O que é Inbound SAP e como melhorar esse processo

O inbound (recebimento) de documentos fiscais no SAP é um processo muito importante, afinal, ele implica em diversos setores da empresa como compras, estoque, produção e vendas.

A seguir vamos mostrar para você como melhorar o inbound no SAP através da automação de processos. Confira!

O que é Inbound no SAP?

O inbound no SAP se refere à entrada de documentos fiscais para a empresa dentro do ERP, ou seja, as notas fiscais e conhecimentos de transporte de produtos e serviços adquiridos ou de retorno.

Essa é uma etapa muito importante para as empresas, pois a validação e guarda de documentos de entrada é obrigatória tanto para o emitente, quanto para o destinatário.

Além disso, erros no processo de inbound de documentos fiscais podem incorrer em problemas, como por exemplo, uma escrituração fiscal incorreta ou gargalos entre estoque físico e ERP.

Como melhorar o processo de inbound de documentos fiscais no SAP

Para melhorar o processo inbound no SAP, o ideal é automatizar todas as atividades que envolvem o recebimento de documentos fiscais eletrônicos. Além disso, uma plataforma completa pode oferecer soluções ainda mais avançadas para os setores fiscal, contábil, compras, entre outros.

Separamos em dois passos principais para melhorar o processo inbound de documentos fiscais no SAP ECC e SAP S/4HANA, acompanhe.

Mapeamento do cenário e dos processos da empresa

Antes de começar a testar novas soluções, é importante olhar para os processos da empresa e como seria o cenário ideal de inbound. Alguns problemas que podem ser detectados nessa fase são:

• Os colaboradores recebem os documentos por e-mail ou precisam consultar e baixar XML no site da SEFAZ;
• O recebimento de mercadorias e entrada no estoque é um processo muito demorado;
• A empresa não tem certeza sobre tudo o que é emitido contra o CNPJ;
• O fechamento de mês tem muita correria atrás de documentos fiscais;
• É preciso horas de análise para determinar quais são os melhores fornecedores e custo benefício; entre outros gargalos.

O primeiro passo do inbound SAP é receber os documentos fiscais, e para isso, o ideal é automatizar esse processo. Uma solução pode consultar periodicamente na SEFAZ todos os documentos fiscais que são emitidos contra o CNPJ da empresa, prevenindo problemas fiscais.

É importante também ouvir os colaboradores sobre como é feita a captura de XML hoje, afinal, pode ser que usem ferramentas gratuitas sem conhecimento da gestão, o que pode ser um problema de compliance.

Por isso o mapeamento dos processos atuais é importante: é preciso entender o cenário atual para planejar o que pode ser melhorado e como.

Nossa sugestão é documentar todos os processos como são feitos, seja em uma planilha ou até mesmo em ferramentas de quadro como o Miro. Isso ajudará a avaliar fornecedores de automação para o processo inbound no SAP, já que você conseguirá comparar melhor as diferentes soluções de mercado no cenário da sua empresa.

Automatização do processo de Inbound no SAP

Uma vez que os processos foram mapeados, é muito mais assertiva a busca por uma solução que se enquadre nas necessidades da empresa.

Existem algumas soluções de automação inbound no mercado, mas um erro muito comum é olhar apenas para a fabricante. A própria SAP possui sim uma ferramenta de automação inbound, no entanto, a solução pode ser muito simples e limitada se comparada à outras plataformas.

Antes de contratar e implantar uma solução inbound no SAP, é importante:

• Averiguar e entrar em contato com empresas que oferecem soluções de automação inbound no SAP;
• Avaliar como cada solução teria impacto nas operações mapeadas no passo anterior; e
• Entender os diferenciais de cada plataforma.

Uma solução que vem ganhando destaque no mercado é a Conexão SAP da Qive, isso porque ela consegue automatizar o processo inbound no SAP sem abrir mão da segurança e controle, além de permitir a automação total de diversos outros processos fiscais, já que é totalmente personalizada de acordo com o cenário da empresa contratante.

Como a Conexão SAP pode ajudar a sua empresa no Inbound SAP

Para automatizar o inbound de documentos fiscais no SAP ECC e S/4HANA, garantindo segurança, agilidade e personalização total de acordo com a sua empresa, é possível usar a Conexão SAP.

Essa plataforma permite o recebimento automático de NFe, NFSe e CTe no SAP, e depois executa vários processos fiscais de acordo com as regras e parâmetros que a sua empresa precisa. Entre as principais funcionalidades da Conexão SAP, podemos citar:

• Conciliação de notas fiscais com pedidos de compra;
• Validação de cadastro de produtos, serviços e fornecedores;
• Validação de impostos;
• Geração automática de contas a pagar;
• Automação através de robotização de processos (RPA);
• Automatização no lançamento de MIGO e MIRO;
• Painel gerencial do panorama de das etapas da escrituração, com responsáveis e SLAs; e mais.

Está procurando uma solução para melhorar seus processos inbound no SAP? Entre em contato com a Qive e conheça melhor a Conexão SAP!