SPED Fiscal: O Guia Completo sobre Sistema Público de Escrituração Digital + Material SPED Gratuito!

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Neste artigo, descubra o que é SPED FISCAL. Veja também a importância do documento para as empresas, prazos e multas a evitar.

Nos últimos anos, os avanços tecnológicos não param de crescer, influenciando todas as partes da vida cotidiana. Isso não poderia ser diferente para a contabilidade. Nesse contexto de inovação tecnológica dentro da área contábil, surgiu o SPED:  Sistema Público de Escrituração Digital, que busca simplificar os processos de declaração fiscal. 

Instituído há mais de 10 anos, o SPED, inicialmente, representou um desafio para os contadores e empresários por causa da maior burocratização. Porém, hoje é possível analisar os vários benefícios da sua criação. 

Então, para entendermos melhor as vantagens dessa ferramenta, neste artigo explicaremos alguns pontos principais contidos no SPED Fiscal, que é um dos vários módulos do SPED. Confira!

Afinal, o que é SPED Fiscal?

O SPED, instituído em meados de 2007, tem como principal objetivo modernizar e simplificar os processos e as declarações fiscais para os contribuintes.

Contando com a modernização e a tecnologia, o SPED facilita também o acesso das informações fiscais para as Secretarias da Fazenda. 

Além disso, ele representa um conjunto de projetos que institui diversos tipos e modelos de arquivos digitais, tidos como obrigações acessórias para os contribuintes a nível nacional. 

Nesse sentido, para cada tipo de obrigação acessória há um módulo do SPED, que, por sua vez, é dividido em diversos tipos de programas validadores disponibilizados pela Receita Federal do Brasil, tendo cada um deles seu modelo, leiaute, regras individuais de validação e transmissão. 

Neste texto, trataremos especialmente do SPED Fiscal, que é um arquivo digital formado com os dados e as informações da escrituração fiscal, de interesse do fisco das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil. 

Inicialmente, é preciso ressaltar que, por estar diretamente ligado às obrigações acessórias estaduais, o SPED ICMS/IPI conta com maiores especificações para cada UF. A seguir veremos mais detalhes sobre esse módulo. 

Qual a função do SPED Fiscal?

Resumidamente, o SPED Fiscal é o conjunto de informações e dados da escrituração fiscal. 

Essa questão deve ser o ponto principal a se ter em mente quando o assunto é SPED, visto que ele substitui a escrituração fiscal e a obrigatoriedade de impressão dos livros fiscais. 

Por isso, é imprescindível ter em mãos todas as obrigações acessórias acerca da escrituração que estavam em vigor antes da Receita Federal do Brasil estabelecer o atual formato digital. 

Em relação aos prazos, a periodicidade do SPED Fiscal acompanha a mesma regra da escrituração fiscal. 

Assim, os arquivos e a apuração de ICMS e de IPI são feitos de forma mensal, com referência do primeiro ao último dia de cada mês, e a transmissão é feita no mês seguinte ao do fato gerador. 

Além disso, temos como fato gerador a data da emissão dos documentos fiscais, ou seja, a data em que aconteceu a circulação da mercadoria, bem ou prestação de serviço. 

Por fim, as informações contidas nesse arquivo são de interesse do fisco, e seu formato é determinado através do leiaute SPED. 

Quais são as vantagens no SPED Fiscal?

Podemos encontrar vários benefícios em todo o projeto SPED instituído pela Receita Federal, além de inúmeras vantagens para todos os envolvidos nesse vasto processo, desde contribuintes, secretarias da fazenda, contadores, auditores e a quem mais possa interessar as informações fiscais das empresas. 

Outra vantagem é que com o SPED foi possível, em primeiro lugar, tornar digital os arquivos e os livros físicos, em que todas as informações fiscais e contábeis das empresas podem ser consultadas e mantidas. 

Além disso, o fato de ser um leiaute padrão, ou seja, um padrão de declaração que alcança todos os contribuintes a nível nacional, mesmo tendo particularidades para cada unidade de federação, tornou mais simples para os contadores e contribuintes a troca de informações e a experiência acerca de um modelo com regras de validação que são seguidas por todos. 

Como prova de suas vantagens, a Receita Federal publicou em seu portal exclusivo voltado para o SPED uma relação com os benefícios que a própria secretaria julgou como importantes quanto à criação do projeto. A lista conta com 18 tópicos simples que merecem a atenção de todos. 

Qual a diferença entre SPED Contábil (ECD) e SPED Fiscal (EFD)?

O SPED Contábil ECD (Escrituração Contábil Digital) substitui o livro contábil em papel e registra digitalmente os dados contábeis, como balanços e lançamentos contábeis. Ela segue as normas do Conselho Federal de Contabilidade, atendendo exigências fiscais e contábeis. A entrega da ECD é anual, até maio do ano seguinte ao período de referência.

Já o SPED Fiscal, substitui os livros fiscais em papel e registra eletronicamente as operações fiscais e informações tributárias. Abrange impostos como ICMS, IPI, PIS, COFINS, exigindo o envio detalhado de informações sobre notas fiscais, estoques e documentos fiscais. A entrega da EFD é periódica e varia conforme a legislação estadual ou municipal, geralmente mensal.

Ou seja, em resumo, o SPED Contábil (ECD) trata dos registros contábeis digitais, enquanto o SPED Fiscal (EFD) trata dos registros fiscais relacionados a impostos.

Quais os principais módulos do SPED Fiscal?

Como dito anteriormente, o projeto SPED conta com diversos módulos, mas todos conversam entre si em relação aos dados e às informações prestadas através deles. 

O principal módulo do SPED, sem dúvidas, é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Sim, apesar de num primeiro momento não parecerem documentos relacionados, a NFe foi o primeiro módulo do Sistema Público de Escrituração Digital. 

Portanto, não há forma de tratarmos do SPED sem citar a Nota Fiscal Eletrônica. Isso, principalmente, porque foi a partir da evolução do número de contribuintes credenciados nesse projeto que todos os outros foram ganhando força, através da imposição da obrigação pelo fisco.

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Além da NFe, os principais módulos do projeto SPED são todos os que envolvem a escrituração fiscal e contábil. Sendo assim, são eles: EFD Contribuições, ECD, ECF, e EFD ICMS/IPI. 

Veja, na sequência, os detalhes de cada um desses módulos:

Escrituração Fiscal Digital – EFD Contribuições

A EFD Contribuições é uma obrigação acessória que inclui a apuração e a demonstração do cálculo de PIS e COFINS, bem como da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

Escrituração Contábil Digital

A ECD gira em torno das obrigações e da escrituração contábil, bem como seus livros auxiliares, como o Livro Diário, Livro Razão, Livro Balancetes Diários, Balanços e as fichas de lançamentos.

Escrituração Contábil Fiscal

A ECF é uma declaração ou obrigação acessória que substitui a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) desde 2014. Essa declaração fornece informações sobre as operações que interferem na Base de Cálculo e no valor devido de IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido). 

Escrituração Fiscal Digital – ICMS/IPI

A EFD ICMS/IPI inclui informações sobre a apuração e o cálculo de ICMS e IPI. É considerada uma das maiores obrigações acessórias em volume de arquivos enviados ao ambiente SPED.

Quais os principais erros que precisam ser evitados?

Embora já tenha se tornado repetitivo, o ponto crucial do SPED é sempre o mesmo: o SPED é a forma digital de toda obrigação acessória instituída anteriormente a ele. 

Sendo SPED ICMS/IPI, SPED Contribuições ou qualquer um dos módulos, é importante ter em foco que todas as falhas, erros e principais pontos devem seguir as orientações de cuidado e relevância de informações já tratados em períodos anteriores ao da entrega das obrigações em formato digital. 

De uma forma geral, tentando abranger todo o projeto SPED, podemos citar alguns erros básicos, como: 

Falta de informação: 

A gestão de documentos fiscais é o ponto principal dentro da contabilidade e da administração para as empresas e para os contadores. Assim, o fato de não declarar um determinado documento fiscal e tudo que envolve a sua declaração é um erro fatal. Tendo em vista que todos os módulos do SPED conversam entre si, e a falta de declaração de documento no SPED Fiscal gera inconsistência entre o EFD ICMS/IPI e o EFD Contribuições e toda a sua escrita contábil, é um ponto que deve ser observado com cautela. 

É preciso ressaltar que a principal função de um documento fiscal é declarar o fato gerador, quando ocorreu a operação – que gera o recolhimento dos impostos –, a obrigação financeira entre um comprador e um fornecedor, ou entre um prestador de serviço e um tomador de serviço, e diversas outras questões e obrigações que acompanham os documentos. Sabendo dessa função, a emissão de um documento fiscal gera, consequentemente, a obrigação fiscal da declaração para os contribuintes envolvidos na operação, então a simples não declaração de um documento fiscal é um erro grave.

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Atraso na entrega

O prazo para a transmissão de cada arquivo do SPED fiscal é específico, sendo que a transmissão em atraso de qualquer uma dessas declarações consideradas como obrigações acessórias para os contribuintes são passíveis de multas. Para compreender melhor, observe alguns exemplos:

Multas aplicáveis à transmissão em atraso da ECD

A ECD deve ser transmitida anualmente ao SPED contendo a totalidade dos registros e das demonstrações contábeis da empresa. Pela legislação vigente, o arquivo com as informações deve ser transmitido até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte. 

No Manual de Orientação da ECD, no tópico Multa por atraso na Entrega da Escrituração Digital, consta um exemplo da aplicação da multa: “Se o prazo de entrega termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 1.500,00 (empresas tributadas pelo lucro real). O valor é mantido até o último dia de julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$3.000,00. E assim sucessivamente. Ainda há possibilidade de redução de 50% no valor da multa a ser paga, caso a escrituração digital seja entregue após a data limite e antes de qualquer procedimento de ofício”. 

Em suma, a entrega por espontaneidade do contribuinte, antes de ser notificado, gera uma redução no valor da multa. 

Multas aplicáveis à transmissão em atraso da EFD-Contribuições

A EFD-Contribuições deve ser transmitida mensalmente ao SPED até o décimo dia útil do segundo mês subsequente à competência das operações registradas no arquivo. Da mesma forma que na ECD, a legislação da EFD-Contribuições explicita as multas aplicáveis. No Guia Prático da EFD-Contribuições, seção 4 – Da apresentação do arquivo, você encontra a orientação sobre a multa.

Multas aplicáveis à transmissão em atraso da ECF

A ECF deve ser transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte. As multas aplicáveis variam conforme dois casos: 

• A pessoa jurídica tributada pelo lucro real, caso não apresente a declaração ou a apresente em atraso, está sujeita à multa de multa de 0,25% do lucro líquido antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, por mês calendário ou fração; limitada a 10%.

Ainda, é limitada a R$ 100.000,00 caso no ano-calendário anterior a receita bruta total seja igual ou inferior a R$ 3.600.000,00, e limitada a R$ 5.000.000,00 para as demais pessoas jurídicas.

A multa será reduzida conforme o prazo de apresentação:

• 90% quando o livro for apresentado em até 30 dias após o prazo;
• 75% quando o livro for apresentado em até 60 dias após o prazo;
• 50% quando o livro for apresentado após o prazo, antes de procedimento de ofício; e
• 25% se houver apresentação no prazo fixado em intimação.

Por fim, em caso de apresentação da ECF com informações inexatas, a multa aplicável é 3% do valor omitido, inexato ou incorreto, não inferior a R$100,00. A multa não será devida se forem corrigidas as inexatidões, incorreções e omissões antes de qualquer procedimento de ofício. Caso a correção ocorra no prazo fixado em intimação, a multa será reduzida em 50%.

• O segundo caso diz respeito à pessoa jurídica NÃO tributada pelo lucro real: se não apresentar a declaração ou houver atrasos, ela está sujeita à multa de R$ 500,00 por mês calendário ou fração para pessoa jurídica em início de atividade ou imune ou isenta, que na última tenha apurado pelo Lucro Presumido ou pelo Simples Nacional. Para as demais pessoas jurídicas, o valor é de R$1.500,00 por mês calendário ou fração. Se a obrigação for cumprida antes do procedimento de ofício, essa multa é reduzida pela metade.

Ainda, se a obrigação for entregue com informações inexatas, incompletas ou omitidas, a multa é de 3% do valor das transações comerciais ou operações financeiras da pessoa jurídica ou de terceiros responsáveis pelo setor tributário.

Multas aplicáveis à transmissão em atraso EFD-ICMS/IPI

A ICMS/IPI ou SPED Fiscal deve ser transmitida mensalmente ao SPED em datas determinadas pela administração tributária da unidade federada. Em São Paulo, por exemplo, o prazo de entrega é até o dia 20 do mês subsequente. Já em Minas Gerais, o prazo é até o dia 15 do mês subsequente, de acordo com a legislação vigente.

Além disso, por ser uma escrituração que abrange tributo federal e estadual, IPI e ICMS, a empresa fica sujeita às multas de competência estadual e federal.

Cada Unidade Federativa prevê em sua legislação do ICMS as multas cabíveis no caso de não cumprimento da EFD-ICMS/IPI. Por isso, consulte a legislação ou a Secretaria da Fazenda onde está localizado o estabelecimento da sua empresa para determinar a multa aplicável.

A multa de competência da Receita Federal está prevista no Regulamento do IPI – Decreto 7212/2010, art. 272 c/c art. 453 e art. 592, com a redação do art. 57 da Medida Provisória 2.158-35/2001 e posteriores modificações, que dispõe: R$ 500,00 por mês calendário ou fração para pessoa jurídica em início de atividade ou imune ou isenta, que na última tenha apurado Lucro Presumido ou pelo Simples Nacional; R$ 1.500,00 por mês calendário ou fração para demais pessoas jurídicas. 

Essas multas serão reduzidas à metade quando a escrituração digital for apresentada após o prazo, antes de qualquer intimação ou fiscalização.

Quais os benefícios do projeto?

O projeto SPED trouxe alguns benefícios para as empresas no Brasil, como redução de custos de impressão e armazenamento físico dos registros e à agilidade no acesso e na conferência das informações prestadas pelos contribuintes.

Afinal, com o projeto SPED não é mais necessário a presença física dos fiscais e auditores para a fiscalização ou consulta das informações. 

Confira a seguir mais detalhes dos benéficos

Equipes contábeis e fiscais mais produtivas

Com a adoção do SPED, muitos processos manuais e repetitivos foram substituídos por sistemas eletrônicos, eliminando a necessidade de digitação manual de dados. Isso reduziu erros e agilizou o fluxo de informações contábeis, permitindo que as equipes contábeis se concentrassem em atividades mais estratégicas.

Com a digitalização dos registros contábeis, as equipes contábeis passaram a ter acesso rápido e fácil a todas as informações necessárias para realizar suas atividades. Isso permitiu que consultas, análises e reconciliações fossem feitas de forma mais eficiente, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Segurança nos processos contábeis

O abandono dos documentos físicos em favor dos documentos digitais reduziu a quantidade de papelada nas empresas. Isso eliminou a necessidade de armazenamento físico, organização manual de arquivos e a busca por documentos físicos, contribuindo não só para aumentar a agilidade mas também para deixar o processo mais seguro.

Padronização das obrigações

O SPED estabeleceu um formato padronizado para a transmissão das informações contábeis e fiscais, o que facilitou a compreensão e a integração dos dados entre as diferentes empresas e órgãos fiscalizadores. Essa padronização reduziu a necessidade de retrabalho e agilizou a troca de informações, tornando as equipes contábeis mais produtivas.

 O que acontece se a empresa descumprir a entrega do SPED?

Portanto, não basta seguir à risca toda a orientação de cálculo e de apuração dos diversos tributos, impostos e contribuições, e não estar atualizado no que se diz respeito a todo o projeto SPED e todos os módulos envolvidos. 

A entrega e a transmissão das obrigações acessórias através dos módulos do SPED Fiscal também são de extrema importância.

Sendo assim, é preciso evitar erros simples de preenchimento ou falta de informação no preenchimento das declarações, e, inclusive, estar em dia quanto ao prazo de transmissão, pois qualquer falha pode causar perdas financeiras para as empresas e ocasionar o início de uma fiscalização para qualquer ramo.

Não corra esse risco!

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