Como implementar o Shared Services na sua empresa

Shared Services, traduzindo diretamente do inglês, é uma expressão para “Serviços Compartilhados”. O modelo de negócio adotado por diversas empresas que visam redução de custos é o Centro de Serviços Compartilhados (CSC).

Este modelo compartilhado funciona com os setores financeiro, contábil, tecnológico (por sua ligação tradicional às ferramentas digitais), entre outros. Para contadores, ele permite um ganho no trabalho em escala, o que pode literalmente poupar custos e gerar mais eficiência dentro da sua corporação.

Para tornar o Shared Services real dentro da sua empresa, você precisa adotar uma série de procedimentos para que a prática seja plenamente implementada.

Vamos então entender como implantar este tipo de método de serviços dentro da sua empresa.

O que eu ganho com Shared Services?

O principal benefício deste tipo de método é sua organização, baseada em três princípios: Identificação dos serviços, separação dos mesmos e administração. Tudo isso é possível graças a adoção de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC).

Entre os ganhos, é possível dividi-los em pelo menos três categorias.

Há benefícios dos Shared Services no nível estratégico da sua empresa. Ao adotar os CSCs, é possível perenizar os dados corporativos registrados ao longo da história e reutilizar práticas e processos em outras áreas. Assim, dentro dos departamentos é possível diminuir a dependência de terceiros envolvidos na mesma operação.

A atividade fundamental da empresa, considerada como seu “core business” (negócio principal, do inglês), pode ser o foco das atenções e dos esforços dos principais funcionários. Outra vantagem do Shared Services é a consolidação de KPIs (Key Performance Indicator ou indicador-chave), permitindo que os estrategistas de gestão façam uma análise mais holística e integrada dos resultados.

Ao abordar a análise holística, falamos sobre a visão sintética da totalidade dos seus negócios. Portanto, a nível estratégico, o Shared Services diminui a falta de foco e instituem uma perspectiva mais abrangente do empreendedorismo.

Existem vantagens também no nível tático da sua corporação. Como os processos são compartilhados, isso impacta nas informações.

A tática traz mais transparência e melhoria contínua dos processos. Cada funcionário terá mais clareza de suas responsabilidades, enquanto os gerentes terão um acompanhamento mais efetivo do trabalho.

Este centro de compartilhamento abre espaço, portanto, para que os profissionais busquem mais especialização e domínio dos processos que dizem respeito às suas respectivas áreas. Isso traz benefícios na padronização das atividades e procedimentos.

E há também os benefícios do Shared Services no nível operacional. A terceira vantagem mostra como a organização dos processos e atividades podem ser alinhadas numa visão de serviços compartilhados.

A melhoria de performance operacional se reflete na redução de custos de mão de obra e mais eficiência e eficácia dos funcionários que já estão envolvidos com suas atribuições.

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Como implantar um Centro de Serviços Compartilhados?

O CSC não é uma estrutura fechada e traz as diferentes atribuições da empresa, o que pode otimizar a qualidade do trabalho. Não existe um modelo único de funcionamento, já que cada empresa tem um foco diferente e algumas têm relações internacionais.

No entanto, há alguns parâmetros básicos a serem adotados por qualquer centro, com diretrizes que beneficiam a todos: Centralização das operações e trabalhos administrativos, padronização dos serviços e processos, criação de uma cultura para buscar melhorias e diálogo entre todas as áreas da empresa. Todas estas diferentes práticas levam a implementações práticas dentro da empresa.

Pensar em novas formas de executar tarefas a fim de melhorar a efetividade da empresa e garantir que os negócios estejam fluindo da maneira mais rentável é um desafios de quem deseja dar esta solução. Também faz parte dos obstáculos a serem enfrentados hoje no mercado.

Ferramentas que buscam tais objetivos é uma tendência que veio pra ficar.

Qual é o histórico do CSC

O conceito de Centro de Serviços Compartilhados foi criado nos Estados Unidos nos anos 1970 e começou a ser aplicado no Brasil na década de 1990. Demoramos 20 anos praticamente para detectar que a iniciativa privada precisava aplicar esta metodologia norte-americana.

Um estudo, realizado pela TOTVS Consulting em 2012, sobre Maturidade de Centro de Serviços Compartilhados, estima que já existem no Brasil cerca de 100 CSCs e a tendência deve aumentar. Em mais de 20 anos de operações, a metodologia segue aquecida entre as práticas empresariais.

A TOTVS possui um CSC próprio e auxilia empresas que queiram implantar o serviço, sobretudo no setor de tecnologia da informação. Os centros têm desempenhado uma função estratégica como plataforma de crescimento nas corporações em rápida expansão.

O  Centro de Serviços Compartilhados funciona sobretudo para grupos que participam de fusões e aquisições.

Quais são os cases internacionais de Shared Services?

O uso do CSC é muito comum em empresas com alcance global. Um levantamento da Fundação Dom Cabral de 2012 indica quais foram as corporações mais bem-sucedidas no uso de Shared Services.

Criada em 1911, a International Business Machines Corporation (IBM) opera em 170 países e é hoje uma marca pioneira no desenvolvimento de inteligência artificial. Especializada em computação antes da era dos PCs com sistemas Microsoft, não é a toa que ela é um dos nomes em serviços compartilhados.

A gigante Shell levou a metodologia para o setor petroquímico, enquanto a Dell, a Oracle e a HP são mais algumas entre as maiores representantes do segmento tecnológico. ABB, Johnson & Johnson, Du Pont, Xerox e Whirlpool provam que diferentes áreas também se interessam pela mesma metodologia, chegando até para especialistas em consumo.

Dentro do Brasil, São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Bahia, Paraná e Santa Catarina são os estados com maiores centros tipo Shared Services. E uma seleção diferente de empresas utilizam os CSCs em cada localidade.

Minas Gerais tem a empresas CTBC, Alcoa, Agar e os Correios com esta metodologia. São Paulo tem Shared Services nas companhias Philips, Roche, ABB, McDonald’s, Cargill, Rhodia, Siemens, Energias do Brasil, FEMSA, TIM, Grupo Silvio Santos, Johnson & Johnson, BASF, Odebrecht, Visa, Grupo Schincariol, Camargo Corrêa, IBM, Akzo Nobel, Ambev, CCR e Nestlè. Paraná está com HSBC, Grupo J Malucelli e Votorantim.

Já o Rio de Janeiro tem CSC na Petrobras e na Oi, enquanto Bahia também tem na Petrobras e na Braskem. Por fim, Santa Catarina tem a Brasil Foods com o mesmo tipo de serviço.

Possibilidade de lazer entre os Shared Services

Sobrecarregar o funcionário com diversas atividades morosas, que demandam uma carga horária excessiva, pode trazer consequências negativas para toda a empresa. É ruim. Ponto.

O conceito de “quanto maior a carga de trabalho do funcionário melhor o desempenho da empresa” é algo considerado antigo e ultrapassado. É careta e não funciona em 2017.

Faz parte dos Shared Services oferecer uma melhor qualidade no ambiente de trabalho. E isso pode se valer da construção de uma área de lazer na própria estrutura corporativa. A ideia traz inúmeras vantagens num ambiente mais descontraído. Os funcionários normalmente respondem bem a esta iniciativa e, consequentemente, melhorando toda a empresa.

Um funcionário feliz traz mais ganhos significativos para a produtividade das equipes. Isso impacta o desempenho da empresa, com mais motivação, melhor desempenho, criatividade e inovação dos colaboradores envolvidos.

Motivados, eles atendem melhor às demandas do cliente, seja este interno ou externo. Todos esses ganhos são resultados de um ambiente mais descontraído e que promove momentos de relaxamento dos funcionários. Não é apenas o trabalho o foco e há uma recompensa real para todos os presentes.

Manter um empregado satisfeito no trabalho é uma preocupação legítima de uma corporação que quer transformar sua gestão. E as mudanças podem visar o maior conforto do trabalho, mais clareza de objetivos e, claro, as distrações corretas para a boa saúde mental de todos.

Por isso mesmo, a área de lazer pode ser utilizada para diversos fins. A realização de campeonatos entre os colaboradores é muito comum entre as empresas participantes de um estudo promovido pelo Instituto de Engenharia de Gestão (IEG). Campeonatos que podem ser de atividades físicas, carteado ou até mesmo videogame. A realização de churrascos é utilizada por 71% das empresas segundo o levantamento.

Globalmente é possível ver que as empresas que prezam e valorizam fatores como a satisfação do trabalhador vêm apresentando resultados altamente significativos, sobretudo no setor da criatividade, da inovação e até da gestão de startups.

Quer saber bons exemplos disso? Pense em Google, Facebook, Netshoes, Groupon. Há sucesso dentro e fora do Brasil.

Evento Shared Services SAB

Um dos principais eventos deste segmento é o Shared Services SAB. A iniciativa começou em 2014 e está caminhando para sua terceira edição.

Normalmente esse encontro traz assuntos conectados diretamente com a implementação dos Shared Services. Na próxima edição, os organizadores prometem abordar como os Centros de Serviços Compartilhados que já atingiram maturidade estão observando tendências de automação, robotização, alinhamento de estratégias com o cliente interno, formas de suportar o core alavancando resultados e, principalmente, como fazer tudo isso sem deixar de reduzir custos.

A ideia do encontro é criar soluções para empreendimentos já estabelecidos que adotaram ou não o procedimento. Nas discussões, as palestras também visam gerar insights para serem aplicados nas companhias. Empresários mais conscientes querem fazer a “magia acontecer” entre os funcionários.

A Qive estará entre os participantes, contribuindo para esclarecer alguns processos relacionados ao CSC.

O que entendemos disso tudo?

Shared Services não é uma regra, mas uma ferramenta que pode mudar completamente seus negócios. E a ideia não é endurecer o trabalho, mas flexibilizá-lo e dar o foco devido ao modelo empresarial que estrutura suas vendas ou seu próprio lucro.

Neste processo é importante que a empresa esteja preocupada com os seus funcionários. Tal preocupação acarreta diretamente no desempenho da empresa. Bons trabalhadores geram excelentes negócios, seguindo esta lógica.

Ainda tem dúvidas sobre Shared Services? Deixe seu comentário e responderemos o mais rápido possível.