O que é acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo?

O gerenciamento de documentos de arquivo é um procedimento fundamental na vida de uma empresa, seja ela pública ou privada. É importante estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos para você poder tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional do seu negócio.

O documento de arquivo, para ser preservado, “depende dos procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico”, como consta nas Recomendações para a Produção e Armazenamento de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Assim, a vida útil do documento é ampliada e as informações nele contidas são protegidas de possíveis danos.

No artigo de hoje, explicaremos sobre documentos de arquivo, o que é acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo, bem como as melhores formas de armazenar documentos fiscais. Confira!

Documentos de arquivo: o que são e quais são eles?

Podemos dizer que todo documento é uma fonte de informação, como livros, jornais, manuscritos e revistas, entre diversos outros exemplos.

Os documentos de arquivo, entretanto, são todos aqueles que produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, que constituem elementos de prova ou informação. Eles formam um conjunto que reflete as atividades a que se vinculam, expressando os atos no exercício de suas funções.

Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é o que determina a sua condição de documento de arquivo.

Entre os tipos de documentos de arquivo, os mais comuns para nós são os documentos textuais – ou seja, documentos manuscritos, digitados ou impressos – e os documentos informáticos/eletrônicos – documentos que são produzidos, tratados e armazenados em computador. Também existem documentos cartográficos, iconográficos, filmográficos e sonoros, entre outros.

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Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo

Os principais fatores que influenciam na conservação dos documentos é a maneira como são feitos o acondicionamento e o armazenamento. Para você poder compreender melhor o que são, seguem os conceitos de cada um, retirados do Dicionário de Terminologia Arquivística:

Acondicionamento

É a embalagem dos documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-lo em um invólucro (pasta, envelope, capa ou caixa).

Armazenamento

É a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel (armário, gaveta, estante, prateleira, etc), o prédio, parte dele ou outro depósito.

Como você pode ter percebido, esses conceitos não são nada complicados. Basicamente, a unidade de acondicionamento é a proteção do documento contra a ação de agentes externos que podem causar danos e o armazenamento consiste em colocar os documentos nos seus devidos lugares, nas condições ideais.

Saber como organizar documentos físicos como notas fiscais, por exemplo, é importantíssimo para a sua empresa. Uma boa dica é armazená-las em pastas por tipo de fornecedor ou pelo nome deles; já os boletos podem ser anexados às notas fiscais para que se tenha uma dupla conferência dos valores. Posteriormente, os extratos que comprovam o pagamento devem estar junto aos respectivos documentos.

É sempre bom lembrar de que um documento perdido pode gerar um enorme desperdício de tempo de um funcionário buscando por algo que poderia ser facilmente encontrado.

Armazenamento de documentos fiscais eletrônicos

Para armazenar arquivos eletrônicos, o mais comum é criar pastas separadas pelo tipo de documento ou por fornecedores e clientes, dependendo da atividade da empresa.

No entanto, sabemos que a uma solução mais moderna, confortável, segura e eficaz para armazenar documentos em um disco local é o armazenamento em nuvem. E quando falamos sobre armazenamento de documentos fiscais em geral, a resposta também não poderia ser diferente.

A melhor alternativa para evitar qualquer tipo de problema no armazenamento das suas  Notas Fiscais Eletrônicas (NFes), por exemplo, é deixá-las armazenadas na nuvem, podendo ser compartilhadas e acessadas de maneira remota. A primeira vantagem disso é a mobilidade, uma vez que os gestores e o contador poderão acessar as notas emitidas a partir de qualquer desktop ou dispositivo móvel.

Além disso, existem serviços em cloud que dão acesso tanto ao XML quanto ao PDF/DANFe, permitindo a sua visualização de qualquer lugar do mundo, bastando apenas conexão com a internet. Em plena Era da Informação, nada mais importante que ter os documentos fiscais da empresa sempre à mão em qualquer hora.

Já existem no mercado serviços especializados em notas fiscais. Eles são voltados ao armazenamento e à gestão de notas fiscais, o que significa que, além de poder acessá-las como arquivos, você terá outras ferramentas específicas para NFes, como conversão automática para DANFe/PDF e buscas.

A Qive oferece esse serviço, incluindo armazenamento ilimitado, número ilimitado de usuários e contadores, conversão automática para DANFe, buscas e filtros avançados por quaisquer campos da nota. Além de tudo isso, também dá suporte aos documentos CTes e NFSes e permite o download de notas fiscais direto da Secretaria da Fazenda.

Se você quiser mais dicas sobre como armazenar suas NFes e facilitar a vida da sua empresa, conheça o Qive!

Fernanda Sarate

Empreendedora, comunicadora e produtora de conteúdo. É redatora convidada da Qive.

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