Gestão de Tempo – 10 dicas para entender a sua rotina

Você frequentemente tem a sensação que trabalha bastante durante o dia, mas não termina boa parte das atividades por que não deu tempo? A conta vencida na cômoda, o compromisso atrasado com o colega de trabalho ou aquele curso que você gostaria de fazer mas nem pesquisou e estudou sobre ele?

É muito presente nos diálogos e relatos nas empresas esse sentimento de precisar fazer mais e não ter tempo para ser estratégico ou desempenhar as funções com calma e qualidade. Parece que não somos suficientemente produtivos. 

E a falta de tempo é a razão geralmente apontada para as situações citadas anteriormente. É como se as 24 horas do dia nunca fossem o bastante para realizar aquilo que temos vontade e necessidade. O tempo é sem dúvida um recurso de extrema importância em nossas vidas, e passamos acreditar que ele está cada vez mais rápido.

Contudo, o tempo não está rápido, é nossa vida que se tornou uma dinâmica diferente, com o avanço da tecnologia e surgimento das redes sociais. 

Por causa de tanta informação, estímulos e canais de comunicação, perder o foco ficou fácil e envolve-se numa atividade que nem era importante se tornou rotineira, além de viver sempre fazendo muito e não ter tempo para nada.
A gestão do tempo se tornou um tema muito buscado para sairmos desse caos da vida, onde vários de nós estamos submersos. Contudo, muitos acreditam que usar o tempo da melhor forma para desempenhar atividades, nas quais se agregam valores pessoais e profissionais, parece ser algo difícil de alcançar sozinho.

Mas aqui vamos mostrar que não é complicado. Nesse artigo vamos abordar uma fórmula para ser eficiente e conseguir gerir o tempo da melhor maneira possível.

1. Três ingredientes essenciais

Nossa fórmula é feita por três ingredientes combinados: a organização, o foco e a disciplina O primeiro passado da nossa receita é organizar todas as informações relacionadas a sua rotina pessoal e de trabalho. Em seguida, ter clareza daquilo que é prioritário na sua rotina, para depois focar nas atividades escolhidas. Por fim, ser disciplinado para realizar todas as ações pré-estabelecidas.

Mas como sistematizar isso? Por onde começar? Quais ferramentas usar? Com o passo a passo a seguir é possível construir uma sistemática para que você se torne dona ou dono do seu próprio tempo:

1.1 Organização 

O pontapé inicial é organizar ideias, desejos e as ações mais práticas do dia a dia, para um bom aproveitamento de tempo. Reserve um momento para listar tudo que você faz no seu dia, desde o momento que você levanta até o momento que vai dormir. No trabalho, liste todas as tarefas e ações que podem surgir durante seu período de expediente.

É interessante que você coloque horários nessa lista e tempos estimados para cada atividade. Liste tudo! Até as checagens de redes sociais.

Faça também uma lista considerando os dias da semana, de segunda a domingo, pois em cada dia as atividades podem mudar. Crie uma grade semanal, considerando as atividades diferentes que podem existir em cada dia.

Após essa listagem completa da sua semana, analise de maneira criteriosa cada tópico. Há atividades que você perde muito tempo e não agregam um valor para sua vida ou trabalho. Por exemplo, se você gasta, somando todas os momentos, 2 horas por dia para checar redes sociais, você poderá diminuir esse tempo pela metade e encaixar uma atividade física de uma hora no período que ficará livre.

A etapa de organização é colocar no papel a sua rotina diária, sendo realista com os tempos gastos, para que você tenha uma visão ampla e verdadeira de como seu tempo, suas 24 horas diárias, são investidas.

1.2 Foco

Após essa visão macro da sua vida, traduzida pelas atividades diárias, você deve planejar sua rotina de acordo com tudo que você define como prioridade pessoal e em seu trabalho.

Do mesmo modo que você fez sua lista da rotina atual, é importante listar também seus objetivos e metas profissional e pessoal. Por exemplo, terminar o curso de línguas, manter o financeiro em ordem, colocar em dia os relatórios atrasados, iniciar a atividade física e todos aqueles desejos que almeja realizar.

Encaixe essas metas na sua nova planilha de rotina, sendo que para adicionar as novas atividades, algumas antigas terão que ser retiradas ou reformuladas. Considere o que é realmente importante para você e seu trabalho, e também o que gera realmente valor. 

Esse “valor” é bastante particular, mas pode ser traduzido por ações que lhe façam atingir o objetivo maior. Por isso saber quais são seus objetivos é crucial.
Se o seu objetivo é manter uma alimentação saudável, por exemplo, reservar tempo para fazer compras e cozinhar se tornam importantes para atingir a meta. Mas se o seu objetivo é manter a atividade comercial da sua empresa, reserve horas diárias, sem interrupções, para se dedicar a essa atividade. 

Isso gera uma ação decisiva para seu lado profissional, bem como a construção de valores pessoais. 

1.3 Disciplina 

Não adianta entender sua rotina e balanceá-la de acordo com seus objetivos, se não houver disciplinas em cumprir o designado. Se separou 30 minutos diários para conversar com sua equipe, visando melhorar a comunicação e supervisão de tarefas, deve cumprir à risca a tarefa para ter sucesso. 

Se você definiu realizar caminhadas diárias às 6 da manhã, ela é sua prioridade. Ao definir que responderá todos os e-mails na primeira hora do dia de trabalho, faça-o! Isso adiantará informações e garantirá uma comunicação sem esquecimentos.

Desse modo, usando a organização, o foco e a disciplina, a sua gestão de tempo ficará aos poucos mais eficiente e natural. Aquela indecisão sobre prioridade no mundo de tarefas que surgem a cada hora não será mais um problema. A sensação de que você vive resolvendo problemas urgentes diariamente será mitigada. 

A maioria dos “incêndios” da rotina são frutos de ações que já poderiam ter sido tratadas no momento certo, se estivessem numa sistemática organizada.
Imprevistos acontecerão, assim como as urgências não planejadas. Mas serão esporádicas, em menor número.

Dado esse panorama inicial, vamos falar sobre dicas e ferramentas que podem ajudar você nessa nova prática de gestão de tempo.

2. Dicas para montar sua rotina de trabalho

Atualmente encontramos na internet vários artigos que abordam sobre como ter uma rotina saudável e eficiente, mas vamos elencar aqui dez experiências nossas sobre gestão de tempo, que são simples e essenciais de serem realizadas na organização da sua casa ou no trabalho.

1. Crie sua rotina própria. Não existe a forma certa de gerenciar seu tempo, mas a melhor forma para sua realidade. Você pode se organizar no papel ou utilizar aplicativos no celular. O autoconhecimento é importante para a melhor definição.
2. Anote o que puder. Documentar tarefas e resoluções de uma reunião ou anotar a data de vencimento de suas contas, faz diferença para o esquecimento, pois sabendo as informações corretas, realizamos o que deve ser feito no prazo correto.
3. Cuidado com as interrupções. Nos momentos que você está dedicado a uma atividade, as ligações telefônicas ou respostas rápidas no WhatsApp podem acabam resultando em perda de foco. Você pausar uma tarefa importante para responder alguém não gera valor. Responder mensagens no grupo de amigos pode esperar até a hora do intervalo, por mais que seja algo rápido. Ponderação sempre!
4. Realize pequenas tarefas, faça-as na hora. Uma técnica muito usada e eficiente é a execução de atividades que são pontuais e levam pouquíssimos minutos no momento solicitado. Por exemplo, você tem uma papelada para assinar e já sabe do que se trata, pare e faça. Você perderá 1 minuto e não precisará parar posteriormente para fazê-la, além de evitar o risco de perder prazos. 
5. Pratique o método pomodoro. Esse método trata da definição de tetos de tempo para fazer determinada atividade, como se fosse uma espécie de contagem regressiva. Por exemplo, você define que para escrever uma legenda no Instagram levará 10 minutos, coloque seu relógio para emitir um som ao final desse tempo, assim você se concentra na atividade, sem se preocupar em exceder o tempo ideal para fazer tal ação.
6. Não utilize redes sociais. Gastamos tempo com elas, quando deveríamos dedicar às questões mais importantes. A dica é estipular períodos para checá-las, por exemplo, a cada 1:30 você tem 15 minutos para responder mensagens e dar aquela espiadinha na barra de rolagem da rede social.
7. Organize seu espaço físico. Mantenha a organização da casa, do escritório, da mesa de trabalho e até da área de trabalho de nosso computador, uma vez que a bagunça afeta diretamente na nossa produtividade. O caos visual que ela provoca, dificulta nossa concentração, além de causar certa dificuldade de encontrar itens necessários que ficam perdidos na desordem. 
8. Cuide do seu lazer. Você deve ter um tempo para se desligar da rotina semanal. Digamos que para cumprir um dia com excelência, necessitamos ter momentos de ócio e lazer. Respeite os dias ou momentos de folga para seu bem-estar, desfrute com familiares, amigos e também sozinho. Nesses momentos que recarregamos as baterias para mais um ciclo produtivo.
9. Outra dica é dormir bem. O sono é uma necessidade fisiológica e temos que organizar nossa rotina para respeitá-lo. Entenda qual a sua necessidade de horas de sono e preze por ele. O descanso é essencial para cumprirmos aquilo que nos dispusemos.
10. Olhe para si. O autoconhecimento é uma grande chave para a gestão do tempo. Cada um de nós temos prioridades e formas de se organizar diferentes uns dos outros.

3. Concluindo

Uma gestão eficiente do tempo é difícil, sem os nossos três ingredientes básicos. Além disso, a nossa qualidade de vida está relacionada ao modo como nos comportamos na nossa gestão. Não compare a sua gestão com as do outro, desenvolva e pratique a sua com afeição e responsabilidade. Há muitas formas de atingir o mesmo objetivo, mas o importante é a organização e estar sempre ciente daquilo que é crucial, pois, ao final, o tempo e a prática ocasionarão o aprimoramento.

Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: nataliasartorelli@vamosescrever.com.br .