Como fazer uma consulta NFE completa e verificar sua validade

Você tem ideia — seja no seu escritório contábil, seja na sua empresa — do trabalho que é direcionado para fazer o processamento de notas fiscais de manualmente? Especialmente, de realizar uma consulta NFE completa e a sua validade?

Além de obsoleta, essa forma de atuação sujeita sua empresa a inúmeros riscos, desde cometer erros que podem ser interpretados como má fé, até mesmo a possibilidade de nunca encontrar aquela determinada nota fiscal eletrônica (NFe), na hora em que mais precisa dela.

Tendo em vista toda a dificuldade em realizar a consulta nota fiscal completa de forma manual, preparamos esse artigo para que você compreenda que esse processo não é totalmente necessário, principalmente quando se é possível realizar a consulta NFe completa de maneira online.

Acompanhe o artigo e saiba mais sobre consulta nota fiscal completa!

O trabalhoso e ineficaz controle manual de NFes

Pois é, ainda existe muita gente acreditando que vale a pena passar horas e horas atrás de um fornecedor para obter XMLs e, sem conseguir achá-los, ficar à espera dos DANFes das NFes para realizar a consulta de nota fiscal completa.

E mais: depois disso, ainda ter que se dirigir ao portal da Sefaz, digitar a chave de acesso, identificar o captcha (aquelas letrinhas chatas) e — ufa! — fazer o download dos XMLs um a um.

Neste post, não estamos nos referindo ao resumo da NFe, mas sim à consulta NFe completa, na qual se identifica a sua validade. A diferença é que essa NFe completa somente fica armazenada no portal da Sefaz por um período de 180 dias, sendo substituída posteriormente pela sua versão resumida.

Você se pergunta como conseguirá armazenar todas as NFes completas com a validade, caso precisar delas após 180 dias para checar um erro ou qualquer outra ocorrência? Não há memória de computador que aguente, não é mesmo?

O processo de uma consulta NFe completa no site da Sefaz

Para realizar uma consulta Nfe completa e uma consulta da nota fiscal completa na Sefaz, enquanto ela estiver nesse sistema, é fácil. Basta seguir quatro passos:

1. Acessar o portal da Sefaz;
2. Encontrar a chave de acesso da NFe, localizada no topo direito do DANFe;
3. Preencher os dados para a consulta NFe completa e clicar em “continuar”;
4. Visualizar a NFe completa, incluindo a validade, ou seja: saber se a NFe é válida ou não.

Para checar a validade e a autorização de uso da NFe pela Sefaz — quando você chega à tela da consulta NFe completa — é preciso certificar-se das informações contidas no rodapé, onde constam os registros do status da NFe, isso é: se é autorizada ou válida, denegada, cancelada, ou ainda se contém qualquer outro registro relevante.

As orientações da Sefaz para obter a validade da NFe

O portal da Sefaz explica como se obtém a validade e autorização de uso da NFe:

“De maneira simplificada, a empresa emissora de NFe gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente (certificado digital), de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor”.

Mas não termina aí a obtenção da validade, segundo o portal:

“Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NFe), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria“.

Formas de simplificar o processo da consulta NFe completa

Se você deseja simplificar a localização de informações como essas, fundamentais para o reconhecimento da autenticidade de um documento fiscal, opte pela automatização da gestão desses documentos, evitando erros e dissabores.

Já existem ferramentas como o Qive, capazes, não apenas de automatizar os processos, mas também de gerar relatórios e armazenar todos os documentos fiscais. Integrado à Sefaz, a Qive permite o monitoramento e gerenciamento online, via web — ou seja, de qualquer dispositivo fixo ou móvel — de XMLs de NFes, NFCes, CTes e até NFSes.

Assim, em qualquer lugar e em qualquer hora, os documentos estarão reunidos para você em um único lugar. Dessa forma, você e sua equipe podem realizar a consulta NFe completa e da nota fiscal de forma fácil e rápida.

Quando você instala a Qive em seu escritório ou empresa (que está diretamente vinculado ao sistema da Sefaz), é possível realizar a consulta nota fiscal completa, ou de outros documentos fiscais, e fazer o download automaticamente.

Dessa forma, quaisquer buscas, seja uma consulta NFe completa ou uma consulta nota fiscal completa pela Qive podem ser realizadas posteriormente, mesmo após transcorridos os 180 dias de prazo da Sefaz.

Se você ainda não experimentou, faça um trial grátis e veja como os processos fiscais da sua empresa irão melhorar, principalmente em relação ao que pode vir a ser mai trabalhoso, como a consulta NFe completa ou a consulta de notas fiscais,além do seu armazenamento, é claro.

Viu como há meios seguros de simplificar a gestão e consulta NFe completa em seu escritório contábil ou mesmo em sua empresa? Evite erros e otimize os procedimentos internos. Há outros assuntos estratégicos com que se preocupar! 

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