Controle De Notas Fiscais De Entrada: Como Fazer De Forma Eficiente

A nota fiscal eletrônica (NF-e) já é uma obrigação em quase todas as empresas brasileiras. Ela simplifica e regula os processos de compra e venda dos produtos, tanto para os envolvidos, quanto para a própria SEFAZ — tornando indispensável um controle efetivo das emissões e recebimentos.

Os documentos fiscais comprovam as transações comerciais e o envio adequado dos impostos ao governo, evitando pagamentos errados ou desnecessários, além de incoerências que podem gerar a aplicação de sanções.

Para que você possa se informar sobre o tema, preparamos esse artigo. Confira como fazer o controle de notas fiscais recebidas de forma eficiente, para não ter problemas com fornecedores e com o Fisco!

Como fazer o controle de notas fiscais recebidas?

Desde pequenas empresas até as multinacionais, todas precisam fazer o controle consciente dos seus documentos. A tecnologia proporciona uma maior segurança e agilidade de dados, e hoje em dia softwares para gestão de notas fiscais são muito mais acessíveis.

Confira a seguir alguns métodos para receber e controlar NF-e!

Tenha uma rotina de recebimento de NF-e definida

É dever dos fornecedores enviarem as notas emitidas contra sua empresa por e-mail ou algum outro método, junto com a versão XML do arquivo. No entanto, sabemos que esse processo pode se tornar improdutivo, pois essa dependência gera atrasos de processos.

Por isso, é essencial que a sua empresa possua uma rotina bem definida sobre o recebimento das notas fiscais, para não depender de várias trocas de emails ou consultas na SEFAZ todos os dias.

Se optar pela consulta de nota fiscal na SEFAZ, estude os melhores horários para baixar os arquivos XML e defina x horas do dia ou x dias da semana para isso. Essa rotina é importante pois a consulta manual precisa ser feita 1 a 1, ou seja, é bem demorada.

Também é possível contar com um software de recebimento automático de NF-e e CT-e. Neste caso, não é necessário esperar por emails, consultar na SEFAZ e nem digitar a chave de acesso, pois o próprio software recebe o XML e o armazena em nuvem.

Armazene seus documentos em nuvem ou no ERP

O Home Office é uma tendência para o futuro, por isso, ficar armazenando documentos fiscais em computadores físicos não é mais apropriado.

A guarda de notas fiscais em nuvem é a solução mais segura e eficaz até hoje, isso porque os XMLs não serão perdidos em caso de sinistros, queima de HD, ou outros fatores externos, e também pela facilidade de acesso em qualquer lugar e dispositivo.

Agora, se a sua empresa possui um ERP ou servidor interno, certifique-se de alimentar esse sistema com as informações atualizadas sempre, e mesmo assim, ainda é válido possuir um backup na nuvem.

TOME NOTA: Para a fiscalização, o que importa é o XML dos documentos fiscais eletrônicos. O DANFE e DACTE são apenas espelhos, sem validade jurídica, que auxiliam na leitura do documento (por isso o “DA” de Documento Auxiliar).

Realize backups com frequência

Se você não utiliza um software que automatiza todo esse processo na sua empresa, então é importante sempre guardar uma cópia de segurança na nuvem (como já comentamos). Para isso, você pode usar a sincronização de dados em nuvem ou demais recursos informatizados.

Garanta a importação de XML sem erros no ERP

Um problema muito frequente em várias empresas que utilizam ERP é sobre o lançamento de NF-e, NFS-e e CT-e. O trabalho repetitivo de digitar a chave de acesso de diversos XMLs por dia pode causar muito retrabalho, isso porque depois de um certo tempo a visão do colaborador começa a cansar, e o procedimento burocrático pode gerar irritação.

A importação automática dos documentos fiscais no ERP é a melhor alternativa até o momento. O mesmo software que recebe os documentos da SEFAZ importa no ERP, e o profissional só precisa fazer validações de segurança, tornando todo o processo mais rápido, seguro e eficiente.

Como o uso de uma ferramenta específica pode ajudar?

A automatização de processos tem se mostrado uma grande parceira na realização das tarefas, e com o controle das notas fiscais não é diferente.

Fazer todas as etapas mencionadas acima de forma manual pode ser cansativo e complicado, um software especializado pode ajudar desempenhando-as automaticamente em questão de segundos, já que reúne os mecanismos adequados para que a companhia consiga administrar o departamento fiscal com excelência.

Por meio de um bom sistema de controle de recebimento de notas fiscais, é possível realizar a análise de vários aspectos delas e efetuar uma gestão efetiva com base nos resultados. Um dos softwares mais completos do mercado é o da Qive, veja algumas funcionalidades:

• Recebimento automático de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras;
• Armazenamento dos documentos fiscais em nuvem;
• Filtros e marcadores inteligentes para localizar qualquer nota em poucos segundos;
• Baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
• Geração de relatórios personalizados para apurar impostos;
• Possibilidade de realizar Manifesto do Destinatário em NFe e Desacordo do CTe;
• Importa XML direto no ERP, garantindo um lançamento até 80% mais rápido; e muito mais.

Como pode perceber, o controle do recebimento de notas fiscais pode contribuir muito para o crescimento da empresa, tornando-a mais produtiva e confiável quanto ao cumprimento das obrigações definidas em lei. Se você tem interesse em controlar seus documentos fiscais, inicie um teste grátis da Qive.

Por que é necessário controlar os documentos fiscais da empresa?

O controle de documentos fiscais é muito importante para o setor fiscal de uma companhia, tendo em vista que pequenos erros podem gerar diversos problemas, como gargalos e falhas que têm consequências negativas. Ao organizar seus documentos fiscais você garante:

1. Conformidade com a lei

Por lei, é obrigatório fazer a guarda de XML das Notas Fiscais da empresa pelo período mínimo de 5 anos. Caso haja uma fiscalização, pode ocorrer a aplicação de multa de mais de R$1.000,00 para cada Nota Fiscal não apresentada.

A partir dos documentos fiscais é feito também o balanço patrimonial da empresa, e o extravio desses arquivos pode comprometer as contas e futuramente gerar problemas com a Receita Federal. Portanto, organizar esses arquivos são garantia de que a sua empresa está em regularidade com o fisco.

2. Melhor conhecimento sobre o negócio

As notas fiscais têm muito mais importância do que um simples documento, tendo em vista que nelas estão registradas todas as informações necessárias para compreender como anda o fluxo de receitas e despesas de uma companhia.

Elas realmente são uma fonte riquíssima de dados, como os nomes de clientes, fornecedores, valores, prazos, natureza da movimentação, entre outros que, quando bem utilizados, podem ser muito úteis no controle interno do negócio, principalmente para entender sua situação atual.

3. Mais organização e produtividade

Entrar em contato com fornecedores para solucionar problemas é outra tarefa que pode demorar e criar uma brecha nos processos internos de uma empresa. A boa notícia é que isso também pode ser resolvido com esse controle, visto que basta ter acesso às notas para identificar se existe algo de errado.

Tudo isso também ajuda no aumento da produtividade, pois os colaboradores não precisarão gastar horas para desempenhar algumas atividades, como a busca por documentos solicitados.

4. Tomadas de decisão mais acertadas

Com o armazenamento, controle e a análise dos dados contidos nas notas fiscais, a companhia passa a ter métricas importantes em mãos.

Essas informações podem ser bastante úteis para ajudar nas futuras tomadas de decisão, como projeção de despesas, previsão de faturamento, necessidade de realizar empréstimos para investir a título de melhorias para a empresa, cobertura do capital de giro, entre outras ações.

Com o controle de notas fiscais recebidas, é possível compreender melhor para onde está indo e vindo todo o capital do negócio. Ao organizar e acompanhar todos esses documentos, também fica mais simples ter uma visão ampla de toda a operação rotineira, tornando qualquer tipo de iniciativa fundamentada em registros precisos e seguros.

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