O que são Shared Services e qual a sua importância?

O conceito de serviços compartilhados vem ganhando espaço na economia de forma contínua, no Brasil. As diversas vertentes de negócios e formas de atuação conquistam o mercado, trazendo novas perspectivas para as empresas e uma forma nova de atuação.

Essa mudança não é à toa: os benefícios trazidos pelos Shared Services — com a descentralização dos serviços que não fazem parte do core business da empresa — se refletem positivamente em todos os aspectos e resultados do negócio.

O que são Shared Services?

O conceito dos serviços compartilhados nasceu nos Estados Unidos e sua expressão original é, portanto, oriunda da língua inglesa: Shared Services.

A base de funcionamento desse formato de atuação é a criação de um Shared Services Center (SSC), traduzido por Centro de Serviços Compartilhados (CSC).

Nele, os processos e serviços outrora integrados são identificados um a um e separados do fluxo de cada setor, sendo assumidos pelos CSCs, para que a administração e execução ocorra de forma segmentada. Isso dá, à empresa, a vantagem de atuar com foco em suas atividades-fim, ou seja, em seu core business.

Não é preciso grandes mudanças de infraestrutura e equipamentos para aplicar os Shared Services. O foco da mudança está em uma reorganização das práticas diárias de apoio e no uso dos sistemas comuns. Isso basta para dar a devida importância ao objetivo estratégico do negócio.

O CSC não é desvinculado da empresa, pelo contrário: ele é uma ferramenta integrada ao negócio e se propõe a criar estratégias administrativas, de processos e de transações, de forma a melhorar todos os serviços.

Tudo que está fora do escopo de atuação da empresa sai da ideia de “processos de negócios” e é encarado como uma questão estrutural, como se fosse um sistema ou algo à parte de que a empresa precisa para chegar aos seus objetivos finais.

Para entender melhor, vamos a um exemplo hipotético: um escritório contábil, por exemplo, tem seu foco de atuação na prestação de serviços contábeis. Na visão dos shared services, portanto, outras atividades inerentes ao seu funcionamento, mas que não são contábeis, são vistas como estruturas adicionais, como, por exemplo:

• Setor de compras;
• Recursos Humanos;
• Departamento Pessoal;
• Setor administrativo interno.

Veja como apenas, no fim das contas, as atividades contábeis são vistas como “o negócio” em si. E é essa visão que permite criar estratégias para melhorar esses diferentes serviços, promovendo formas claras de interação entre as diferentes áreas que os executam, dentro do fluxo total de atividades da empresa.

Isso traz, como benefícios, alinhamento e centralização das atividades por seus responsáveis.

Como surgiram os Shared Services?

Ainda na década de 70 surgia o conceito de CSC nos Estados Unidos. Já no Brasil, esse modelo de atuação foi trazido em meados da década de 90.

Entretanto, seu crescimento está mais evidente nos últimos anos. Ele surgiu como forma de facilitar integrações entre empresas que passaram por processos de fusões e aquisições e se consolidou como uma excelente ferramenta para integrar backoffices sem grandes transtornos e em espaços de tempo bem curtos.

Em 2012, a Totvs Consulting realizou um estudo que já mostrava a presença de aproximadamente CSCs no Brasil, com potencial de criação de mais de 1000.

Já em 2014, a Shared Services & Outsourcing Network (SSON) divulgou um relatório que apontava que, embora a América do Norte e a APAC (Ásia-Pacifico) dominassem a presença de CSCs entre as empresas, o potencial de crescimento da América Latina era evidente: quase 30% dos entrevistados citou-a como preferência em abertura de um CSC para a sua empresa, com preferência pelo Brasil em escala global.

Quais os benefícios do Shared Services?

Quando uma empresa opta por aplicar o conceito de shared services em suas atividades, dando ênfase ao seu objeto-fim, sem penalizar as rotinas secundárias, ela tem diversos ganhos, em todos os aspectos de seu funcionamento: estratégico, tático e operacional.

Os shared services beneficiam os processos, tornando mais rápida e eficiente a sua gestão. Confira as vantagens desse modelo de atuação:

Benefícios de nível estratégico

Quando uma empresa adota um modelo de CSC, ela torna as práticas de cada atividade lineares, fazendo com que o conhecimento não se perca ao longo do tempo, pois as rotinas são documentadas e aprimoradas e, inclusive, aproveitadas em outras áreas, de forma a tornar os setores crescentemente independentes, sem a necessidade de recorrer a terceiros.

Dessa forma, os setores estratégicos e suas ações são voltados a alcançar as metas relativas ao escopo do negócio, dando foco ao que é importante para si.

A empresa, ainda no planejamento estratégico, enxerga com mais clareza as relações de interferência e dependência interna entre as atividades. Isso permite estabelecer indicadores e KPIs que atendam a uma visão sistêmica do negócio, integrando resultados.

Benefícios de nível tático

Com processos e rotinas compartilhados, há ganhos nas escolhas práticas para o alcance das estratégias, ou seja: para a parte tática do negócio. A transparência das rotinas deixa claro as responsabilidades de cada um e favorece a melhoria contínua.

Além disso, gestores podem manter seu foco na especialização para dominar os processos que lhes cabem. E não somente os cargos de gestão têm esse benefício: cada colaborador, claro a respeito de suas responsabilidades, pode se preocupar em se especializar e aumentar seus conhecimentos sobre suas demandas, favorecendo o desenvolvimento de talentos internos.

Benefícios de nível operacional

Em termos operacionais, os ganhos dos CSCs são mais diretos: o nível de organização ganha novas dimensões, pois o fluxo de trabalho é definido e constante, sem interferência de atividades que se confundem.

Além disso, há ganhos de tempo de execução, economia de custos com mão de obra, melhor gestão financeira e maior facilidade de identificação de erros e gaps de processos. Até as auditorias são beneficiadas pelo modelo.

Evento Shared Services SAB

Para quem se interessa pelo tema e pretende aplicá-lo (e promover sua melhoria contínua, depois de implementado) em sua empresa, o encontro Shared Services SAB rende discussões importantes para a área.

O evento Shared Services SAB tem como proposta o compartilhamento de conteúdo, troca de boas práticas e experiências entre pares de mercado e encontro de executivos com fornecedores de solução de CSC.

Os temas que prometem ser abordados (por estarem sempre na pauta dos executivos) vão desde gestão da mudança, alinhamento de estratégias, tecnologias a serem incorporadas até vanguardas para o futuro dos CSCs. Serão 50 executivos convidados discutindo esses temas.

O Qive fará uma palestra no evento, acrescentando informações relevantes sobre a sua plataforma para os participantes.

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