Notas fiscais inutilizadas e canceladas: entenda as diferenças

Cancelar ou inutilizar uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um processo simples, mas é preciso entender seus meios de cancelamento ou inutilização.

Você sabe a diferença entre uma nota fiscal cancelada e uma inutilizada? Descubra no post de hoje:

O que é uma Nota Fiscal cancelada?

Você emitiu uma NFe e, pouco antes de enviar a mercadoria, descobriu que errou o nome do cliente ou produto? O documento não pode ser alterado após a autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz), pois isso invalida a assinatura digital. Então, o que fazer? Você pode cancelá-lo.

A NFe pode ser cancelada desde que tenha autorização da Sefaz, a sua empresa tenha o protocolo de autorização e seja respeitado o prazo de até 24 horas após a emissão. Além disso, a mercadoria não pode ter entrado em circulação e o recebedor não pode ter efetuado a confirmação da operação.

O que é Nota Fiscal inutilizada?

Durante a emissão da NFe, é possível que ocorra uma quebra na sequência de numeração. Por exemplo, as notas fiscais número 200 e 210 foram emitidas, mas a faixa que vai de 201 a 209, por algum motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nota fiscal número 210.

A inutilização de número de NFe tem a finalidade de permitir que a empresa emissora comunique à Sefaz os números que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra na sequência da numeração. A inutilização da NFe só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NFe (seja ela autorizada, cancelada ou denegada).

A inutilização do número de uma NFe tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte das irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o Fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?

Não. Nenhuma NFe cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número poderá ser encontrado em apenas uma dessas situações: ter sido utilizado por uma NFe autorizada, cancelada ou denegada, ter sido inutilizado ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma dessas situações.

Assim, após o número estar presente em uma nota fiscal, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.

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Qual a diferença entre uma nota fiscal inutilizada e uma cancelada?

O cancelamento ou a inutilização de uma nota fiscal são procedimentos diferentes e usados para diferentes situações. Veja um exemplo: se você errou o destinatário ou produto da nota fiscal e ela já foi autorizada pela Sefaz, você deve cancelá-la, conforme a legislação.

Mas se ao emitir a nota fiscal o software emissor pulou a numeração – por exemplo, do 100 ao 109 -, é preciso inutilizar essa faixa de numeração para notificar ao Fisco que essas notas não existem.

Qual o prazo para inutilizar uma NFe?

O contribuinte deverá solicitar a inutilização até o décimo dia do mês subsequente. A inutilização pode ser realizada por meio de software próprio ou via um emissor gratuito disponibilizado pela Sefaz.

Qual operação realizar?

• • Quando a nota fiscal já foi utilizada: cancelamento, estorno ou complemento.

• • Quando já se passaram mais de 24 horas da emissão da nota fiscal: inutilização.

• • Quando a mercadoria já está em circulação: inutilização.

• • Quando o destinatário rejeitou a mercadoria e a devolveu: inutilização.

• • Quando é preciso fazer uma pequena correção na nota fiscal, mas não alterar origem, destino ou valor: inutilização.

• Quando o valor da nota fiscal foi menor do que deveria: inutilização.

Automatizando o processo de consulta das NFe

Há diversos pontos que requerem atenção para uma boa gestão das exceções das NFe.  Como você viu, o Fisco está munido de poderosas ferramentas de TI que mapeiam e cruzam dados de todos os contribuintes. Então fica claro que as empresas também precisam contar com soluções para garantir a qualidade das informações das NFe, principalmente nos casos de devoluções ou erros. Não faz sentido que a consulta, a gestão e o armazenamento das NFe ainda sejam feitos manualmente, em planilhas soltas.

A correta gestão dos documentos fiscais, principalmente das NFe denegadas e NFe canceladas e de devolução de mercadorias, exige maior integração dos processos da empresa, sobretudo da área fiscal. E você consegue isso por meio da automatização da consulta de NFe, e suas exceções, com uma solução especializada que ofereça funcionalidades como a notificação de notas canceladas e que faz o bloqueio de emissão do Danfe, no caso das NFe Denegadas.

• Notificação de NFe cancelada: com a consulta de NFe integrada às Sefaz, aa solução ideal “varre” o banco de dados e verifica se algum fornecedor cancelou alguma nota emitida para sua empresa e faz a notificação no sistema e também por email.

Imagem da plataforma da Qive

• NFe denegada: no caso de irregularidades do emitente ou destinatário com o Fisco, a Sefaz barra o processo, mas o documento fica na sua base. Um sistema automatizado de processamento de documentos fiscais não permite que o Danfe seja impresso antes que a Sefaz tenha emitido autorização de uso dessa NFe. Procedimento este que evita problemas sérios para a documentação contábil, uma vez que impede que a transação se consume sem que o emissor tenha garantias de recebimento pela transação. Se a NFe for denegada e o destinatário não se reabilitar diante do Fisco, ele corre o risco de sofrer prejuízos.
• Nota de devolução: de acordo com o Portal da NFe, a recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio Danfe, destacando os motivos que o levaram a isso. Na segunda hipótese, o emitente da NFe irá emitir uma NFe de entrada para receber a mercadoria devolvida.

Ainda tem alguma dúvida sobre notas fiscais canceladas ou inutilizadas? Compartilhe com a gente nos comentários!