Recebimento de NFes: o escritório contábil pode centralizar

O recebimento de NFes (Notas Fiscais eletrônicas) é uma das grandes dificuldades que os escritórios contábeis enfrentam. A consulta automática em tempo real facilita essa centralização e gestão de NFes.

Todos os meses existem clientes que demoram para enviar os documentos e os modos de recebimento por parte do escritório contábil são os mais diversos possíveis:

• DANFe impresso;
• DANFe online, em formato PDF, por e-mail;
• Arquivo XML por e-mail
• Somente a chave de acesso, por e-mail ou outros apps como Whatsapp ou Messenger do Facebook.

Desde o recebimento, até a padronização do mesmo e a centralização dessas Notas Fiscais separadas por cliente, é um processo que gera um grande trabalho para o escritório contábil.

Com o Qive, o escritório contábil seleciona os CNPJs de seus clientes e faz a consulta de NFe completa, automaticamente. Em poucos minutos, o contador já poderá trabalhar nas NFes e CTes que foram consultadas.

Veja abaixo mais vantagens sobre a padronização do recebimento de Documentos Fiscais e sua centralização.

Recebimento de NFes de forma padronizada e centralizada

Com o recebimento de NFes sem padronização, há a perda de produtividade por parte do profissional contábil que irá escriturar e organizar esses documentos fiscais posteriormente.

Além disso há a dificuldade na realização da identificação de Notas que necessitam de CCe (Carta de Correção eletrônica), cancelamento, entre outros. Isso aumenta o risco de inconformidades no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

A partir da utilização do Qive como uma solução para padronizar o recebimento e centralizar NFe, o escritório contábil se organiza muito melhor. Veja abaixo como isso é feito:

1. Como padronizar o recebimento de NFes

Primeiramente é importante destacar a importância de padronizar o recebimento de NFes: o escritório de contabilidade deixa de receber os mais variados tipos de arquivo, sem ordem.

Entregas como o SPED ou o fechamento do mês de uma empresa exigem dedicação para um timing perfeito. Para isso, é importante utilizar um padrão de recebimento.

Primeiro passo: A empresa faz o cadastro na Qive e insere o certificado digital A1 ou A3 para a consulta – não há a necessidade da chave de acesso.

Importante: A consulta de NFes na Qive é feita em conjunto com a Secretaria da Fazenda em âmbito nacional.

É necessário que a empresa libere o acesso ao contador para visualizar e fazer a gestão das Notas consultadas.

Segundo passo: Uma vez feita a consulta, as NFes serão recebidas pela Qive em arquivo XML (válido juridicamente) com a possibilidade de impressão do DANFe.

2. Como centralizar NFes na plataforma

Através da consulta de NFe, a Qive já faz o armazenamento dessas NFes e as deixa centralizadas na plataforma.

Além de NFe, a Qive armazena e, por conseguinte, centraliza CTes, NFSes, além de CFes-SAT e NFCes (esses últimos por meio do upload de Notas). Para saber mais, assista uma demonstração.

Com esses documentos fiscais armazenados, o cliente tem uma base de dados com o histórico de circulação de mercadorias, entre outras informações.

Uma vez que o escritório contábil já recebe NFes de forma padronizada e tem centralizado por cliente, como mostra a imagem abaixo, é possível focar em outras prioridades.

Entenda mais a seguir:

NFes centralizadas: próximos passos para uma gestão contábil eficiente

Após ter todas as NFes dos clientes centralizadas, o contador responsável por um CNPJ específico pode trabalhar mais especificamente em informações sobre prestadores de serviços, por exemplo.

Através de um relatório baseado em NFes, com dados de CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações de Serviços), frete e impostos é possível fazer análises sob medida.

Na plataforma da Qive também é disponibilizado o relatório básico de CTes, com 26 itens e o relatório avançado de CTes, com 44 itens: desde chave de acesso, até emitente, tomador ou recebedor.

Ter uma boa gestão na contabilidade de uma empresa é fundamental para o seu crescimento. Por isso, exija que o seu cliente cumpra com o seu processo de recebimento de NFe.

Centralização de NFe como estratégia para o escritório de contabilidade

Utilizar o Qive vai automatizar o moroso dia a dia, rotina de busca de XML através do site da Secretaria da Fazenda, por exemplo.

A produtividade no escritório vai aumentar e os erros humanos (de digitação, por exemplo) deixam de ser um grande problema. O cliente ficará satisfeito e confiará ainda mais na capacidade dos seus serviços.

Conte com a ajuda da tecnologia, ela é o principal recurso para otimizar o seu tempo e aumentar a produtividade.

Assim, a utilização de uma solução de consulta de NFes garante maior precisão e eficiência nas análises, pois extrai informações que atingem um nível de inteligência competitiva e fiscal que pode compor novas ofertas de produtos e serviços:

• Identificar padrões do mercado que seu cliente está inserido: Com a análise dos XML das NFe é possível identificar padrões como tipos de produtos ou serviços mais vendidos em um determinado período e locais. Você será um conselheiro no planejamento estratégico, indicando investimentos que dão lucros e bons negócios para o segmento, por exemplo.
• Avaliar fornecedores: Ao verificar tributos que incidem nos produtos e frete das mercadorias é possível avaliar os fornecedores que apresentam o melhor custo-benefício para a empresa cliente do escritório contábil.
• Fazer a gestão financeira a partir da análise dos documentos fiscais: Ao avaliar custos, volumes e carga tributária presentes nos documentos fiscais, você tem em mãos uma série de informações úteis para o planejamento e gerenciamento financeiro dos clientes.

Conclusão: pare de perder tempo com o recebimento sem padrão

Caso você esteja disposto a mudar de forma radical o recebimento de NFes e outros documentos fiscais na sua contabilidade, conheça a Qive e como podemos ajudar seu escritório contábil!

Você poderá conhecer mais a fundo essa solução que auxilia a estar sempre em dia com o SPED e conferir, na prática, como ela pode ser importante para aumentar sua competitividade no mercado.

Converse agora mesmo com um consultor da Qive e comece a receber NFes de forma automática e otimizada.