Erros no SPED: Causas e Prevenção

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado em 2007 com a
publicação do Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 com o objetivo de
padronizar e unificar as informações fiscais e contábeis dos contribuintes
perante o Fisco.

Na época, o SPED era parte importante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal de então. Teve seu início de forma experimental e não obrigatória em meados de 2008, mas no
ano seguinte passou a ser compulsório para empresas de grande porte
tributadas pelo Lucro Real.
Desde então, ano após ano, o rol de empresas obrigadas ao envio de
informações ao ambiente do SPED foi gradativamente aumentando, passando, a partir de 2014, a obrigar também grande parte das empresas optantes pelo Lucro Presumido.

Você pode encontrar a relação completa de quais empresas estão obrigadas ao SPED aqui no Blog da Qive.

Onde nascem os problemas

O SPED é um banco de dados que reúne informações de uma quantidade
imensa de contribuintes e empresas. Ele possui leiaute específico para envio dos dados e regras de validação para recepção das informações. É justamente na fase de recepção e validação que inúmeras empresas enfrentam problemas, pois há erros que impossibilitam a recepção dos dados, e não raro geram multas pela não entrega ou pela desconformidade dos dados enviados.
Outro aspecto relevante é que, o envio de dados incompletos, além de sujeitar as empresas a sanções de natureza pecuniária, ainda pode acarretar ter de enfrentar auditorias decorrentes dessas inconformidades.

Por isso, é muito importante saber quais os erros mais comuns no envio dos
arquivos SPED e como evitá-los.

Principais arquivos do SPED

É importante lembrar que o ambiente SPED é composto de diversos arquivos que precisam ser entregues, cada um com seu leiaute e sua finalidade.

Estes são os principais:

ECD (Escrituração Contábil Digital);
ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital – Contribuições);
EFD ICMS IPI (Escrituração Fiscal Digital-ICMS IPI);
EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais);
e-Financeira
eSocial.

Cada SPED acima relacionado tem sua especificidade e seu leiaute particular bem como suas regras de validação. É importante, portanto, saber quais os principais erros para evitar multas e aborrecimentos.

Erros mais comuns no envio dos arquivos SPED

I- Escrituração Contábil Digital (ECD)

Conforme o próprio nome diz, a Escrituração Contábil Digital (ECD) tem por
finalidade substituir a escrituração em papel pela escrituração eletrônica, ou seja, a empresa obrigada à entrega da ECD deve transmitir, em versão digital, os seguintes livros contábeis:

● Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
● Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
● Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

No início do projeto SPED eram comuns erros de validação de campos
decorrentes de discrepâncias entre o sistema contábil ou ERP utilizado pela
empresa e o leiaute previsto para a ECD. Apesar de a frequência deste erro ter diminuído ele ainda ocorre, embora os principais sistemas a disposição no mercado brasileiro já estejam completamente adaptados à esta integração.
Há erros que são verificados no momento da integração dos arquivos no SPED e há erros que são tratados pelo Fisco em sede de análise dos dados
recepcionados, tais como divergência entre saldos final e inicial de contas,
ausência de notas fiscais contabilizadas, dentre outros.

Dentre os erros mais comuns nos arquivos de ECD, podemos destacar três: inconsistências no Plano de Contas, uso irrestrito de nomes de contas genéricos e tabelas dinâmicas desatualizadas.

a) Inconsistências no Plano de Contas

Alterações no plano de contas da contabilidade da empresa pode gerar
inconsistências na escrituração. Mesmo uma simples mudança no nome de contas pode acarretar erros. Por isso, é importante ter atenção especial para
adaptações no caso de alteração do plano de contas de um ano-calendário
para outro.

b) Uso irrestrito de nomes de contas genéricos

O plano de contas deve ser tão específico quanto possível. É permitida a
utilização de contas genéricas, tais como Outras Obrigações, Outros Créditos, Outras Receitas Operacionais, etc.

Porém, o uso excessivo de nomes genéricos de contas pode acarretar inconsistências e ser a causa de checagens mais aprofundadas pela fiscalização. A nomeação de contas de forma genérica deve ser usada somente em último caso e em situações muito particulares.

c) Tabelas dinâmicas desatualizadas

Tabelas dinâmicas são tabelas de dados utilizados na estrutura do SPED que
sofrem constantes atualizações. Essas atualizações são divulgadas no site
oficial do SPED e, tão logo são publicadas, devem ser atualizadas nos
sistemas contábeis das empresas para que erros na validação e envio do
SPED sejam evitados.

II-Escrituração Fiscal Digital (EFD)

A Escrituração Fiscal Digital é um dos SPED que gera maior quantidade de
erros devido à quantidade de tabelas e especificidade dos registros. Os erros
mais comuns podem ser classificados em função do objeto a que se referem,
tais como: tributos, produtos, participantes.

a) Produtos

Erros mais comuns no SPED Fiscal dizem respeito a aspectos e atributos dos
produtos, tais como NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), dentre outros.
A tabela de NCM sofre constantes atualizações e seu uso incorreto pode
ocasionar erros no envio e na validação dos arquivos.

O código de NCM é um número de 8 dígitos que identifica um produto para
efeitos fiscais. É importante que os produtos estejam corretamente classificados para que erros sejam evitados. As mudanças na tabela de NCM
ocorrem periodicamente e, não raro, são acompanhadas por alterações de
alíquotas.

b) Notas fiscais eletrônicas

Outro erro comum no SPED fiscal é decorrente de inconsistência na totalização de Notas Fiscais eletrônicas. Esse tipo de erro normalmente é decorrente de alimentação manual dos dados, visto que um sistema integrado entre emissor de notas fiscais eletrônicas e ERP evita consideravelmente a ocorrência deste tipo de erro.
Portanto, quanto mais integração entre o sistema emissor de notas fiscais
eletrônicas e os sistemas gerenciais e ERP da empresa, menor será a
quantidade de erros em relação à contabilização de notas fiscais.
A ausência de numeração de notas fiscais na escrituração também pode
ocasionar erros no tratamento dos dados e, consequentemente, dissabores de imposição de multas.

c) Código de Operações Fiscais (CFOP), alíquotas erradas e outros códigos

São comuns também erros de indicação de CFOP e alíquotas indevidas. A
inclusão do código de origem ao CST (Código de Situação Tributária) do ICMS ocasionou uma maior necessidade de atenção a este registro sobretudo porque este código interfere também no cálculo da FCI (Ficha de Conteúdo de Exportação).

Prevenir para não Remediar

De forma geral, um erro muito comum em todos os SPED diz respeito ao
cadastro do ente ou objeto, tais como funcionários, participantes (clientes e
fornecedores), códigos e identificadores.
É comum ocorrência de erros por inconsistência no cadastro de produtos, por exemplo, NCM cancelada ou incorreta, cadastro incompleto de clientes,
fornecedores e funcionários, erros de indicação de códigos de receita, dentre outros.

O SPED é um ambiente de dados cuja complexidade e validade jurídica
demandam enorme atenção das empresas no correto preenchimento dos
dados. De nada adiantaria um banco de dados com inconsistências. Por isso,
os arquivos somente são recepcionados após a validação dos dados.

Como o não envio no prazo gera, via de regra, penalidades pecuniárias, é
importante se ter um cuidado especial com a atualização dos dados e seu
correto preenchimento.
Portanto, uma das maneiras mais úteis e eficazes de se prevenir erros nas
autuações decorrentes do SPED é manter os sistemas da empresa sempre atualizados e integrados com as inovações dos leiautes e tabelas dinâmicas do SPED.

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No fim, a perfeita adequação do sistema da empresa aos dados do SPED tem como consequência uma melhor organização dos dados e uma racionalização das informações, que passam a ser padronizadas e constantemente atualizadas. Dessa forma, são minimizados os erros no SPED, mas o profissional deve sempre ficar atento às possíveis causas de equívocos relacionados a ele, atuando continuamente na sua prevenção.