GissOnline – Escrituração eletrônica para notas fiscais

Todo empreendedor possui diversas responsabilidades fiscais e tributárias exigidas pela Lei. Nesse sentido, pode ser difícil acompanhar quais são e entender como funcionam os diversos sistemas e procedimentos utilizados para cumprir essas obrigações.

Um desses sistemas é a GissOnline, uma ferramenta bastante utilizada na escrituração eletrônica de notas fiscais de serviço NFS-e. Quer entender mais sobre essa ferramenta e confira.

O que é a GissOnline?

A GissOnline é um ambiente de escrituração eletrônica para as notas fiscais de serviços tomados e prestados, onde consta a movimentação  econômica das empresas e dos livros fiscais. Esse sistema também permite o controle e gestão completa sobre os impostos devidos e recolhimentos.

A ferramenta ajuda a otimizar e facilitar o cumprimento das obrigações tributárias junto às prefeituras, sincronizando as informações referentes aos serviços executados e os impostos devidos ao município. Além disso, as administrações municipais conseguem ter maior controle e gestão completa do  Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN ou ISS).

Para que serve a GissOnline?

A GissOnline é uma ferramenta essencial para empresas e prestadores de serviços devido à exigência municipal de emitir a NFS-e. Com ela, os contribuintes podem solicitar a autorização de emissão de documentos fiscais (AIDF/NFS-e).

Em algumas cidades, a emissão de NFS-e é feita por meio do GINFES (Ambiente de Gestão Inteligente da Nota Fiscal Eletrônica). Mas se a prefeitura adotar a GissOnline, a integração com o sistema é automática.

Além disso, a GissOnline ajuda a fornecer dados que permitem ao poder público ajustar alíquotas de setores econômicos, projetando corretamente os impactos na arrecadação. E desde sua implantação, o sistema oferece a escrituração individualizada para cada empresa, conforme a legislação local e preservando a confidencialidade das informações.

E atenção. Todos os prestadores e tomadores de serviços – sejam empresas ou equiparados – com sede no município devem usar a GissOnline. Isso também inclui contribuintes de fora da cidade, quando o imposto é devido no local da prestação do serviço.

Como acessar e usar a GissOnline?

Quando o município finaliza a inclusão da inscrição do contribuinte no Cadastro Municipal, é possível gerar a senha de acesso para o sistema GissOnline. Veja como funciona:

Primeiro acesso à GissOnline

Os municípios têm adotado na sua legislação a obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), e com a GissOnline é possível solicitar a autorização da AIDF/NFS-e que permite ao contribuinte realizar as emissões dos documentos fiscais.

A emissão NFS-e é realizada, em alguns municípios pelo ambiente Gestão Inteligente da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (GINFEs). Se o município utilizar a GissOnline, os sistemas serão integrados.

Para autorizar a liberação do sistema emissor de NFS-e, é necessário que o usuário peça uma solicitação ao ambiente do Prestador na GissOnline, depois aguarde a validação da informação realizada pelo Departamento de Fiscalização Tributária no Município.

Já para a emissão do documento fiscal, o contribuinte deverá acessar o ambiente disponibilizado pelo município com login e senha de acesso para realizar o preenchimento dos dados para a emissão do documento.

Assim que a nota fiscal é emitida pelo prestador, o sistema GissOnline integra os dados do documento automaticamente no ambiente eletrônico, atendendo as informações necessárias ao preenchimento no Registro de Livro Fiscal de Serviços Prestados. Além disso, considerando as informações do documento, o sistema identifica o valor do imposto devido ao município (se por conta do tomador ou prestador do serviço).

O prazo para cancelamento da NFS-e pode variar de um município para outro. Geralmente a legislação municipal determina prazo para o cancelamento do documento no portal da emissão da nota fiscal de serviços; caso o contribuinte ultrapasse o prazo permitido, é possível cancelar por processo administrativo junto à Prefeitura em algumas situações.

Para todas essas questões o contribuinte deve consultar a legislação do município.

Quem apresenta a GissOnline

Os tomadores, prestadores de serviços e demais contribuintes com cadastro municipal estão obrigados ao preenchimento da GissOnline, observando sempre a legislação municipal, que pode variar de um município para outro.

Os prestadores de serviços de fora do município devem sempre observar a legislação municipal de onde estiver executando os serviços, pois em alguns municípios eles poderão estar obrigados a realizar escrituração na GissOnline.

Em atendimento à legislação, deve ser gerada uma senha de acesso no Portal GISSOnline para preenchimento das informações no sistema. Vejamos, em seguida, o caso de cada contribuinte.

GissOnline – O tomador

No ambiente do tomador, quando as notas fiscais de serviços são emitidas por prestadores do mesmo município, o sistema automaticamente identifica a emissão do documento no ambiente, sendo necessário apenas o “aceite” para realizar a escrituração no Registro de Livro de Serviços Tomados. Deste modo, todas as informações descritas no documento serão automaticamente registradas no livro fiscal do sistema.

Caso não tenha solicitado o serviço, a nota fiscal de serviço pode ser recusada e durante esse processo é possível gravar o motivo e encaminhar ao prestador de serviço um e-mail indicando o motivo da recusa. Nesse caso, o prestador deve tomar as medidas necessárias junto ao município para o cancelamento do documento.

Para as notas fiscais, em qual o Prestador é de fora do município, o tomador realiza a escrituração do documento na GissOnline, informando corretamente todos os dados referentes ao serviço – data, número de documento, código da atividade, alíquota, dados do prestador e local de prestação de serviços.

No caso de escrituração em sistemas próprios, a GissOnline disponibiliza na plataforma a importação das informações através de arquivo .txt, sendo necessário atender o preenchimento conforme os campos descritos no layout.

GissOnline – Para construção civil

Para a escrituração das NFS-e, cadastra-se o código da obra, que indica onde o serviço foi prestado/executado, sendo que também esse código deve constar na emissão da Nota Fiscal de Serviços Prestados.

E no cadastro de obras deve ser observado o preenchimento correto para a opção de “abatimento”, pois alguns municípios permitem um % de abatimento do material aplicado em obra. Essa informação deve estar devidamente preenchida no cadastro para não gerar posteriormente inconsistências da declaração do tomador e prestador do serviço.

GissOnline – Prestador de serviços

Para a emissão da nota fiscal de serviços eletrônicos, o sistema automaticamente reconhece os documentos no Livro de Serviços Prestados e armazena os dados referente à movimentação do documento, considerando as informações prestadas nele. Automaticamente o sistema GissOnline apura o imposto devido ao município e reconhece o responsável pelo pagamento.

Importante lembrar que para a correta escrituração do documento, seja ele serviço prestado ou tomados, deve sempre ser consultado à legislação municipal.

Como finalizar o período da GissOnline

Para finalizar a escrituração, é necessário gerar o certificado de encerramento, no qual constará todos os dados da movimentação econômica da empresa, como o valor total dos serviços escriturados e o imposto devido.

No encerramento, o sistema disponibilizará a geração da guia para pagamento do valor apurado, sendo possível também gerar a segunda via e os boletos atualizados no caso de atraso de pagamento.

Para os períodos que não ocorreram movimentação econômica na empresa é preciso realizar o fechamento com a opção “Encerrar sem movimento”.

Os sistemas GissOnline e GINFES com as prefeituras

Nem todas as prefeituras utilizam a plataforma GissOnline, sendo que apenas alguns municípios a utilizam. É possível consultar a lista desses municípios no portal da GissOnline.

Já o sistema GINFES é utilizado por alguns municípios. Consulte o site da sua prefeitura para verificar qual o sistema adotado para a emissão das notas fiscais de serviços.

Esse sistema atende também municípios de outros estados como Alagoas, Amazonas, Ceará, Goiânia, Minas Gerais, Paraná, Pará, Pernambuco, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul.

Além do GissOnline e GINFES, existem outros sistemas desenvolvidos com a mesma finalidade. Assim, fica a critério de cada município o sistema que será adotado.

Outras informações importantes da GissOnline

A escrituração substitutiva na GissOnline e o vencimento do ISSQN são processos importantes para manter a regularidade fiscal das empresas. Conhecer os procedimentos para corrigir documentos e acompanhar os prazos de pagamento evita problemas futuros, como divergências no sistema e dificuldades na emissão da certidão negativa.

Escrituração substitutiva

É possível realizar correções na escrituração através da opção “Escrituração Substitutiva”. Nessa opção o contribuinte pode efetuar a exclusão de documento escriturado em desacordo, realizando as correções necessárias ou efetuar a inclusão de um documento fiscal que não foi escriturado anteriormente.

Vencimento do imposto ISSQN

O vencimento do ISS e a data de encerramento da GissOnline devem ser verificados na legislação municipal, uma vez que ocorre a variação de um município para outro.

Além disso, o contribuinte deve acompanhar a opção “Aviso Importante” do portal, pois nele constará as divergências apontadas pelo sistema, como a Nota Fiscal não escriturada (quando tomador e prestador do mesmo município) e as pendências de pagamento de ISS devido.

Em caso de inconsistências, o contribuinte deverá sanar as irregularidades, pois essas informações podem dificultar a emissão da certidão negativa de débitos junto ao município. E agora que você aprender o que é a GissOnline, para esse sistema serve e como realizar a escrituração eletrônica de notas fiscais, confira as obrigações fiscais de 2024 e mantenha sua empresa sempre em dia com a legislação.