Armazenamento de documentos fiscais em formato digitalizado

Documentos Fiscais são muito importantes para empresas e o Fisco, por isso devem ser armazenados de forma organizada, principalmente NFes, CTes e NFSes. É necessário que estes arquivos estejam fáceis de localizar, para agilizar processos de escrituração e outros envios ao Governo.

Apesar do Governo e prefeituras disponibilizarem aplicativos gratuitos para emissão e consultas destes documentos fiscais, a responsabilidade do armazenamento é do emissor e destinatário e este armazenamento é obrigatório.

Documentos em papel como o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) não tem mais nenhuma validade jurídica. O que deve ser armazenado é o arquivo XML da NFe, NFSe ou CTe.

Este post irá ajudá-lo a entender como fazer o correto armazenamento dos documentos fiscais e quais são os principais erros à se evitar na gestão de documentos fiscais.

A importância do armazenamento digital de Documentos Fiscais

A modernização do Fisco com relação à administração tributária brasileira diz respeito a todo o processo fiscal, desde a emissão até o armazenamento, escrituração e entrega.

O SPED (Sitema Público de Escrituração Digital) é um sistema que concilia diversos livros fiscais, que antes eram entregues em papel, de forma digital. Por isso é necessário e importante aliar a obrigação do armazenamento à tecnologia.

O armazenamento do arquivo XML das Notas Fiscais é obrigatório, sua perda pode causar diversos problemas para a empresa. Veja o que o CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) diz a respeito da Lei da Guarda de Documentos Fiscais.

O que diz o CONFAZ sobre a guarda dos arquivos da NFe?

O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:

O emitente deverá manter a Nota Fiscal eletrônica (NFe) em arquivo digital XML, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

O prazo estabelecido atualmente é de 5 anos mais o ano vigente. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

Todos os contribuintes do ICMS, seja optante ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. Este arquivo também deve ser arquivado pelo destinatário contribuinte do ICMS.

Ou seja, o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Essa informação é relevante, pois o armazenamento digital também expõe os documentos fiscais à certos riscos, como o de perda ou roubo de informação. Veja os principais e como evitá-los:

Armazenamento de documentos fiscais no próprio terminal

Armazenar os documentos fiscais no próprio computador logo após a consulta ou emissão pode ser um erro fatal. Um computador é suscetível à corrupção e os dados presentes em um documento fiscal precisam estar seguros.

Além disso, a organização no próprio computador pode ser algo complicado, separar em pastas e depois procurar por data ou nome, não é algo fácil quando não se tem um filtro rápido.

Então, como armazenar corretamento os documentos fiscais? Basta garantir uma plataforma na nuvem que faça isso. Veja como é possível:

Armazenamento de documentos fiscais em nuvem

Ter os arquivos em nuvem permite:

• Acesso rápido às informações;
• Organização e gestão inteligente;
• Redução de custos;
• Diminuição de erros;
• Segurança.

Para fazer uma organização correta, que seja capaz de evitar perda ou roubo é prático ter uma plataforma de armazenamento e consulta de NFes e outros documentos fiscais como a Qive.

Com o uso do Qive, a empresa pode acrescentar alguns itens na lista de vantagens:

• Fácil análise de informações;
• Filtros rápidos por qualquer campo da Nota, como CFOP e outros tributos.

Com a facilidade que este meio proporciona, será possível identificá-los efetivamente. Com esta classificação assertiva, o tempo será economizado e os riscos de perdas minimizados. Para isso, investir em uma solução como o Qive, uma plataforma conectada à Secretaria da Fazenda, faz toda a diferença.

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O que fazer caso você não tenha todos os XMLs da NFes

Não é possível recuperar os XMLs perdidos caso o contribuinte não tenha as chaves de acesso. A guarda das notas fiscais fica a cargo dos contribuintes, assim como o registro dos documentos eletrônicos.

Os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, mas caso a empresa tenha armazenado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) de todas as notas ainda há a possibilidade de encontrar nesse documento a chave de acesso necessária para recuperação do arquivo XML.

A empresa é responsável pelo documento e hoje há formas mais fáceis de manter-se em ordem com o Fisco.

Aplicações como o Qive permitem a consulta de NFes sem chave de acesso dos últimos 90 dias, centralizando os documentos fiscais em um só lugar com acesso para toda a empresa, diminuindo o trabalho de contadores. Então, quanto antes começar a utilizar a gestão de documentos da Qive, melhor.

A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte envolvido na transação. Os bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa e mantém a obrigação da guarda do XML da Nota Fiscal eletrônica.

Você está preparado para lidar com o Fisco? Faça o Teste Fiscal para ter certeza de que sua equipe está preparada para as novidades contábeis e uma possível fiscalização da Receita. Acesse o Quiz: Teste Fiscal.

Conclusão

O prazo legal de armazenamento de documentos fiscais precisa ser respeitado. A organização cuidadosa deles evitará problemas, manterá seus arquivos atualizados e eliminará a preocupação com a perda de dados.

Comece analisando os tipos de documentos fiscais que sua empresa precisa manter digitalizados. Faça uma varredura diária para não perder nada e, em seguida, separe-os em categorias – de acordo com as áreas ou temas, por exemplo. Também é possível optar por uma classificação por cliente, urgência ou importância.

Com estas medidas você consegue implementar a melhor organização de seus documentos fiscais em formato digital. Esta postura tornará sua organização ainda mais competitiva e evitará sustos com a Secretaria da Fazenda, pois todos os seus compromissos fiscais estarão em dia, já que você contará com as informações sempre que precisar.

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