A Procuração Eletrônica no ambiente SPED

A Procuração Eletrônica no ambiente do SPED contábil é a autorização dada pelo contribuinte a terceiro, para utilização, em seu nome, de serviços da Receita Federal.

Vamos detalhar a seguir como podemos fazer uso da Procuração Eletrônica, os seus benefícios e também as desvantagens:

O que é a Procuração Eletrônica no ambiente SPED

A Procuração Eletrônica, como dito acima, é a autorização dada pelo contribuinte a terceiro, para utilização, em seu nome, de serviços da Receita Federal.

Através da Procuração Eletrônica para a EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital, módulo do SPED), há a possibilidade de utilizá-la para a transmissão de dados de terceiros outorgantes, no ambiente de produção restrita.

No caso da ECD (Escrituração Contábil Digital, outro módulo do SPED) deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD.

A Instrução Normativa RBF nº1751 de 16/10/2017, dispõe sobre outorga de poderes para serem utilizados, por certificado digital, os serviços disponíveis no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) da Receita Federal.

Em outras palavras, o dono da empresa nomeia um representante através de procuração para com esta realizar diversas  atividades. Isto é uma Procuração Eletrônica dentro do ambiente SPED.

Como usar a Procuração Eletrônica com certificado digital.

Com a função de agilização dos serviços contábeis, quando na ausência do titular/empresário, um representante possa agir e trabalhar pela empresa. O representante, de acordo com a procuração, poderá:

• Fechar acordos;

• Assinar documentos;

• Representar a empresa frente a Órgãos públicos;

• Fazer contratações;

• Parcelamento de Débitos;

• Retificação de Documentos de Arrecadação — Redarf Net;

• Cópia de Declaração;

• Comprovante de Arrecadação;

• Situação Fiscal do Contribuinte;

• Consulta de certidões negativas, IRPF e IRPJ;
• Entrega de declarações (DCTF, DACON), via Receitanet.

Essas atividades poderão ser realizadas dentro dos prazos determinados.

A validade da Procuração Eletrônica é de 5 (cinco) anos da data de sua emissão, ou por um período menor estipulado pelo outorgante. O procurador não pode transferir seus poderes a um terceiro, sem que tenha destituído um representante anterior já com procuração.

Para validar uma procuração eletrônica, quem delega poderes e quem recebe a concessão devem possuir um Certificado Digital. O processo de legalização é realizado diretamente no site da Receita Federal, no e-CAC.

Etapas para se cadastrar e emitir Procuração Eletrônica com certificado digital

• Acesse o site da Receita Federal;

• Acesse o e-CAC com a opção “Atendimento Virtual” e “Certificado Digital” sucessivamente;

• A pessoa será direcionada para a página inicial do e-CAC;

• Na coluna de opções desta página, acesse “Senhas e Procurações”;

• Depois, clique em “Cadastro, Consultas e Cancelamento — Procuração para e-CAC”;

• Em “Cadastro”, defina se os dados do procurador serão referentes à pessoa física (CPF) ou pessoa jurídica (CNPJ) e o período de validade (máximo de 5 anos);

• Defina que atividades o procurador poderá fazer em seu nome: declaração de imposto de renda, e-financeira, parcelamentos, pagamentos, leilões eletrônicos, declaração sobre operações imobiliárias, SPED e outras coisas;

• Agora clique em “Cadastrar Procuração”;

• Espere o aviso do Java aparecer e clique em “executar”;

• Confira se os dados estão corretos, bem como as obrigações;

• Clique em “assinar documento”;

• Agora é o momento de colocar a senha do certificado digital;

• Após a conclusão da operação, surgirá a mensagem de confirmação e você deverá clicar em “Ok”;
• Finalmente, tudo estará pronto: documento assinado e cadastro concluído!

Quem pode usar a Procuração Eletrônica

O outorgante deve acessar o portal da RFB e selecionar a opção “Procuração Eletrônica”, o que possibilita que todo o processo seja feito virtualmente. O cadastramento de procurações eletrônicas a terceiros pode ser feito por:

Pessoa física: por meio de certificado digital de pessoa física (e-CPF, uma versão eletrônica do documento tradicional), será emitido para o seu número de inscrição no CPF. Assim, o emissor pode conceder poderes a outra pessoa para acessar seus serviços pessoais, como cadastro no CPF, declarações de onicaDIRPF, assinaturas, entre vários outros;

Pessoa jurídica: por meio de certificado digital de pessoa jurídica (e-CNPJ, uma versão tradicional do documento), emitido para o número de inscrição da empresa no CNPJ. A concessão pode acessar assuntos como parcelamentos, declarações, intimações, informações referentes ao Simples Nacional, entre outros;

Pontos importantes para o uso da Procuração Eletrônica:

• Pode ser usada somente para os serviços específicos que foram discriminados pelo emitente no momento do cadastramento, sendo peculiar a cada serviço autorizado;
• Ela é estabelecida de um outorgante para um outorgado (em relação a empresas, a procuração serve também para suas filiais);
• Certificados digitais são intransferíveis, podendo ser usados unicamente pelos titulares. Por isso, não se deve compartilhar certificado digital, pois é como fornecer a senha de seu cartão para outras pessoas;
• É possível consultar as procurações eletrônicas já cadastradas, e cancelar aquelas que não são mais de seu interesse;
• Ela só é emitida pelo aplicativo disponível no site da Receita Federal do Brasil (RFB) e, obrigatoriamente, conterá a hora, a data de emissão e o código de controle que será usado em processo de validação na unidade de atendimento da Receita Federal;
• Ela pode ser feita de duas formas: procuração para a Receita Federal e procuração eletrônica para o Portal e-CAC com certificado digital.

A Procuração Eletrônica em relação à Receita Federal

O Outorgante, no site da Receita Federal, acessa a área de “Senhas e Procurações” clicando no tipo de serviço desejado para criar a procuração. A peça deverá ser impressa e assinada pelo outorgante diante de um funcionário da Receita, ou com firma devidamente reconhecida em cartório.

No máximo 30 dias é entregue ao destinatário juntamente com cópias autenticadas dos documentos das partes (outorgante e outorgado), para conferência e validação no sistema da Receita Federal.

Depois desta fase, o outorgado precisará de um certificado digital para o acesso online dos itens liberados pelo outorgante. O acesso é garantido  ao contador ou profissional contábil por meio desse certificado digital disponibilizado pelo outorgante.

Apenas a partir da aceitação da procuração na Unidade da RFB é que o possuidor do certificado passará a ter acesso aos serviços, em nome do outorgante.

Porém, não serão aceitos como documentos de identidade: certidões de nascimento ou casamento, CPF, títulos eleitorais, carteiras de motorista (modelo sem foto), carteiras de estudante, carteiras funcionais sem valor de identidade, nem documentos ilegíveis, não identificáveis e/ou danificados.

Vantagens do uso do Certificado Digital na Procuração Eletrônica

Com a utilização do Certificado digital, tanto o outorgante quanto o outorgado podem contar com:

• Autenticidade: possibilita estabelecer a validade da transmissão, da mensagem e do remetente. Assim, é possível comprovar a origem e a autoria de determinado documento;

• Integridade: assegura que o documento não teve o conteúdo alterado após ter sido assinado digitalmente. Ou seja, o sistema é capaz de detectar alterações não autorizadas no seu conteúdo. Assim, qualquer modificação, mesmo uma simples inserção de espaço, torna inválida a assinatura digital e todo o documento;

• Não Repúdio: garante que o autor (remetente) da mensagem não possa negar que realmente tenha criado e assinado o documento;
• Irretroatividade: isso significa que o sistema não permite que documentos sejam gerados de forma retroativa no tempo.

A Procuração Eletrônica permite a delegação do contribuinte para que outra pessoa possa acessar os serviços eletrônicos oferecidos pela Receita Federal, desde que haja um certificado digital válido.É possível fazer uma procuração enquanto tiver uma outra vigente desde que a data de início de vigência da próxima procuração seja, no mínimo, um dia depois do fim de vigência da procuração existente.

Em hipótese alguma, os poderes delegados pelo outorgante, poderão ser alterados por servidor da RFB. Esta procuração não tem validade para o atendimento presencial. Ela será validada para utilização exclusiva nos serviços que exigem certificação digital no e-CAC.

Ela poderá ser a qualquer momento cancelada no site da RFB ou em uma unidade de atendimento. Para isso, o outorgante terá que informar a senha cadastrada por ele ao solicitar a procuração, assim como o código de controle.

Para o cancelamento, este poderá ocorrer a qualquer momento no site da RFB por solicitação tanto do outorgante quanto do outorgado, ou procurador de qualquer um dos dois ou terceiro que esteja de posse de requerimento de cancelamento assinado por qualquer uma dessas pessoas, nesse caso com firma reconhecida da assinatura do requerente.

Requisitos do Computador para utilizar a Procuração Eletrônica

A pessoa poderá utilizar sistemas operacionais como:

• Windows 7 (32/64 bits);

• Windows 8 e 8.1 (64 bits);

• Windows 10 (64 bits);

• Mac OSX Mavericks;
• Mac OSX Yosemit.

Poderá usar também os navegadores:

• Internet Explorer;

• Chrome;
• Firefox;

• Safari.

Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).

Se você tem acesso à esses requisitos, basta utilizar a Procuração Eletrônica com auxílio das dicas desse artigo.