Como e por quê armazenar o XML da NFe

Para armazenar a Notas Fiscais em arquivo XML existe apenas um passo: 1. Baixar as Notas e subir (fazer upload) em uma plataforma que garanta o armazenamento com segurança desses arquivos.

Por quê? O armazenamento de Notas Fiscais em arquivo XML é obrigatório.

Ainda existe um grande número de empreendedores que cometem o equívoco de não armazenar suas Notas Fiscais eletrônicas (NFes) por acreditarem que elas permanecem salvas em um grande banco de dados da Sefaz, podendo ser acessadas a qualquer momento.

Outros acreditam que o fato de emitirem poucas notas dispensa a necessidade de armazená-las.

Muitas empresas acham que o armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas é uma responsabilidade exclusiva da contabilidade e, consequentemente, não consideram a importância de guardar os arquivos XML gerados.

Apesar da função do contador, nesse contexto, ser de auxiliar o seu cliente a buscar as melhores alternativas para que as NFes permaneçam salvas em segurança, não é sua obrigação armazená-las.

A contabilidade precisaria de uma infraestrutura adequada para guardar os documentos fiscais eletrônicos de todos os seus clientes e isso geraria um considerável aumento de custos.

Considerando tudo isso, no artigo de hoje mostraremos a importância do arquivo XML de notas fiscais eletrônicas e de seu armazenamento. Continue a leitura para conferir!

O que é arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica?

A versão digital da nota fiscal emitida por qualquer empresa ou profissional autônomo é conhecida como Nota Fiscal eletrônica (NFe). XML é o nome do formato do arquivo.

O formato XML obedece a um padrão de escrituração fiscal nacional e, diferentemente do Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe), não acompanha informações sobre a mercadoria negociada, levando a responsabilidade de disponibilizá-la para consulta ao próprio fornecedor.

Quais informações constam no arquivo XML da NFe?

• Nota Fiscal eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total;
• Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
• Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
• Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
• ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
• Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
• Cobrança: forma de pagamento e endereço;
• Dados adicionais: fonte de impressão Danfe e outros dados de interesse do contribuinte.

Por que é importante armazenar XML de NFe?

Segundo a legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital (XML) tanto pelo emitente quanto pelo destinatário para que, quando solicitados, possam apresentar os arquivos à administração tributária. Se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe.

Segundo o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do arquivo digital da nota fiscal eletrônica e seu protocolo de autorização ao destinatário.

No artigo 33 dessa mesma Portaria, consta que o emitente e o destinatário têm a obrigação de utilizar o código 55 na escrituração da nota fiscal eletrônica, como forma de identificar o modelo e conservar a NFe em XML pelo prazo previsto no artigo 202 (atualmente cinco anos) do regulamento do ICMS, para apresentar ao fisco quando for solicitado.

Em outras palavras, o empreendedor é obrigado por lei a armazenar XML de suas NFes. Para ficar sempre antenado sobre obrigações e novidades do mundo contábil, assine a nossa newsletter:

Como armazenar XML de NFe de forma segura e eficiente?

Considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos XML, a tecnologia possibilitou soluções inovadoras, práticas e eficientes.

Plataformas de gestão de documentos fiscais automatizados asseguram que todos os XMLs das empresas sejam armazenados em servidores na nuvem pelo prazo estabelecido pela legislação. Basicamente, a empresa fica livre de qualquer risco de receber multas por falta de algum documento fiscal, pois a cloud reduz a probabilidade de perda dos documentos, os mantêm sempre salvos e garante a sua integridade, já que inúmeros backups são realizados constantemente de forma automática.

Outra vantagem do armazenamento em nuvem é o compartilhamento de informações. Os documentos, ao serem compartilhados na nuvem, todos os profissionais terão acesso à eles de maneira rápida e extremamente segura, sem a necessidade de impressões. Isso torna os processos muito ágeis e a empresa mais sustentável.

Plataforma especializada em armazenar Notas Fiscais:

O armazenamento e gestão de notas fiscais em nuvem significa que, além de poder acessá-las como arquivos, você tem outras ferramentas específicas para NFes, como conversão automática para DANFe/PDF e buscas.

O Qive tem armazenamento ilimitado, número ilimitado de usuários e contadores, conversão automática para DANFe, buscas e filtros avançados por quaisquer campos da nota. Além disso, dá suporte aos Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes) e permite download de notas fiscais direto da Secretaria da Fazenda.

Quer conhecer as vantagens que um software de gestão de NFe pode oferecer para o seu negócio? Entre em contato conosco!