Sabia que 33% de brasileiros estão envolvidos com um negócio, seja formal ou informal? Segundo a maior pesquisa de empreendedorismo do mundo, a Global Entrepreneurship Monitor – GEM, realizada em 2024, o Brasil registrou o maior nível de empreendedorismo dos últimos 5 anos. Apesar do resultado positivo, muitos ainda têm dúvidas sobre a diferença entre recibo e nota fiscal.
Isso porque ambos os documentos comprovam transações comerciais, mas têm funções distintas perante a lei e a Receita Federal. Quando há dúvidas, o empreendedor pode ter problemas com o Fisco, gerando até multas.
Por isso, entender a diferença entre esses documentos ajudará manter a regularidade do seu negócio. No artigo a seguir você entenderá quando usar um recibo, as principais diferenças e quais documentos podem substituir a nota fiscal.
O que é recibo?
Um recibo é um documento simples para comprovar o recebimento de um pagamento. Ele é a prova de que uma quantia em dinheiro, produto ou serviço foi entregue, mas não tem valor fiscal, como a nota fiscal, perante o fisco.
Um recibo é usado em pagamentos informais, como serviços eventuais, transações entre pessoas físicas e até como comprovante de quitação de dívidas. Nesse contexto, ele deve conter:
- o nome e os dados do emissor e do recebedor;
- o valor pago;
- a data e o local da transação realizada.
A título de exemplo, se um cliente paga um serviço de pintura em dinheiro, o profissional pode emitir um recibo como comprovante, mas ainda precisará regularizar essa transação fiscalmente. Ou seja, emitir uma nota fiscal para fins de compliance para o SEFAZ.
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento eletrônico obrigatório para formalizar operações comerciais e de serviços. Ela registra a venda perante o Fisco para comprovar a legalidade da transação, recolher os impostos.
Dessa forma, existem três tipos de notas: a NF-e para produtos, a NFS-e para serviços e a NFC-e para vendas no varejo.
Para se ter uma ideia, só no estado do Paraná foram emitidas mais de 186 milhões de notas no primeiro semestre de 2024. No mesmo período de 2023, foram 161 milhões. Agora, imagine o restante do país? A emissão é extremamente necessária para o bom funcionamento de qualquer negócio, mesmo aqueles que são MEIs.
Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?
Imagine que você vendeu um fogão usado para um vizinho. Para comprovar essa transação, um recibo basta. Se a sua empresa vende um produto novo, mesmo que online, você é obrigado a emitir uma nota fiscal eletrônica usando seu CNPJ. Para melhor entendimento, confira a tabela a seguir:
| Recibo | Nota Fiscal |
| Comprova o recebimento de valores monetários. | Comprova a venda de produtos ou serviços. |
| Não tem valor fiscal. | Possui valor fiscal e tributário. |
| Não gera nenhuma obrigação perante o Fisco. | Gera obrigações, como recolhimento de impostos e declaração anual. |
| Pode ser feito manual ou digitalmente. | Deve ser emitido eletronicamente, por meio do sistema fiscal disponibilizado pelo governo. |
| Não é enviado à Receita Federal e nem ao SEFAZ (Secretaria da Fazenda). | Integrada ao sistema tributário nacional. |
O recibo pode substituir a nota fiscal?
O recibo não substitui a nota fiscal na comercialização de bens, já que o recibo não transfere a propriedade do produto tal qual a nota fiscal. Por isso, para quem possui um CNPJ, a nota é indispensável para as operações.
O recibo vale como nota fiscal para o Imposto de Renda?
Para declarar o seu Imposto de Renda enquanto pessoa física, os recibos podem ser usados como comprovantes de despesas em alguns casos: pagamentos a profissionais autônomos e serviços informais, como diaristas.
Já para as empresas, declarar as notas fiscais é indispensável para estar em dia e deduzir despesas e créditos fiscais.
Que documento pode substituir a nota fiscal?
A nota fiscal de papel foi substituída pela nota fiscal eletrônica. Enquanto isso, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a versão simplificada da NFe, mas não pode substituí-la.
Não existe nenhum outro documento que substitua uma Nota Fiscal por completo. Existe a Nota Fisal Avulsa (NFAe) que é a emissão única desse documento por pessoas físicas ou jurídicas, desde que não tenham um sistema próprio para emitir notas fiscais.
Entender a diferença entre recibo e nota fiscal vai evitar muitos problemas com o Fisco. Lembre-se que a nota é um documento fiscal obrigatório para empresas. Por isso, se você está começando a empreender, é bom ficar por dentro das últimas notícias sobre os assuntos fiscais e tributários. Acompanhe o blog da Qive para não perder nada!
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