5 dicas para ter um fechamento mensal mais eficiente

A organização é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. E isso é ainda mais verdade quando estamos falando dos aspectos financeiros.

E um dos principais processos de organização financeira para uma empresa é o fechamento mensal.

Este processo deve ser feito de maneira muito criteriosa. Afinal, ele permite que, como gestor, você tenha uma visão global do andamento dos negócios e da saúde financeira da empresa.

Se você quer saber mais sobre este importante passo da gestão empresarial, temos certeza de que vai achar muitas informações úteis neste artigo.

A seguir, falaremos sobre o que é o fechamento de mês, qual a sua importância e como fazê-lo corretamente. Leia agora e aprofunde os seus conhecimentos!

O que é o fechamento mensal?

O fechamento mensal nada mais é do que uma análise de todos os procedimentos fiscais, trabalhistas, contábeis e financeiros que aconteceram no mês anterior. Usualmente, ele é feito até o 4º dia útil do mês seguinte ao período de análise.

Durante o processo de fechamento de mês, a ideia é analisar todas as informações contábeis do mês anterior, em um trabalho conjunto do setor financeiro e contábil da organização, ou – em casos de contabilidade terceirizada – entre a empresa e seu contador.

Este é conhecido por ser um processo um tanto burocrático mas, felizmente, o surgimento de novos softwares nos últimos anos permitiu um acompanhamento em tempo real dos fluxos de caixa, evitando a grande carga de trabalho manual que o fechamento, fatalmente, trazia até bem pouco tempo atrás.

Com isso, hoje você tem a possibilidade de fazer um fechamento completo, sem erros, o que é muito útil tanto para as estratégias de negócio quanto para a correção dos balancetes, já que as informações são enviadas de forma totalmente íntegra ao contador.

As notas fiscais são um dos documentos mais importantes para um fechamento de mês.

Um aplicativo, como o da Qive, por exemplo, permite gerar relatórios a partir das notas armazenadas, garantindo que todos os documentos fiscais eletrônicos estejam totalmente disponíveis para o fechamento, minimizando as chances de erro.

A importância do fechamento mensal contábil

Além de permitir o controle de obrigações fiscais e tributárias, o fechamento mensal é um valioso instrumento de tomada de decisão.

Após a análise do documento, pode ser que tendências fiquem mais claras, permitindo que estratégias possam ser implementadas e adotadas decisões mais estratégicas para o negócio.

Quais informações devem entrar no fechamento mensal?

O fechamento mensal é um documento importante, mas para que as informações ali sejam realmente apuradas, ele precisa seguir algumas regras.

Uma delas é o apuramento de determinadas informações específicas, tais como:

• Ativos;
• Passivos;
• Patrimônio;
• Receitas;
• Gastos.

Nós falaremos mais sobre estes itens dentro de alguns tópicos.

Enquanto isso… também é importante que você saiba que o fechamento de mês requer a análise de alguns documentos. São eles:

Documentos trabalhistas: FGTS, salários, férias, atestados, vale-transporte, serviços contratados;

Documentos fiscais: todas as notas fiscais referentes a serviços contratados e produtos comprados durante o período;

Documentos contábeis: recibos e contratos, comprovantes de gastos e receitas, extratos bancários, faturas de cartões de crédito corporativos e etc.

5 dicas de como fazer o fechamento mensal da empresa

Precisa de ajuda para entender como fazer um fechamento mensal mais assertivo? Nós temos 5 dicas essenciais para te ajudar nesse processo.

Confira agora:

1. Defina responsáveis

Assim como qualquer processo em uma empresa, o fechamento de mês precisa de um sistema para funcionar perfeitamente.

Um dos pilares desse bom funcionamento, é a designação de profissionais específicos para ficarem responsáveis por realizar a função.

Caso contrário, o processo não fará parte da rotina da organização, pois, provavelmente, será engolido por outros trabalhos que possam ser considerados prioritários.

Com isso, o fechamento pode ser colocado de lado, sendo feito apenas “quando for possível”.

No entanto, essa é uma atividade que deve ser prioridade e estar no planejamento estratégico da organização.

Assim, além de definir responsáveis pela condução desse trabalho, procure também estabelecer metas com prazos a serem cumpridos para que nada seja feito com atraso ou fora de hora.

2. Liste todos os itens para apuração

É o departamento financeiro o responsável por abastecer de informações todo o processo de fechamento que reúne diversos tipos de documentos, como extratos bancários, comprovantes de pagamento, contrato, notas fiscais etc.

Nesse momento, ter um checklist de tudo o que deve ser considerado para a apuração, adianta muito o processo.

Como dissemos, a organização é fundamental para que tudo seja feito da melhor maneira possível.

Portanto, assim que definir a equipe ou o profissional responsável por conduzir esse trabalho, faça uma reunião na qual você e seus colegas acordem quais serão os itens considerados para a apuração de cada mês, colocando as conclusões no papel.

Ativos

Os ativos consistem nos bens da organização, incluindo títulos financeiros, mercadorias, ações, patentes e outros recursos.

Ou seja, tudo o que faz parte do patrimônio organizacional e que tenha sido obtido por meio de algum investimento, deve ser incluído neste item.

Passivos

Já os passivos são aqueles itens que representam obrigações por parte da empresa. Portanto, os salários, encargos, empréstimos obtidos, títulos a pagar e outras provisões deverão ser considerados nesse campo.

Patrimônio

No patrimônio entra o conjunto de bens da organização, bem como seus direitos e obrigações.

Isto é, tudo aquilo que a empresa tem, fisicamente ou não, contando carros, prédios, investimentos etc.

Receitas

As receitas são qualquer capital que entre em razão da atividade realizada pela organização.

Seu planejamento é muito importante, uma vez que é por meio dele que é possível prever o quanto poderá ser gasto no mês seguinte.

Despesas

As despesas, como o próprio nome já diz, são os gastos da empresa, divididos em fixos e variáveis.

3. Defina uma rotina para o fechamento

Feita a escolha da equipe e elaborado o checklist, é importante que você defina também uma rotina para o fechamento.

O ideal é que ele seja feito no início do mês seguinte, considerando os números do período anterior.

Para que não haja furos nas agendas dos profissionais, estabeleça um dia e horário predefinido para todos os meses do ano, possibilitando que todos se programem adequadamente

4. Realize um acompanhamento diário

O fechamento deve ser mensal, mas o acompanhamento precisa ser diário.

Isso reduz muito a carga de trabalho no momento do fechamento e permite que sejam elaboradas estratégias que possam reverter eventuais perdas, antes que o cenário se torne ainda pior.

O acompanhamento diário, principalmente do fluxo de caixa, deve ser realizado pela equipe financeira responsável, sendo que os gestores devem se manter informados sobre quaisquer desvios, evitando problemas maiores e encurtando o caminho para as soluções possíveis.

5. Conte com o auxílio da tecnologia

Para fechar com chave de ouro a organização financeira da sua empresa, e realizar um fechamento mensal preciso e correto, é essencial contar com a ajuda da tecnologia.

O software da Qive tem inúmeras funcionalidades que facilitarão o seu trabalho e também o da equipe responsável pelos dados financeiros da organização.

Como a Qive pode te ajudar?

O sistema da Qive permite que você faça o recebimento automático de notas fiscais eletrônicas e CT-e, evitando a necessidade de preencher inúmeros formulários diariamente.

Além disso, os dados XML ficam armazenados em nuvem, o que evita a necessidade de investir em servidores caríssimos e pouco práticos.

O acompanhamento on-line possibilita que você monitore o status de todos os documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda.

Além disso, a integração com os ERPs permite que a exportação dos dados para XML seja realizada de forma eficaz, sem que haja qualquer perda de informação.

Veja, na prática, como o sistema da Qive pode ajudar no fechamento de mês! Fale agora com um de nossos especialistas!

Tudo isso traz mais segurança e credibilidade para o processo de fechamento, liberando o seu tempo para pensar em estratégias de crescimento do negócio!

O fechamento mensal deve ser realizado com muita cautela para ter uma visão geral do negócio e, assim, avaliar os resultados e a saúde financeira da empresa.

Para isso, é preciso definir responsáveis para função, listar todos os dados para a apuração, além de fazer um acompanhamento constante com o auxílio da tecnologia.

Viu só como você pode deixar o seu fechamento de mês mais rápido e eficiente? Então, dê uma olhada nos planos e valores oferecidos pela Qive e veja quais se adequam às suas necessidades!

Conclusão

]Gostou de saber mais sobre o fechamento mensal, sua importância e quais os cuidados envolvidos em fazer um relatório de fechamento de qualidade?

O blog da Qive está cheio de conteúdos sobre estes e muitos outros assuntos relevantes para a contabilidade da sua empresa. Visite agora para aprofundar os seus conhecimentos.