Fraude com Notas Frias, veja como proteger sua empresa

As Notas Frias são Notas Fiscais eletrônicas (NFes) falsas. Toda empresa deve ficar de olho neste tipo de fraude, veja como proteger o CNPJ.

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Como a NFe registra operações de compra e venda de mercadorias, a Nota Fria pode ser emitida para um CNPJ simulando uma destas operações, emitida por uma empresa inexistente.

Veja, na prática, o que as Notas Frias significam para milhares de empresas no Brasil e como se proteger:

Notas Frias e a consulta de NFe

Como já dissemos acima, as Notas Frias são Notas Fiscais eletrônicas (NFes) falsas.

Não bastasse tantos desafios para o empreendedor no Brasil, ainda é preciso controlar o que terceiros podem fazer com o nome da sua empresa, como é o caso da emissão de Notas Frias para o CNPJ da empresa.

Por isso, a frequente consulta da NFe precisa existir na rotina de todas as empresas, de todos os portes. Isso permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra seu CNPJ, na data em que foram emitidas.

A consulta de NFe não faz parte da sua rotina? Então, você tem motivos de sobra para se preocupar.

Lembre-se que as Notas Frias são emitidas sem que a empresa tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação.

Normalmente as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos, podendo acarretar em multas. Veja mais abaixo:

Notas Frias somam R$ 124 milhões em São Paulo 

No estado de São Paulo fraudes com Notas Frias podem somar R$ 124 milhões, é o que apurou a reportagem da Folha de S. Paulo na cobertura da operação “Quebra Gelo” da Sefaz (Secretaria da Fazenda).

A suspeita era de que a emissão da NFe completa (sem a real circulação de mercadorias) tinha como objetivo simular operações para transferir créditos ilegais de ICMS. O delegado regional tributário responsável pela operação, Marcelo Bergamasco, conta que ainda é recorrente a fraude envolvendo o destaque do imposto em nota.

No Mato Grosso do Sul, a operação batizada de “Tantum Charta” (termo em latim que significa “apenas papel”, em tradução livre para o português), identificou que o volume de Notas Frias poderia somar mais de R$ 1,5 bilhão em operações que tinham como objetivo, além de transferir créditos ilegais de ICMS, também sonegar tributos federais (como o  imposto sobre produtos industrializados e o  Imposto de renda das pessoas jurídicas).  

Coincidentemente, o valor de R$ 1,5 bilhão também foi o montante de sonegação divulgado na operação “Âmbar II”, realizada no Espírito Santo. No esquema eram utilizados aplicativos de mensagens por celular e e-mail para transmitir as notas fiscais falsas. Um dos operadores andava com um notebook vendendo as notas frias para os caminhões que estavam sem o documento e já enviavam diretamente para o comprador.

Casos assim, quando confirmados, podem levar ao cancelamento da inscrição estadual, bloqueio de emissão de NFe, processos administrativos para cassação  ou decretação da nulidade do estabelecimento. Fora isso, ainda podem ser realizadas fiscalizações nas empresas destinatárias das notas fiscais, que serão autuadas conforme os créditos tributários apurados.

Como evitar Notas Frias no seu CNPJ

É muito difícil evitar que Notas Frias sejam emitidas contra o seu CNPJ, porém assim que uma Nota Falsa é identificada na consulta de NFe é a rápida manifestação do destinatário, ou seja, avisar à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades apresentadas acima.

Para fazer a checagem é possível recorrer ao site da Sefaz e consultar a NFe digitando a chave de acesso (aquela de 44 dígitos), depois provando que você não é um robô (digitando o código captcha) e, por fim, concluir o download dos arquivos XML, nota por nota. Então, se você tem 100 notas para conferir, por 100 vezes repetirá o processo. Veja como é na prática:

Há outras opções de sites que oferecem a consulta da NFe, mas de qualquer forma, é necessário fazer o mesmo procedimento demorado para o download da NF e ainda assim, não existem garantias de segurança da informação, muito menos no armazenamento das notas.

Então, a maneira mais rápida e segura de fazer a consulta da NFe é por meio da plataforma da Qive que acessa diretamente a Sefaz, eliminando a necessidade de tantas etapas e ainda permitindo a visualização de todas as notas de uma só vez (ao invés de baixar a NFe uma a uma).

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Com o certificado digital da empresa (A1 ou A3) e o CNPJ, a soluçãa Qive faz o download da NFe e de todos os documentos citados acima e armazena os dados na nuvem, garantindo disponibilidade e segurança. Veja como a visualização é simples:

No caso de grandes volumes de notas fiscais, a produtividade com uma solução tecnológica ganha ainda mais força, já que as notas podem ser consultadas em lote e a manifestação do destinatário pode ser realizada em lotes também.

Proteger sua empresa de fraudes com notas frias fica muito mais simples e efetivo quando você conta com a tecnologia certa, que garante informação acurada e com validade jurídica. Por isso, fazer da consulta de NFe uma atividade simples só depende de você.

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