Como Consultar Nota Fiscal Pela Chave De Acesso

No universo fiscal, a consulta de nota fiscal é indispensável para empresas e empreendedores que buscam otimizar seus processos contábeis e manter uma gestão eficiente. Nesse cenário, a chave de acesso se destaca como uma peça-chave, contribuindo para a segurança desse processo.

Você já se perguntou por que é tão importante consultar uma nota fiscal? As razões são diversas, indo desde a verificação de informações até o acompanhamento preciso das transações comerciais. Para simplificar esse procedimento e garantir mais segurança, é necessário uma chave de acesso, um código alfanumérico com 44 dígitos fornecido pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Neste conteúdo, você confere como consultar a nota fiscal pela chave de acesso pelo site da SEFAZ e na Qive, além das vantagens de automatizar esse processo com uma plataforma descomplicada e especializada.

Boa leitura!

Como consultar a nota fiscal pela chave de acesso?

Antes de aprender a realizar a consulta da nota fiscal, é importante saber o que é e como encontrar a chave de acesso.

A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos único para cada documento fiscal. Ou seja, não existem duas notas fiscais com a mesma chave de acesso.

Essa sequência numérica é gerada no momento da emissão da nota fiscal. Essa sequência única funciona como uma espécie de “senha” que desbloqueia o acesso às informações detalhadas do documento fiscal.

Ao emitir ou receber a nota fiscal, a chave de acesso pode ser encontrada na parte superior da Nota Fiscal, na versão para impressão. Localize o código de barras e poderá achá-la logo abaixo. É simples assim.

Usando chave de acesso para consultar nota fiscal na SEFAZ

Consultar a nota fiscal na SEFAZ é bastante fácil:

1. Acesse o site da Secretaria da Fazenda pelo link https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx;
2. No menu, clique em Serviços e, em seguida, Consultar NF-e;
3. Digite a chave de acesso da NF-e e clique em Continuar;
4. Os dados da nota fiscal serão exibidos.

Nesta tela, você poderá realizar uma nova consulta, conferir todos os dados e informações da nota fiscal ou realizar o download do documento. Mas atenção, para baixar uma cópia da NF-e ou o arquivo XML, é necessário ter um certificado eletrônico.

A consulta à nota fiscal também permite ter acesso às informações do documento em casos em que não é possível solicitar segunda via da NF-e.

É importante ressaltar que no portal da SEFAZ não é possível consultar documentos em lote, ou seja, é preciso repetir o processo todo para cada consulta de nota fiscal com a chave de acesso. Por isso, a solução mais indicada é a Qive, como você verá a seguir.

Usando chave de acesso para consultar a nota fiscal na Qive

Consultar nota fiscal pela chave de acesso com a Qive é muito prático e rápido:

1. Acesse o site da Qive e clique em “Experimentar grátis”;
2. Inicie o teste e insira o certificado digital da sua empresa;
3. Suas notas fiscais aparecerão em tela, por ordem de chegada.
4. Caso queira consultar uma nota específica, atualize o filtro para “Chave de acesso” e digite ou cole o código para consultar.

A Qive é conectada com a SEFAZ, portanto, segue as mesmas regras de consulta. Com a plataforma você recebe tudo em tela, de forma automatizada e em lote. 

Além disso, como a plataforma da Qive faz a captura automática dos documentos fiscais, não é necessário digitar a chave de acesso, mas você tem essa opção caso queira filtrar, como foi mostrado no passo a passo anterior.

Vantagens de automatizar a consulta de nota fiscal com a chave de acesso

A automação da consulta de nota fiscal utilizando a chave de acesso na Qive representa um salto significativo na eficiência e na gestão de processos empresariais. Confira algumas das principais vantagens que essa escolha pode trazer para o seu negócio:

1. Melhoria de processos e agilidade na consulta

Automatizar a consulta de notas fiscais ajuda na melhoria dos processos internos. Ao eliminar a necessidade de verificações manuais demoradas, as empresas ganham em agilidade, permitindo que seus colaboradores foquem em tarefas mais estratégicas.

A rapidez na obtenção de informações vitais facilita tomadas de decisão ágeis e eficazes, contribuindo para um ambiente de trabalho mais produtivo.

2. Segurança na gestão de documentos fiscais

A automação oferece uma camada adicional de segurança à gestão de documentos fiscais. Ao utilizar sistemas automatizados, as empresas garantem que a consulta seja realizada de forma padronizada, reduzindo o risco de erros humanos.

Além disso, plataformas especializadas, como a Qive, adotam protocolos de segurança robustos para proteger as informações sensíveis, assegurando o cumprimento das regulamentações e normas fiscais, evitando multas e penalidades para o seu negócio.

3. Consulta em lotes para maior eficiência

A capacidade de consultar notas fiscais em lotes é uma das grandes vantagens da automação. Ao invés de realizar consultas individuais, é possível processar várias chaves de acesso simultaneamente.

Isso é particularmente interessante para empresas que possuem um alto volume de transações, economizando tempo e recursos no processo.

4. Integração com ferramentas de gestão empresarial

A automação da consulta de nota fiscal pode ser integrada com ferramentas de gestão empresarial (ERP), escalando ainda mais os benefícios dessa prática. Essa integração simplifica os fluxos de trabalho, permitindo que as informações fiscais estejam acessíveis diretamente nas plataformas utilizadas pela empresa. Dessa forma, a gestão global do negócio se torna mais coesa e eficaz.

5. Redução de custos operacionais

A automação não apenas agiliza os processos, mas também contribui para a redução de custos operacionais. A eliminação de tarefas manuais e a eficiência na gestão de documentos fiscais resultam em grande economia a longo prazo. Menos tempo gasto em atividades burocráticas significa mais recursos direcionados para áreas estratégicas do negócio.

6. Acompanhamento preciso e auditoria simplificada

A automação oferece um acompanhamento preciso das transações, possibilitando uma auditoria fiscal simplificada. Com a capacidade de acessar rapidamente as notas fiscais por meio da chave de acesso, as empresas fortalecem sua conformidade fiscal e ganham maior controle sobre suas operações, proporcionando tranquilidade em ambientes regulatórios desafiadores.

7. Facilidade na emissão de relatórios gerenciais

A automação não apenas simplifica a consulta de notas fiscais, mas também facilita a emissão de relatórios gerenciais. Ao consolidar dados automaticamente, as empresas podem extrair insights valiosos para embasar estratégias futuras. Essa capacidade de geração de relatórios detalhados contribui para uma gestão mais informada e eficaz.

O Qive além da consulta de notas fiscais pela chave de acesso

Como você viu, é possível utilizar a Qive para consultar nota fiscal pela chave de acesso e até mesmo sem ela. Mas a plataforma vai muito além da simples consulta, ela ajuda você a ter uma rotina eficiente de gestão de NFe, NFSe, CTe e MDFe.

Com Qive você não depende mais dos fornecedores para receber o DANFE e consultar o XML, afinal, a solução é conectada à SEFAZ. Assim, a captura é automática e permite agilidade e segurança na consulta e no controle dos documentos.

Outro ponto de destaque é a segurança fiscal: usando a plataforma você irá receber tudo o que é emitido contra o CNPJ da sua empresa, prevenindo problemas com notas frias. Se algo for emitido de forma indevida, você pode fazer o manifesto de desconhecimento da operação em segundos, e informar à SEFAZ sobre a ocorrência.

Tudo isso pode ser integrado ao ERP e sistema contábil que a sua empresa utiliza, e em caso de e-commerce, também é conectado ao Meli.

Além disso, a Qive possui ainda mais soluções por setor:

Fiscal: confira todos os erros em notas fiscais, veja quais fornecedores estão emitindo XML sem o campo xPed, faça a conferência do seu arquivo Sped Fiscal, analise as notas escrituradas e não escrituradas, e mais.

Financeiro: tenha uma visão completa sobre as contas a pagar, realize e acompanhe a conciliação de pagamentos, acesse os boletos com notas fiscais, entre outras funções.

Compras: veja quais são os melhores fornecedores por valor financeiro e eficácia, faça a análise dos custos de transporte e dos preços de produtos, controle todas as devoluções, remessas e retornos, e mais.