DEFIS 2024: Como E Quando Realizar Sua Entrega

As declarações fiscais anuais são obrigações para todos os portes e segmentos de empresas, desde a mercearia do Seu Zé, até a Coca-Cola. Elas servem para o cumprimento das leis tributárias e para fiscalização por parte da Receita Federal. Uma dessas obrigações pedirá informações socioeconômicas da sua empresa — o DEFIS em 2024.  

Quem opta pelo Simples Nacional deve ficar atento à Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), inclusive quem não teve faturamento durante o ano. Você sabe como e quando realizar a entrega?

Para auxiliar você e sua equipe tributária, vamos abordar os principais detalhes neste artigo, como: 

• O conceito de DEFIS
• Prazos para a entrega em 2024
• Quem é o responsável por enviar a declaração
• Consequências e penalidades pelo atraso da entrega
• Como preparar e declarar a DEFIS
• As melhores práticas para garantir a conformidade com a DEFIS
• Informações adicionais sobre a DEFIS

O que é DEFIS?

A DEFIS é uma declaração anual entregue por todas as empresas categorizadas no Simples Nacional. A documentação acessória é obrigatória, assim como várias outras, e expõe a situação econômica e fiscal da empresa no ano-calendário anterior. 

Ou seja, não é utilizada para calcular o valor dos impostos e nem as contribuições a serem recolhidas pelas organizações.

Sao muitas informações necessárias a serem apresentadas na DEFIS, confira:

• Razão social;
• CNPJ; 
• Inscrição Estadual;
• Atividade econômica;
• Data de início e encerramento (se houver) de atividades;
• Situação cadastral na Receita Federal;
• Todos os endereços;
• Participação societária dos administradores;
• Quantidade de funcionários;
• Folha de pagamento;
• Impostos e contribuições;
• Investimentos, doações e bens adquiridos em 2023.

É fundamental entender a seriedade de obrigações como esta, pois a Receita pode realizar auditorias para verificar todos os dados entregues. Caso encontre divergências, as consequências podem prejudicar a saúde do seu negócio, as quais falaremos ao longo do artigo.

Por isso, preste bastante atenção nos próximos tópicos. 

Prazos para a Entrega da DEFIS em 2024

Até o momento, o prazo para a entrega da DEFIS 2024 ainda não foi divulgado pela Receita Federal. No entanto, a sua empresa já deve se preparar baseado nas datas dos anos anteriores.

Em 2023, por exemplo, o prazo para entrega da DEFIS foi em 31 de março. É provável que o prazo para 2024 seja na mesma época, mas não no mesmo dia, pois 31 de março será em um domingo. 

No entanto, também é possível que o prazo seja prorrogado para 30 de abril, como ocorreu em 2022 relativas ao ano-calendário 2021, por conta da pandemia. 

Quem Deve Enviar a DEFIS?

Todas as organizações no Simples Nacional, inclusive as que não tiveram faturamento no ano anterior, devem enviar a DEFIS. Se a sua empresa se encaixa em alguma das listadas a seguir, saiba que o DEFIS faz parte do seu calendário fiscal: 

• Microempresas (ME);
• Empresas de Pequeno Porte (EPP);
• Empresas inativas no ano-calendário anterior;
• Quem não teve faturamento em 2023.

Consequências do atraso na entrega da DEFIS?

Atrasos para o envio de declarações podem gerar penalidades e multas No caso da DEFIS, sua empresa pode até ser excluída do Simples Nacional e suspensão do recebimento de benefícios fiscais. 

Nesse contexto, fique atento: a multa por atraso na entrega da DEFIS é de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do valor total dos impostos e contribuições apurados no ano-calendário.

Lembre-se: com a exclusão do Simples Nacional, as consequências podem ser severas para a saúde do negócio, pois haverá aumento da carga tributária e dificuldade para obter financiamento e empréstimos. Ou seja, um pesadelo para qualquer negócio com desejo de crescimento. 

Como Preparar e Enviar a DEFIS

Se preparar para uma entrega obrigatória não é simples e rápido — é preciso dedicar tempo e planejar. Como dizem, a pressa é inimiga da perfeição, e neste caso, a pressa pode causar prejuízos financeiros, como falado no tópico anterior. 

Por isso, para a DEFIS 2024, o primeiro passo é reunir as informações necessárias, como já citamos no tópico sobre o conceito da documentação. 

No momento de preenchimento, note que é possível enviar diretamente pelo portal do simples nacional. Para isso, é necessário ter um certificado digital ou uma procuração eletrônica. Não se preocupe, você também pode enviar através de softwares especializados em contabilidade.

Procedimentos para a Entrega da DEFIS

Optou pelo Portal do Simples Nacional? Então, siga os seguintes passos:

1. Acesse o Portal;
2. Clique em “Declarações e Demonstrativos”;
3. Selecione a opção “DEFIS” e clique em “Preencher Declaração”
4. Informe os campos necessários com a documentação já preparada pela sua equipe;
5. Clique em “Enviar Declaração”.

Com tudo pronto e antes de clicar em enviar, faça uma revisão para verificar se todas as informações estão corretas. Além disso, peça para outras pessoas do departamento revisarem, pois quem preencheu pode ter esquecido de algum detalhe. 

Dicas para Garantir a Conformidade com a DEFIS

Estar em conformidade, também chamada de compliance, é essencial para garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis em cada obrigação. Contar com esse departamento na sua empresa traz inúmeros benefícios, incluindo o mapeamento de riscos legais, financeiros e reputacionais. 

E tem mais, o compliance pode ajudar também na melhora da eficiência e produtividade de vários outros departamentos. Neste caso, para cumprir todos os objetivos citados, conte com as seguintes boas práticas: 

Controle rigoroso das informações financeiras

Todas as informações apresentadas na DEFIS devem ser precisas e atualizadas. Garanta isso a partir de processos de controle rigoroso das informações financeiras. Contar com um bom software de gestão e especializado em contabilidade é um bom caminho.

Com ele, você registra, organiza e dá acesso a quem realmente precisa ter contato com tais dados. 

Utilize um software de contabilidade que facilite o preenchimento da DEFIS

Aproveite o uso desses programas de gestão para preencher a DEFIS 2024, pois a maioria conta com essa funcionalidade. 

A diferença entre a ferramenta e o portal oferecido pelo governo é a facilidade em detectar erros antes mesmo de enviar a documentação. Inclusive, esses softwares são atualizados regularmente para atender às mudanças tributárias.

Fique atento aos prazos de entrega da declaração

O prazo de entrega da DEFIS 2023 foi em 31 de março, mas por conta da data ser um domingo em 2024, o ideal é ficar atento às notícias sobre o assunto. 

Revise a declaração antes de transmiti-la

Antes de entregar qualquer documento, é crucial realizar revisões. Se uma pessoa preencheu, considere delegar a revisão para outra pessoa, pois o risco de pegar algum erro é maior com o olhar descansado.

Ao conferir, procure verificar a exatidão dos dados, a conformidade com as leis tributárias e a coerência das informações apresentadas.

Se chegou até o final do artigo, você já sabe que entregar a declaração em dia é fundamental para garantir o cumprimento das leis tributárias e evitar penalidades. Você também sabe da possível data de entrega e ficará atento às notícias sobre o assunto e também terá um planejamento para preencher o documento.