Os maiores erros contábeis e como evitá-los

Os erros contábeis afetam diretamente o setor financeiro da empresa e podem prejudicar até mesmo seu crescimento.

Alguns dos maiores erros contábeis podem ser evitados com atitudes simples, mudança de gestão ou rotina. Outros precisam de uma atenção maior, pois o impacto pode ser irreversível.

Entre esses erros, listamos a falta de investimento no setor contábil. Uma empresa que não vê valor na sua contabilidade, provavelmente encontrará falhas no armazenamento de NFes e será a primeira a ser fiscalizada e multada pelo Fisco.

Veja abaixo os maiores erros contábeis e como evitá-los:

Principais erros contábeis e como nunca mais cometê-los  

Geralmente as empresas relacionam uma boa gestão financeira com relatórios de vendas, fluxo de caixa, logística, promoções (no caso do varejo) e etc. Porém, quando o assunto é contabilidade, nem todas estão preparadas.

Entenda alguns erros contábeis mais comuns e como nunca mais cometê-los.

Lançamentos e conciliações acumulados

Deixar de atualizar lançamentos e conciliações é um erro bastante comum e pode prejudicar diretamente o crescimento do negócio, pois sem essas informações as decisões tomadas podem ser precipitadas.

Ou seja, qualquer relatório ou demonstrativo que for feito sem esses dados não confere com a realidade do negócio.

Mantenha uma rotina de lançamentos, faça uma agenda com as datas dos mesmos junto ao contador responsável e não deixe nada passar despercebido. A organização financeira e contábil garante credibilidade à empresa.

Contas pessoais e profissionais misturadas

Misturar contas pessoais com as contas da empresa também é bastante comum, principalmente em pequenas empresas.

Muitas vezes o empreendedor não consegue separar um tempo para organizar as finanças da forma correta, porém se essa atitude não for corrigida, a longo prazo o negócio (pessoa jurídica) acaba de prejudicando aos olhos da Receita Federal.

Por lei, quando o empresário tira dinheiro da empresa constantemente e ocorre o “erro contábil”, pode ser visto como sonegação. Além disso o CRC (Conselho Regional de Contabilidade) adverte contadores que não utilizam a separação.

Portanto, contador e empresário devem manter uma disciplina de separação dessas contas para manter um controle financeiro. É importante conversar com o banco e saber quais são as melhores opções de crédito e etc.

No caso de empresas com sócios, na hora de separar a remuneração é preciso utilizar o Pró Labore, como um salário para cada um.

Além de estar em conformidade com a Receita Federal, fica muito mais clara a situação do negócio.

Escriturações fiscais com falhas na entrega

Escriturações fiscais, principalmente relacionadas ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) exigem diversos cuidados, tanto no preenchimento, quanto na entrega de todos os documentos fiscais.

Entre os erros mais comuns em escriturações estão o lançamento de valor incorreto, espaços em branco, inversão das contas e etc. Para corrigir esses erros geralmente o contador pode emitir retificações.

Uma boa entrega depende também do processo por trás da emissão e consulta de Notas Fiscais eletrônicas, pois muitos dados que entram no SPED originam desses documentos.

Portanto, se a empresa emitiu a Nota com erros ou deixou de fazer a escrituração de um documento fiscal, isso pode prejudicar a entrega. Por isso é necessário analisar essa parte do processo também. Veja abaixo:

Falha na emissão e consulta de Notas (nem todas as notas chegavam até nós)

A falha na emissão ou consulta de NFes deixa qualquer empresário e escritórios de contabilidade desesperado.

Se sua rotina é correr atrás de e-mails ou ligar para fornecedores atrás do DANFe (Documento Auxiliar de NFe) para encontrar dados do documento fiscal, é hora de adotar uma nova estratégia e eliminar de vez os erros tributários.

A Qive, referência em gestão de Notas Fiscais, realizou uma pesquisa com aproximadamente 600 empresas de diversos segmentos. Os resultados apontam que cerca de 60% dessas empresas recebe com frequência Notas Fiscais com algum erro tributário.

“Nem todas as empresas têm uma gestão eficaz de seus documentos fiscais e, por conta disso, algumas implicações e multas podem ocorrer”, pontua Christian De Cico, CEO da Qive.

Para resolver esse problema é necessário utilizar ferramentas tecnológicas, tanto de emissão de notas, que elimine um pouco a discrepância, quanto de consulta de notas, para ter controle absoluto do que é emitido para o CNPJ.

Segundo Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo, a maior barreira era saber quais NFes e CTes haviam sido recebidas dos fornecedores e mantê-las sempre à mão.

“Nem todas as Notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”, afirma Cláudia.

Esse é um risco que toda empresa que não investe em tecnologia para o setor de contabilidade corre. Por isso, Riachuelo, Kabum e Batavo passaram a consultar NFes e CTes com Qive.

Para ter acesso à ferramenta basta inserir o certificado digital A1 ou A3 (assinatura digital da empresa), que a plataforma irá trazer todas notas que estão autorizadas pela Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Esse assunto nos leva a refletir sobre a dificuldade de utilizar softwares financeiros. Muitos ERPs não são muito intuitivos e dependem da capacidade humana, outros sistemas são instaláveis e precisam de treinamento e isso faz com que o gestor se canse.

Porém é importante investir em tecnologia para a contabilidade e não desistir de transformar essa área. Já existe muito estudo sobre o assunto e um dos principais nomes para seguir é Hélio Donin, ouça o podcast abaixo: 

Para complementar a gestão assertiva, utilizando a tecnologia como aliada, é possível utilizar relatórios com base em dados contábeis. Entenda melhor:

Não utilizar relatórios contábeis para auxiliar no setor financeiro

Os relatórios contábeis são de suma importância para o setor financeiro. Esse tipo de análise faz com que a empresa não se concentre apenas no curto prazo e ainda enxergue novas oportunidades para o negócio.

Entre os relatórios mais importante, estão:

• Acompanhamento de pedidos realizados e gestão de estoque;
• Estudo para regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real e etc);
• Renegociação de contratos através da análise de NFes;
• Compliance tributário e outros.

Com as tarefas manuais do dia a dia, muitas vezes o contador deixa de tomar decisões estratégicas para cumprir com as obrigações fiscais no prazo correto.

Portanto, libere o seu contador ou a empresa contábil responsável pela gestão da sua empresa de tarefas morosas e garanta que seus contratos com fornecedores sejam revistos, que o giro de estoque esteja sendo feito da maneira correta, que as projeções do futuro sejam assertivas.

Acompanhe mais relatórios e análises contábeis possíveis para qualquer empresa.

Conclusão

Desde a falta de investimento no setor contábil, até lançamentos acumulados, fazem com que os erros contábeis signifiquem um enorme prejuízo para a empresa.

Uma das soluções mais acessíveis é utilizar a consulta de notas para ter controle absoluto do que é emitido para o CNPJ, contra Notas Frias e outras atuações ilícitas, por exemplo.

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