrigatórios não estejam preenchidos com informações previstas de quantidade de caracteres ou tenha erro de informações, o arquivo é recusado, ou seja, não se valida o arquivo digital no ambiente da administração tributária e a rejeição retorna ao emitente. 

Cada tipo de erro possui um número de rejeição. As mensagens de rejeição são comuns no cotidiano dos responsáveis por emissões de notas fiscais eletrônicas.No manual citado anteriormente, pode-se verificar na íntegra a extensa lista de rejeições possíveis durante a validação do documento.

Destacamos abaixo apenas 03 deles:

• 210 – IE do destinatário inválida

Pode ocorrer, por exemplo, no caso do contribuinte ter realizado a baixa em sua inscrição estadual e a mesma ter sido preenchida no arquivo.

• 302: Uso denegado – Irregularidade Fiscal do destinatário

Ocorre quando o destinatário está com Situação Cadastral suspensa ou inapta na receita estadual, não sendo possível nesse caso à emissão do documento fiscal para o contribuinte até que regularize a situação.

• 321- NF-e de devolução da mercadoria não possui documento fiscal referenciado

Ocorre quando no preenchimento de uma operação de devolução de mercadorias não é preenchido a chave de acesso da nota fiscal de origem da operação.

   2. XML e banco de dados

A estrutura do XML é composta por grupos de informações. Esses campos são preenchidos por caracteres.

Em um breve resumo os campos atendidos são:

• Identificação do Emitente: dados cadastrais do responsável pela emissão do documento
• Destinatário/ Remetente: dados cadastrais do solicitante ou adquirente da operação;
• Número do Documento e série do documento: é a sequência numérica adotada pelo contribuinte para o controle das operações realizadas;
• Chave de Acesso: é composto de 44 dígitos. Essa sequência identifica informações com relação à UF, Ano, CNPJ do Emitente, Modelo do Documento, Série, Número da NF-e, Forma de Emissão, Código Numérico e Dígito verificador;
• Protocolo de Autorização de Uso: é o comprovante de entrega da validação do arquivo digital no ambiente eletrônico;
• Dados dos produtos e serviços: informação sobre o produto ou serviço, constando descrição, NCM, CEST se for o caso, CFOP da operação realizada de venda, conserto, valores dos produtos e operação, alíquotas de impostos;
• Dados da Fatura: campo para informações referente à forma de pagamento que o destinatário vai utilizar
• Transportador: dados cadastrais do responsável pelo transporte da mercadoria;
• Informações complementares: campo de texto disponível para colocar informações sobre embasamento legal da operação, endereço para entrega, em geral, dados necessários que sejam informados pelo contribuinte.

3. Download e armazenamento XML

Desde 07 de julho de 2020, conforme comunicado no Portal da Nota Fiscal eletrônica, a consulta completa do documento ocorre mediante utilização do certificado digital e está disponível apenas para os envolvidos na operação do documento ou terceiros autorizados. 

Se o contribuinte atender esses requisitos, é possível realizar o download do documento através da consulta no portal da nota fiscal eletrônica. Basta informar o número da chave de acesso do documento.

Contudo, o contribuinte conseguirá realizar o download de um documento por vez. Assim, o ideal é que o contribuinte aperfeiçoe essa operação, com programas disponíveis no mercado para essa função.

A legislação dispõe o armazenamento pelo período de cinco anos para os arquivos. No caso de não apresentação ou falta de arquivos, o contribuinte estará sujeito às penalidades previstas em lei.

Portanto, é imprescindível que o contribuinte possua um banco de dados desses arquivos e mantenha o seu armazenamento, do contrário, estará sujeito à multa.

Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: lilianeteixeira@vamosescrever.com.br .