Contador, saiba se é necessário guardar as DANFes de seus clientes

O DANFe é um documento que acompanha a mercadoria durante o transporte. Mas esse documento não substitui o XML da NFe, que é o documento fiscal e deve ser armazenado por 5 anos mais o ano vigente, de acordo com a lei em vigor.

Você vai ver neste artigo:

A Função do DANFe

O que fazer se seu cliente só enviar os DANFes para seu escritório

Seu escritório pode ser autuado pelas notas faltantes de seus clientes?

Como obter todas as notas de seus clientes

A Função do DANFe

O DANFe é um documento auxiliar impresso em papel com os objetivos de acompanhar o trânsito de mercadorias, colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços e Auxiliar a escrituração da NFe recebida.

Mais uma vez, vale lembrar: a função do DANFe é acompanhar o transporte do produto e passar informações básicas para o caso de uma fiscalização.

É no DANFe que está gravado, por exemplo, a chave de acesso, que é o código para obter o XML da NFe, e ter acesso à todos dos dados fiscais da transação comercial.

O que fazer se seu cliente só enviar os DANFes para seu escritório

O projeto NFe surgiu para otimizar o tempo, a gestão de documentos fiscais das empresas brasileiras e a apuração de impostos por parte do governo.

Com essas promessas de melhorias e rapidez também surgiu uma outra vantagem: menos emissão de papel.

Mesmo com a modernização da Secretaria da Fazenda, muitas empresas ainda acham mais seguro imprimirem suas notas fiscais e enviá-las ao contador. Sem necessidade.

Outro caso também é muito comum: escritórios contábeis que recebem os arquivos fiscais de seus clientes por e-mail e imprimem para manterem seus arquivos físicos.

Um caso ainda mais grave é quando a empresa recebe o DANFe e simplesmente envia em envelopes para o escritório de contabilidade.

Esses casos revelam que nem todas as empresas e escritórios contábeis se atentaram às frequentes mudanças e atualizações da Sefaz.

É importante que seu cliente saiba a importância do envio de documentos corretos para a escrituração e para o caso de uma fiscalização.

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Saber a diferença entre NFe e DANFe faz parte desse esclarecimento.

Seu papel é orientá-lo a enviar documentos corretos em tempo hábil para que não haja penalidades ou multas.

Seu escritório pode ser autuado pelas notas faltantes de seus clientes?

Em alguns casos, sim. O Decreto 5.844, determina que o contador será responsabilizado, junto do contribuinte, por atos de falsidade em documentos por ele assinados e por irregularidades de escrituração cujo objetivo é fraudar impostos.

Veja o texto:

Art. 39. Os balanços, demonstrações da conta de lucros e perdas, extratos, discriminações contas ou lançamentos e quaisquer outros documentos de contabilidade, deverão ser assinados por atuários, peritos-contadores, ou guarda-livros legalmente registados, com indicação do número do respectivo registro.

1º Esses profissionais, dentro da âmbito de sua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados, juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos que assinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido de fraudar o imposto de renda.

Como obter todas as notas de seus clientes

O jeito mais comum de obter documentos fiscais é combinando uma data específica para receber de seu cliente.

Existem casos em que o escritório recebe documentação referente à determinado mês, até o segundo ou terceiro dia útil do mês subsequente.

Isso dá tempo de escriturar e gerar as guias de pagamento de impostos.

A parceria entre a empresa e seu contador deve ser constante!

Contar com soluções tecnológicas que ajudam no controle de documentos fiscais também torna a rotina contábil e fiscal mais ágil e segura.

A solução em Notas fiscais Qive realiza a consulta, o download e a guarda de DANFes, NFes, CTes e outros documentos fiscais numa plataforma integrada entre empresas e contadores.

Essa solução ainda reduz o atrito com as empresas, que muitas vezes se sentem cobradas pelo escritório de contabilidade na falta de algum documento.

Independência para o contador

Gratuito, o Painel do Contador dá acesso a consulta de todos os XMLs de seus clientes que estão na Qive. Sem a necessidade de cobrar documentos faltantes.

• Fechamento do mês de todos os seus clientes em cliques
• Filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo da nota

Uma solução completa ainda garante que todas as notas fiscais serão escrituradas sem falhas.

Com a Qive, o seu escritório de contabilidade está integrado automaticamente à Secretaria da Fazenda Nacional, sem precisar relacionar todos os documentos manualmente.

Bom para seu escritório e para seu cliente. Experimente grátis a Qive.