Nota Fiscal eletrônica (NFe): o guia completo!

Você sabe para quais finalidades servem a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)? Trata-se de um documento obrigatório que é emitido nas transações comerciais (operações de compra e venda de mercadorias ou produtos).

Nesse sentido, existem diversos tipos de comprovantes e cada um apresenta uma utilidade diferente. Por isso, é importante conhecer as características de cada documento e, também, as normas fiscais sobre o assunto.

Além dessa questão, também é fundamental conhecer detalhadamente sobre as obrigações acessórias (qualquer obrigação tributária que não esteja relacionada ao pagamento de tributo ou de multa tributária) relacionadas a emissão do comprovante e o caminho ideal da NFe dentro da sua companhia.

Primeiramente, o termo obrigações acessórias pode sugerir que é algo secundário para as empresas. No entanto, de acordo com o artigo 113 do Código Tributário Nacional (CTN), a obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.

Dessa forma, quem descumprir a obrigação acessória terá que pagar multa e ela varia conforme cada penalidade.

O caminho ideal da nota fiscal, por sua vez, ajuda a sua empresa a fazer os procedimentos relacionados ao documento de forma adequada. Afinal de contas, são muitos comprovantes que precisam ser guardados (alguns deles precisam ser armazenados por, no mínimo, 5 anos). Dessa forma, quando a companhia é organizada, ela terá todas as notas fiscais sempre quando precisar.

Realmente esses procedimentos são complicados e não é segredo para ninguém que a legislação tributária brasileira é uma das mais complexas do mundo. No entanto, caso a sua empresa siga as leis, ela não terá problemas perante o fisco e não terá que lidar com o pagamento de multas ou juros.

Está interessado em saber mais sobre o tema?

Neste guia completo explicaremos detalhadamente o que é a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), abordaremos qual é o papel do certificado digital na emissão das Notas Fiscais eletrônicas, como consultar a NFe utilizando-se do certificado, explicaremos o que é uma nota fiscal e quais são os principais tipos de comprovantes.

Além disso, informaremos detalhadamente sobre as características mais importantes de cada tipo de nota. Acompanhe a seguir.  

Esclarecendo alguns termos

Além da importância de conhecer os tipos de notas fiscais, como destacamos anteriormente, também é de fundamental importância entender sobre outros termos corriqueiros em relação à rotina contábil e fiscal das empresas.

É importante, então, compreender as principais funções da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) dos Estados e dos tributos de sua competência. De acordo com a legislação tributária, os Estados têm competência para cobrar três impostos:

• Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): como o próprio nome já diz, trata-se de um tributo que incide sobre a circulação de mercadorias e serviços. Ele é um tributo não-cumulativo, ou seja, as empresas têm o direito de recuperar a quantia de imposto paga na aquisição de mercadoria junto ao fornecedor;
• Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): incide sobre os veículos automotores (carros, motos, entre outros);
• Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Transmissão (ITCMD): de acordo com o artigo 155 da Constituição Federal, este tributo incide heranças e doações de bens a título não oneroso, ou seja, gratuito. A herança é um exemplo disso.

Além disso, também é fundamental entender sobre as características do certificado digital e o funcionamento do XML. A primeira ferramenta tem um papel fundamental na consulta e emissão das notas. O XML, por sua vez, ajuda as empresas a reduzirem diversos custos.

Realmente são muitos os conhecimentos necessários para ter uma rotina contábil e fiscal de sucesso no seu negócio. No entanto, eles farão toda a diferença, pois eles ajudarão a sua empresa a otimizar a produtividade com esses procedimentos e diminuir gastos. Além disso, será possível direcionar mais as suas atenções em relação aos pontos estratégicos da companhia.

O que é a SEFAZ?

A Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) faz referência a um órgão ligado ao Ministério da Economia. A SEFAZ é o órgão responsável por fazer o controle de todas as fontes de receitas e despesas dos Estados e do Distrito Federal.

Vale destacar que a maior parte das receitas obtidas acontecem por meio da arrecadação de tributos (entre eles estão os impostos e taxas relativas a alguns serviços públicos prestados pelos Estados) e repasses de recursos, estabelecidos pela Constituição Federal, por parte da União.

Entre as principais funções do órgão estão a fiscalização, arrecadação, pagamentos e a contabilização de todos os recursos financeiros obtidos por cada uma das 27 unidades federativas.

Além disso, a SEFAZ ainda presta serviços de suporte com a intenção de facilitar o cumprimento das obrigações tributárias principais ou acessórias (como a circulação de notas entre empresas).

Vale destacar que a Secretaria de Estado da Fazenda tem competência para cobrar três impostos. Abordaremos sobre eles detalhadamente na sequência.

ICMS

Esse tributo faz referência ao Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços. Ele é instituído em todo o país e a alíquota varia de acordo com cada Estado.

O imposto incide em várias operações. Entre elas estão a circulação de roupas, eletrodomésticos, veículos, etc. Por causa dessa característica, trata-se do principal tributo arrecadado pelos Estados.

Vale destacar, ainda, que os contribuintes do ICMS são pessoas jurídicas (empresas cadastradas na SEFAZ). No entanto, o tributo é classificado como não cumulativo, ou seja, não se acumula na cadeia produtiva. Dessa forma, uma companhia tem o direito de recuperar o ICMS pago na compra de um produto junto ao fornecedor, ou seja, ela só paga o tributo efetivamente na venda.

Agora, você deve estar se perguntando: como funciona esse mecanismo?

Imagine que ao adquirir um produto de R$100,00 junto ao fornecedor, tenha pago R$10,00 de ICMS. Depois, você revendeu a mercadoria por R$150,00 e pagou R$15,00 desse tributo. Dessa maneira, a sua empresa pagará apenas R$15,00 de imposto e não R$25,00 (terá o direito de recuperar perante ao fisco R$10,00).

O que é certificado digital?

Essa ferramenta faz referência a uma identidade eletrônica destinada para as pessoas físicas ou as empresas. Podemos dizer que o certificado digital equivale a uma carteira de identidade no mundo virtual.

Nesse momento, é comum surgir a seguinte dúvida: por qual motivo o certificado digital equivale a uma carteira de identidade no meio virtual? Isso acontece porque, por meio do certificado, é possível obter a versão eletrônica dos seus documentos.

Dessa forma, com essa ferramenta, você garante a autenticidade do documento. Isso é assegurado por meio da criptografia. Por causa dessa questão é possível garantir que um determinado comprovante é seu, ou seja, não será preciso apresentar o documento presencialmente.

Vale destacar que essa ferramenta está disponível no Brasil desde 2001, quando foi implementada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil).

Por causa de suas propriedades, o certificado digital também é extremamente útil na assinatura de documentos. Isso porque, por meio dessa ferramenta é possível obter a assinatura digital. Ela é encarregada de garantir a autenticidade em transações efetuadas no ambiente virtual.

Com essa tecnologia, é possível verificar cada usuário e cada documento autenticado. Essas características, somadas, garantem legitimidade aos documentos digitais, que passam a ter validade jurídica.

Tipos de certificado digital

Existem diversos tipos de certificado digital e cada um é indicado para um propósito diferente. Nesse sentido, é fundamental conhecer as características de cada categoria para que você possa escolher o modelo ideal para o seu negócio. 

Pensando nisso, na sequência, apresentaremos os principais tipos existentes no mercado:

Certificado tipo A

Ele também é conhecido como assinatura digital e trata-se do tipo mais utilizado no mercado, pois ele serve para fazer assinaturas digitais em todos os tipos de documentos. As principais funções dessa ferramenta são: identificar o assinante, conferir a autenticidade da operação e garantir a integridade do documento assinado.

Devido à sua versatilidade, esse modelo é o mais indicado para os autônomos ou profissionais liberais de diferentes áreas que precisam utilizar a certificação digital. As empresas e órgãos públicos que apresentam altas demandas de validação de documentos. Isso ajuda a reduzir o trabalho de validação de documentos em papel e ajuda a diminuir gastos.

Certificado tipo T

Esse certificado é conhecido também como carimbo do tempo ou timestamp. Trata-se de um tipo de documento eletrônico lançado por uma parte confiável, que evidencia que um determinado dado digital existia numa determinada data e hora no passado. O objetivo é atestar que as informações presentes estão corretas.

Dessa forma, podemos afirmar que essa ferramenta é importante para validar o documento, a hora em que ele foi feito e a data. Isso é extremamente importante, pois esses dados poderiam ser facilmente adulterados.

Por isso, o certificado tipo T é usado juntamente com outros tipos de certificados digitais e ele é importante para assegurar a temporalidade de documentos importantes.

Certificado tipo S

Esse certificado é utilizado com o intuito de proporcionar sigilo às transações (garante somente que as pessoas específicas tenham acesso aos dados). Com ele, é possível fazer a criptografia dos dados de um documento. Dessa maneira, ele só poderá ser acessado por meio do uso de um certificado digital autorizado para abrir o arquivo.

Com isso, um documento com conteúdo sigiloso se torna inacessível aos indivíduos indesejáveis, o que garante uma maior segurança da informação. É usado comumente para o envio ou o armazenamento de arquivos de forma segura. Portanto, essa ferramenta é bastante útil para as organizações que precisam proteger digitalmente informações de valor.

Como consultar NFe com o certificado digital na Qive?

Como fazer a consulta da nota fiscal eletrônica com o certificado digital? Ou melhor, como fazer todo esse processo no Qive?

O certificado do tipo A1 é o tipo ideal para o modela Qive. Isso porque, ele fica armazenado no computador e vale por um ano, sem a necessidade de cartões ou tokens a cada utilização. 

Na instalação do certificado digital A1, basta seguir os seguintes procedimentos:

• Primeiramente, clique no botão “escolher arquivo” e selecione o arquivo do Certificado Digital em seu computador. O documento deve ter formato .pfx, ou .p12;
• Digite a senha do certificado no campo denominado “senha do certificado”;
• Clique em “enviar certificado”.

O que é XML?

Os arquivos com o formato XML fazem referência a um arquivo de texto semelhante em relação aos de formato PDF ou doc. O XML é uma linguagem de marcação, um agregado de códigos que podem ser aplicados a dados ou textos para serem lidos por computadores ou pessoas através de modos específicos. 

Enquanto o comprovante fiscal é enviado ao cliente, o arquivo XML fica armazenado digitalmente, pois ele pode ser utilizado para consultas posteriores, ou seja, é como se fosse a mesma nota fiscal que já foi emitida, só que no formato eletrônico.

Além de armazenar as notas fiscais, o arquivo XML é utilizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) no momento do lançamento da nota fiscal. Nesse documento, também estão presentes todas as informações necessárias e obrigatórias que o contribuinte precisa prestar ao órgão fiscalizador.

Pelo fato do XML ser um arquivo digital, essa ferramenta ajuda a reduzir os custos nas empresas. Isso acontece porque não é necessário destinar um grande espaço físico com o intuito de armazenar as notas fiscais. Com a digitalização, é possível guardar esses documentos na nuvem ou no próprio computador.

Além disso, a consulta das notas fiscais se torna facilitada. Com isso, você poderá ver rapidamente todos os gastos do seu negócio. Dessa forma, será mais fácil pensar em ideias que possam ajudar o seu empreendimento a diminuir os gastos com tarefas supérfluas ou burocráticas e que não fazem parte da área estratégica da sua companhia.

Nota Fiscal em XML

Primeiramente, vale destacar que o arquivo XML é uma forma de padronizar a nota fiscal e facilitar o acesso às informações presentes nela (seja por parte dos órgãos fiscalizadores, pela sua empresa etc.). Além disso, é dessa maneira que a Receita Federal tem acesso aos dados do seu negócio. Por isso, é muito importante que tudo esteja de acordo com as normas definidas por esse órgão governamental.

Todo o procedimento de emissão do arquivo XML costuma ser rápido e isso gera muitos benefícios para o seu negócio. Entre eles está a segurança de que você está seguindo corretamente a lei, afinal de contas, a emissão da nota fiscal é obrigatória  assim como sua guarda (seja você emitente ou destinatário do documento).

Na maioria das vezes, o ideal é contar com um software ou uma ferramenta de gestão para baixar XML e emitir esse formato de documento. Isso porque, esse trabalho pode demandar muito tempo. 

DANFe

Você sabe o que é DANFe?

Trata-se do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e esse comprovante faz referência a uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica.

Entre as principais funções desse documento está a possibilidade de facilitar o acesso e conferir os dados presentes na NFe. Esse procedimento é feito por meio do código de barras e da  chave numérica de acesso.

Além disso, esse documento também é obrigatório para a circulação de mercadorias ou produtos. Ele ajuda na escrituração das informações registradas na NFe, nos casos em que o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão da nota fiscal. Podemos afirmar, portanto, que o DANFe funciona como se fosse um comprovante da operação.

Novidades DANFe 2019

Em 2019, houveram algumas mudanças no download de XMLs das NFes.

Por que armazenar os DANFes?

É importante destacar que o arquivo deve ser armazenado no prazo de até cinco anos e no formato XML. O não armazenamento das notas fiscais pode gerar multas que podem ultrapassar R$1.000,00 por documento não apresentado em uma fiscalização.

Realmente é muito importante gerar DANFe, não é mesmo? Além dessas questões já mencionadas, vale destacar ainda que esse comprovante exerce também a função de recibo, ou seja, trata-se ainda de um comprovante que uma determinada mercadoria foi entregue ao destinatário, caso o canhoto tenha sido assinado.

Qual é a importância do DANFe?

Esse documento foi criado com o intuito de agilizar o procedimento de conferência dos produtos durante o processo de fiscalização de cargas. Dessa maneira, todo veículo que transportar algum produto deve ter esse documento.

O principal objetivo do DANFe é comprovar a origem e o destino de cada mercadoria. Se faltar alguma informação nele, todo o material presente no veículo será apreendido e a companhia provavelmente será multada.

Nesse sentido, podemos afirmar, portanto, que o DANFe facilita a consulta da regularidade dos comprovantes fiscais. Isso é extremamente importante para quem entrega e também aos clientes que recebem as mercadorias, o que garante mais segurança na operação.

Por outro lado, se acontecer alguma diferença entre a DANFe e nota fiscal é um indício de que alguma coisa deva estar errada. Isso pode significar, por exemplo:

• a empresa não é legalizada;
• fornecedor utilizou CNPJ clonado para emitir o DANFe;
• produtos foram falsificados ou contrabandeados.

Quais são as informações obrigatórias nesse documento?

Muitos contribuintes apresentam dúvidas neste momento, pois é necessário colocar vários dados nesse comprovante fiscal. A chave de acesso da nota e o código de barras são algumas das informações que precisam constar no arquivo, no entanto, não são as únicas.

Outras informações precisam estar presentes., entre elas estão: a data e o horário da saída da mercadoria, natureza da operação, descrição dos bens, identificação da transportadora e a placa do veículo que vai fazer o transporte dos produtos.

Somado a esses dados, é preciso  conferir as seguintes informações no momento de consultar a DANFe:

• Número e série da NF-e;
• Dados de identificação do emissor, como CNPJ, razão social e inscrição estadual;
• Chave de acesso e código de barras;
• Número total de páginas do comprovante.

O que é uma nota fiscal?

Trata-se de um comprovante obrigatório que precisa ser lançado após qualquer venda. Vale destacar que a não emissão desse documento é ilegal e é considerada sonegação.

Isso porque, o documento registra a transação e é com base nas informações presentes nele que serão definidos os tributos a serem pagos por parte da empresa. Caso alguma companhia não entregue a nota fiscal depois da compra, o cliente deve exigi-la.

A NFe facilitou bastante a vida das organizações, já que ela não precisa ser impressa. Com isso, não há o risco de a nota ser extraviada e diminui gastos (não é necessário destinar um grande espaço físico com o intuito apenas de armazenar esses documentos).

Além disso, a nota serve também como comprovante de compra que pode ser usado pelo comprador caso ele queira solicitar serviço como a troca, garantia ou a devolução de um produto.

Para que serve a nota fiscal?

Trata-se de um comprovante obrigatório de todas as transações comerciais. Os principais objetivos da NFe são registrar as trocas comerciais e controlar o recolhimento de impostos.

Considerando isso, podemos perceber que a nota facilita no controle financeiro da organização, pois ela demonstra o quanto de dinheiro entrou e saiu do caixa. A nota fiscal também é uma forma de proteção do cliente, pois garante os direitos dele reclamar do produto ou poder trocá-lo.

Quais os tipos de notas fiscais existentes?

Existem três tipos principais de notas fiscais no mercado, são eles: NFe, NFSe e NFCe. Abordaremos sobre as principais características de cada categoria detalhadamente na sequência:

NFe

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é utilizada nas transações efetuadas entre empresas. Essa nota pode ser operada nas negociações de um produto ou  mercadoria 

A validação do documento depende da assinatura digital e da autorização da SEFAZ de cada Estado. Por meio desse documento, o fisco consegue determinar o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) a ser pago pelas organizações.

Como realizar a consulta de Nfe?

Há diversas plataformas online que possibilitam a consulta da NFe de forma simples e prática.

Essas ferramentas apresentam vários pontos positivos, como a possibilidade das empresas otimizarem a sua produtividade, reduzirem o número de erros, diminuirem o tempo na execução das tarefas burocráticas, automatizarem a gestão fiscal e tributária, e focarem no aspectos mais importantes do negócio.

Benefícios da NFe

O benefício de uma Nota Fiscal Eletrônica são muitos:

• Redução de custos do papel impresso;
• Promove mais vendas pela internet;
• Aumenta a segurança dos processos fiscais;
• Reduz as chances de erros em todo o processo;
• Aumenta a produtividade do negócio e automatiza processos.

Entenda mais sobre a NFe!

Manifestação do Destinatário

A manifestação do destinatário é um evento da NFe. Esse processo acontece para informar o fisco sobre produtos e serviços prescritos na nota fiscal eletrônica. 

O registro de eventos é um mecanismo de autenticação de quem recebeu a NFe e permite que o destinatário avise ao fisco sobre notas emitidas por terceiros com ou sem o seu conhecimento.

Neste conteúdo, há tudo o que você precisa saber sobre manifestação do destinatário.

O Qive é um emissor de nota fiscal eletrônica?

O Qive não trabalha com a emissão de nota fiscal.

A empresa tem como objetivo oferecer ferramentas que possam otimizar as atividades das empresas no que se referem aos processos burocráticos com documentos fiscais, ou seja, podemos dizer que a Qive é uma plataforma de gestão e consulta de documentos fiscais de entrada, ou seja, de compra.

NFSe

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) é utilizada na prestação de serviços. Podem ser de uma pessoa jurídica à outra ou entre uma empresa e um consumidor. Muitos profissionais autônomos e liberais (advogados, publicitários, entre outros) emitem essa nota.

A NFSe precisa ser lançada juntamente com a prefeitura na qual o CNPJ está inscrito. Esse documento está diretamente ligado ao ISS (Imposto Sobre Serviços) que é um tributo de competência municipal.

Como consultar a NFSe na Qive?

Na Qive, a consulta das NFSe é muito simples e completa, já que é possível verificar todas as NFSe emitidas contra o CNPJ da empresa. Para fazer essa consulta, você só precisa:

1- Criar a sua conta grátis ou, caso seja usuário, faça login e senha;

2- Entre no Painel de Acesso às Notas Fiscais de Serviço;

3- Clique no botão “Recebidos”;

4- Para configurar o acesso às prefeituras, clique na engrenagem;

5- Depois, clique em “Consultar”.

Viu como é fácil? Saiba mais sobre a consulta de NFSes com a Qive!

O Qive é integrado a mais de 150 prefeituras em todos o país para consulta, gestão e download de Notas Fiscais de Serviço. 

NFCe

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe) faz referência ao comprovante entregue para o cliente. Por causa dessa característica, esse documento é bastante comum no varejo, farmácias, restaurantes e outros locais.

O comprovante possibilita que o comprador verifique o que foi comprado. Nesse cupom consta o dia e o horário que o produto foi adquirido, condições de pagamento, nome da empresa e a descrição da mercadoria.

A NFCe é impressa no momento da compra. Esse papel tem a chave de acesso e o QR Code para que o cliente possa verificar a veracidade do documento. Esse procedimento é feito por meio de uma consulta no portal estadual da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica. Nesse local, o cliente só precisará dessas duas informações para checar a autenticidade.

Qual a relevância da Qive atualmente?

O Qive é uma plataforma SaaS (Software como Serviço) que possibilita a gestão de documentos fiscais de forma rápida e eficiente.  A plataforma também ajuda as empresas, de diferentes segmentos, a tomarem decisões seguras baseadas em dados que constam nesses documentos.

Agora, você deve estar se perguntando: quais são as vantagens de uma ferramenta como a Qive? O principal aspecto positivo é que a empresa acessa o programa diretamente pela internet e não precisa se preocupar com a instalação e configuração do software. Muito prático, concorda?

Funcionalidades da Qive

Vale destacar, ainda, que a Qive tem várias funcionalidades. Entre elas, estão:

Download automático da NFe

Na Qive, é possível baixar automaticamente as NFes, de maneira fácil e muito prática. Assim, a plataforma consulta, baixa e salva todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa. Tendo em vista a facilidade, que tal investir logo nessa funcionalidade?

Consulta de CTes

Essa funciona indica que a plataforma da Qive baixa e consulta as CTes emitidas direto do Sefaz. Mas o que é CTe? CTe é um Documento de Transporte Eletrônico, ou seja, um documento fiscal que acompanha a prestação de serviços de transporte.

Entenda melhor sobre a emissão e consulta de CTEs!

Gestão de documentos fiscais

O armazenamento de notas fiscais, junto com a organização, é extremamente fundamental para diversas empresas. E, por conta disso, a Qive conta com a funcionalidade de fazer a gestão de notas fiscais de maneira automatizada e muito prática.

O painel da plataforma permite ver, imprimir, buscar, filtrar por período, fornecedor, entre outras coisas, as NFes, NFCe, NFSe e CTe.

Importação de XML

Como já foi dito neste artigo, a importação e o armazenamento dos arquivos XMLs são fundamentais para manter  a gestão fiscal da empresa em ordem. Por conta disso, na plataforma da Qive, você pode baixar arquivo XML de forma automática e de maneira muito simples.

Além disso, com o aplicativo, é possível armazenar os diversos documentos fiscais (XML das NFes, NFCes, NFSes, CTes e CFes), com segurança.

Manifestação do destinatário

O Qive permite efetuar a manifestação do destinatário para NFes. Esse processo é muito importante para a segurança de diversas empresas.

Não fazer essa manifestação, no entanto, pode gerar algumas consequências.

Veja mais informações sobre a manifestação do destinatário neste artigo!

Contabilidade

Para os contadores, a Qive tem um espaço específico, chamado Painel do Contador. Nesse painel, é possível fazer o fechamento do mês de cada cliente. Isso torna a comunicação entre contador e cliente muito mais eficaz e assertiva. Além de gerar inteligência fiscal e agilidade na entrega de obrigações fiscais.

Ficou alguma dúvida?

Neste conteúdo, você teve contato com diversos temas dentro do universo fiscal e contábil. Se surgir qualquer dúvida, volte nesse guia quantas vezes for necessário!

É fundamental ter conhecimento sobre vários dos assuntos abordados aqui, principalmente se você trabalha com a parte financeira ou  fiscal de uma empresa. 

É importante saber, por exemplo, sobre os tipos existentes de notas fiscais, das regras presentes na legislação tributária, da importância de ter os documentos armazenados e organizados, enfim, tudo para que a sua empresa possa cumprir todas as obrigações conforme a lei e, assim, evitar que tenha problemas perante os órgãos fiscalizadores.

Gostou do guia? Conte pra gente nos comentários! Ou então, inicie seu teste grátis