Etiquetas: como organizar as NFes da sua empresa com Qive

Etiquetas são utilizadas para separar e organizar documentos e objetos. Com este mesmo intuito, o Qive criou as etiquetas de NFes, para facilitar ainda mais o dia a dia de quem lida com documentos fiscais.

Esta funcionalidade está disponível dentro da plataforma da Qive e funciona para identificar NFes. Ainda não tem acesso aa Qive? Faça o teste grátis agora mesmo.

A função “Etiquetas” da Qive está totalmente revisada para ficar ainda mais simples para você. Entenda:

1. O que são etiquetas para NFes
2. Como criar e aplicar etiquetas na Qive
3. Potencializando o uso da Qive com etiquetas
4. Etiquetas como ferramenta de apoio aos processos fiscais
5. Alguns exemplos do uso de etiquetas

Etiquetas para NFes: o que são?

Etiquetas de NFes são marcações totalmente personalizáveis para as notas que estão armazenadas dentro da Qive. São como “tags” que podem ser aplicadas à uma NFe.

Você pode identificá-las como quiser, como neste exemplo:

Lembrando também que uma Nota Fiscal pode ter várias etiquetas, e todas elas são visíveis para todos os usuários da conta.

Se você não está encontrando as etiquetas na sua listagem de NFes, basta reorganizar as colunas no botão “colunas” e colocar a coluna de etiquetas bem no início, para facilitar a visualização.

Como criar e aplicar etiquetas de NFes na Qive

Para começar a usar, basta clicar no botão Etiquetas na sua listagem de NFes. Siga os passos para criar a sua primeira etiqueta!

Depois de criar sua primeira etiqueta, você sempre pode criar outras pelo mesmo botão, clicando em Nova Etiqueta.

Para aplicar uma etiqueta a uma NFe, basta selecionar a nota na listagem e escolher a etiqueta clicando novamente no botão Etiquetas. Você também pode pesquisar pela etiqueta que está procurando ali mesmo.

Se quiser visualizar todas as suas etiquetas, editar ou inativar uma etiqueta, clique em Gerenciar Etiquetas.

Potencializando o uso da Qive com etiquetas

Você pode filtrar suas notas de acordo com as etiquetas que elas possuem. Basta selecionar esta opção em “Filtro” > “Etiquetadas com”.

Também é possível filtrar pelas notas que não possuem nenhuma etiqueta. É um bom método para encontrar as NFes que ainda precisam ser processadas, por exemplo.

Além disso, as etiquetas também aparecem quando você exporta um relatório para o excel. Assim, você consegue extrair bem mais do que uma simples lista – suas notas já estarão separadas na categoria que você precisa para manusear estes dados.

Etiquetas de NFes como ferramenta de apoio aos processos fiscais

Como são totalmente personalizáveis, você pode adaptar as etiquetas da maneira que quiser na rotina da sua equipe e criar seu próprio sistema de organização de notas.

Seja qual for sua atividade, você pode marcar cada NFe para controlar o que já foi processado ou não, ou marcar notas específicas que precisarão ser processadas depois.

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Além disso, as etiquetas são uma excelente ferramenta de comunicação interna ou entre os departamentos da empresa.

Alguns exemplos do uso de etiquetas

Nossos clientes utilizam etiquetas de inúmeras maneiras. Veja alguns exemplos:

1. Categoria de despesa

As notas são etiquetadas pela categoria de despesa, a mesma cadastrada no ERP, como “uso e consumo” (materiais que foram comprados para o consumo interno da empresa) e “revenda” (materiais que serão revendidos pela empresa).

2. Controle de pagamentos

O Contas a Pagar etiqueta as notas já pagas e aquelas que não geram movimentação financeira. Desta maneira, sabe-se que as NFes sem etiquetas ainda precisam ser processadas.

3. Controle de NFes já escrituradas

A área responsável pelo recebimento das NFes e escrituração fiscal, marca as notas escrituradas com uma etiqueta. Assim, sabe-se quais ainda precisam entrar no sistema.

4. Controle das mercadorias já recebidas

Quem usa a Qive sabe que as NFes chegam na plataforma antes mesmo da mercadoria física chegar na empresa. Assim, quem faz o recebimento físico dos produtos pode marcar quais notas correspondem a mercadorias já recebidas, atualizando os outros departamentos da empresa.

Como vimos neste artigo, o uso das etiquetas dentro da Qive possibilita a facilidade na identificação das notas fiscais e agiliza os processos internos de diversos departamentos.

Você usa as etiquetas da Qive? Conta pra gente como! Se você ainda não conhece as possibilidades de gestão de NFes que a Qive oferece, experimente grátis!