Escriturar nota fiscal eletrônica com carta de correção

Na contabilidade, a escrita fiscal é a tarefa que deve ser feita para garantir organização, confiabilidade e conformidade com as leis fiscais. E quando se trata do meio digital, muitas dúvidas surgem caso alguma informação tenha sido lançada incorretamente. É a partir da escrituração que o Fisco terá acesso a toda movimentação contábil da empresa. Então, como escriturar nota fiscal eletrônica com carta de correção? 

No artigo a seguir, você vai saber o que é uma escrituração de notas, o que é uma carta de correção, como funciona a escrituração com a carta de correção e as boas práticas para garantir a escrituração correta todos os meses. Mantenha a contabilidade do seu negócio em dia e em conformidade, vamos lá?

O que é escrituração de notas fiscais?

A escrituração de notas fiscais é o registro contábil detalhado de todas as entradas e saídas de produtos ou serviços da sua empresa. É a partir da escrita fiscal que são apurados os impostos a pagar. Por isso, através do SPED, o governo viabiliza a digitalização de documentos e a apuração de informações.

Toda empresa possui documentos fiscais, sejam eles de entrada ou saída, e todos eles devem ser lançados na escrituração. Esse registro obrigatório serve como base para diversos fins, como:

• Apuração do ICMS, IPI, PIS, COFINS e outros;
• Gestão de estoque;
• Demonstração de movimentação financeira;
• Relatórios fiscais e contábeis.

Sabia que existem tipos diferentes de escrituração fiscal? São eles: 

• Escrituração de entradas e saídas: são realizados os registros de toda a movimentação econômica e financeira da empresa, sendo apurada por meio de todos os documentos fiscais de compra e venda de mercadorias.
• Escrituração de serviços prestados e tomados: são registrados todos os documentos fiscais de serviços contratados e executados.
• Escrituração de L.M.C. (Livro de Movimentação de Combustíveis): deverá ser escriturado por todas as empresas que comercializam combustíveis, contendo informações de entrada e saída por litros do produto.
• Escrituração de Conhecimentos de Transportes: Será necessário escriturar todos os serviços de transportes contratados e prestados, tanto de âmbito municipal, quanto  estadual ou federal.

No caso da nota fiscal, a escrituração envolve a importação do arquivo XML da nota para o sistema contábil, a conferência das informações e a validação dos dados. Essa etapa garante que todas as transações estejam corretamente documentadas e em conformidade com a legislação.

O que é uma carta de correção?

A Carta de Correção é uma solução para quem deseja corrigir documentos fiscais emitidos erroneamente. Essa manobra deve ser usada somente para dois casos:

1. quando não há como cancelar uma nota já emitida;
2. quando o item a ser corrigido não está relacionado à impostos e tributos daquele produto ou serviço.

Entenda, o cancelamento de uma Nota Fiscal só pode ser feito se o erro for identificado dentro de 24 horas contadas à partir da autorização do uso pelo Fisco, através do protocolo “Autorização de Uso”. Então, é necessário realizar a Carta de Correção Eletrônica (CCe).

Por meio dela, o emitente poderá corrigir erros em campos específicos da NFe autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro não esteja relacionado com:

• As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação. 

Atenção: para estes casos deverá ser utilizada NFe Complementar);

• A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
• A data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.

Além disso, também é possível pedir o cancelamento desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento.

O Pedido de Cancelamento de NFSe ou NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o número do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

Após o cancelamento, é necessário que seja emitida uma nova NFe, com todas as informações corretas. Sendo assim, todas as NFes canceladas, denegadas e os números inutilizados ainda devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Como escriturar uma nota fiscal eletrônica com carta de correção?

Até aqui você sabe o que significa escrituração fiscal e como realizar o cancelamento de uma NFe, certo? Você também sabe que uma vez cancelada com a carta de correção, é necessário emitir uma nova NF com as informações corretas. Sendo assim, como fazer a escrituração nesses casos? 

Primeiro, saiba que alguns passos adicionais devem ser tomados, em relação à escrituração da nota original, como:

1. Importação da NF-e e da carta de correção para o seu sistema contábil.
2. Indique ao sistema que se trata de uma NF-e com carta de correção, vinculando os arquivos da nota original e da carta.
3. Validação dos dados da nova nota com as informações da NF-e original.
4. Registro das alterações atualizando as informações da NF-e original.

Pronto! Não é uma tarefa complexa, mas é necessária para evitar problemas futuros. 

Como garantir uma escrituração correta mês a mês?

É possível evitar o cancelamento de notas? Sim, mas pode acontecer. Quando ocorre, é bom estar preparado para realizar uma nova escrituração fiscal. Para garantir que seja feita corretamente, mês a mês, adquira as boas práticas a seguir. 

Capacite sua equipe para realizar corretamente as escriturações de notas fiscais de forma correta e segura toda vez. Além disso, fique atento aos prazos legais para escrituração e envio dos arquivos fiscais. Considere também um bom sistema de gestão fiscal, que seja confiável e atualizado para reduzir erros e otimizar o tempo.

Uma boa opção é a Qive. Somos uma plataforma especializada em gestão de documentos fiscais, com um sistema contábil completo, atualizado e intuitivo para facilitar seu processo de escrituração e muito mais. 

Além da consulta à NFe, a Qive captura e armazena esse e outros documentos fiscais (NFSe, CTe, MDFe e CFe-SAT) de acordo com a lei vigente. Isso permite visualizar uma nota segundos após sua emissão, mesmo sem certificado digital. Assim, é possível identificar erros e informar o emitente para que a correção seja feita dentro das 24 horas estipuladas pela lei, evitando cancelamento e cartas de correção.

O Qive ainda auxilia a empresa a identificar notas que não tenham sido escrituradas antes de serem enviadas para o SPED, por meio da funcionalidade “Conferência de SPED”. O Qive é rápido, seguro e auxilia na entrega de um SPED EFD sem erros, economizando seu tempo e o da sua equipe.

Conte com quem possui a melhor plataforma de captura do mercado. Verificamos todos os NSUs das notas enviadas pela Sefaz, e se identificamos que há NSUs faltantes, recuperamos essas notas, sem que comprometa a evolução da sua consulta.

Mesmo já possuindo outras ferramentas, saiba que a Qive não compromete o uso delas. Sabemos que cada sistema cumpre um papel diferente na operação da sua empresa e, por isso, as nossas funcionalidades também foram desenvolvidas para conviver em harmonia com outras ferramentas. 

Que tal experimentar gratuitamente a plataforma da Qive e ver por conta própria que podemos ser a sua aliada nessa jornada, garantindo a organização e a conformidade da sua contabilidade.