Vendas no Natal: como lidar com o aumento de pedidos?

Pela primeira vez em 17 anos, o varejo brasileiro tem uma grande possibilidade de registrar deflação nos preços praticados no Natal, segundo levantamento da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC).

Este podcast traz, de maneira resumida, dados para o Natal 2017 e dicas para lidar com o alto volume de Notas Fiscas. Ouça:

Documentos fiscais como Notas Fiscais eletrônicas de entrada, saída, além de operações de Devolução e Cancelamento, costumam ficar esquecidos com tanta correria nesse período, o que pode ser um perigo para a empresa, pois muitos detalhes tributários precisam ser acompanhados constantemente para garantir que a empresa esteja em dia com o Fisco.

Acompanhe esse post para entender melhor como lidar com as vendas no período de Natal e não esquecer nenhum detalhe. 

Notas Fiscais eletrônicas (NFes) em grande volume

As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) são importantíssimas para o setor contábil, pois elas registram a operação de venda. Quais os principais cuidados que devemos ter relacionados à essas notas?

• Emissão e consulta autenticadas pela Secretaria da Fazenda;
• Armazenamento seguro por, no mínimo, 5 anos mais o ano vigente;
• Transporte do produto acompanhado de um CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) e um DANFe (Documento Auxiliar de NFe);
• Escrituração das notas e entrega para o Fisco, considerando operações de devolução e cancelamento.

Separamos em tópicos para que você entenda exatamente quais são os principais pontos em cada uma dessas etapas.

Emissão e consulta autenticadas pela Sefaz

A emissão de NFes é obrigatória por quase todas as empresas do Brasil. Essa emissão deve ser feita através de um sistema autorizado pela Sefaz, utilizando-se do certificado digital da empresa.

A NFe é emitida em formato eletrônico, o arquivo XML. Este arquivo contém todas as informações necessárias, como frete, impostos, valor total, códigos fiscais relativos à operação, etc.

A consulta de NFes também deve ser feita através de um sistema autorizado pela Sefaz, pois essa consulta irá trazer as Notas que foram emitidas para a empresa, ou seja, Notas pelas quais a empresa é responsável.

É possível realizar a consulta no site da Sefaz, usando a chave de acesso do DANFe recebido junto com a mercadoria e avaliar se ela é, ou não, uma Nota confiável, que a empresa está ciente.

O processo de consulta no site da Sefaz é bastante demorado e não garante que todas as Notas cheguem até a empresa. A gerente contábil da Riachuelo, Cláudia Fernandes, declarou que com a Sefaz a empresa demorava cerca de 1 minuto por nota, com  a solução automática da Qive eles conseguem, em apenas 3 minutos, consultar e armazenar mil notas, com segurança e a devida validade jurídica.

Armazenamento seguro por, no mínimo, 5 anos, segundo a lei vigente

Todas as Notas Fiscais, independente do tipo de operação que elas representem (por exemplo, Notas Fiscais de Serviço eletrônicas e outras) devem ser armazenadas por, no mínimo, 5 anos, em formato eletrônico, o arquivo XML.

A lei determina esta guarda dos documentos fiscais por motivos de fiscalização das operações da empresa. Assim, o Fisco consegue mais facilmente determinar se as empresas estão escriturando todas as Notas ou se estão escondendo alguma coisa. A empresa pode sofrer uma auditoria em busca dessas Notas e a multa pode chegar a R$1 mil por cada arquivo XML perdido.

A Riachuelo, que vende muito no Natal, já garantiu sua gestão automática de consulta, junto ao armazenamento. Então não há mais com o que se preocupar.

Transporte do produto acompanhado de um CTe e DANFe

Para todo transporte de mercadoria, é necessário que a transportadora, ou o vendedor original, emita um CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) para a empresa que receberá o produto. Tanto a transportadora, quando o emitente e o destinatário precisam armazenar essas Notas.

Além disso, toda mercadoria deve ser acompanhada de um DANFe. Este documento é apenas um auxiliar, impresso em papel normal, que serve para facilitar a fiscalização por parte da polícia rodoviária, porém não tem nenhum valor jurídico, pode ser descartado logo após a entrega.

Porém, como é um resumo da Nota é importante tê-lo para ver informações rapidamente, a consulta de DANFe online existe e também está disponível na plataforma da Qive. Isso elimina a guarda de papéis em seu formato físico.

Dentro da Qive, é possível consultar um CTe e dentro dele é possível ver quais as NFes das mercadorias que estão naquele mesmo frete. Experimente agora mesmo gratuitamente a consulta de CTe.

Erros que o varejo deve evitar

Um dos maiores erros é não preparar a equipe contábil. Deve-se levar em consideração que o Natal toma bastante tempo da vida de qualquer colaborador da loja virtual.

Se a loja virtual tem um bom planejamento e já estima o quanto a mais irá emitir e receber de Notas Fiscais, isto já é o suficiente para que o escritório contábil, ou o contador do e-commerce, se prepare para incluir este fluxo em suas entregas.

Também é importante lembrar que os descontos podem afetar bastante o fechamento do mês e as contas não podem ficar no vermelho.

Outro erro é a falta de planejamento no estoque. Produtos em falta  significam oportunidades de vendas perdidas e produtos sobrando significam estoque abarrotado.

Neste tipo de data, não se pode criar metas irreais de vendas. Ou seja, a loja virtual não pode exagerar na compra de mercadoria para estoque, pois os produtos não foram feitos para ficarem parados. Por isso, seguir um planejamento adequado é tão importante.

Ainda com relação ao estoque, imagine que no momento da entrega, o fornecedor descarrega o pedido errado, seja porque veio uma quantidade menor, ou porque não é aquela cor do produto que foi encomendada, para devolver a compra é necessário emitir uma nova NFe, pois qualquer mercadoria só pode ser transportada se estiver acompanhada de uma NFe.

Este processo fará com que o envio do pedido atrase, deixando o consumidor irritado, muitas vezes até recorrendo à sites como o Reclame Aqui. Por isso acompanhar o pedido que foi feito, mesmo antes da entrega, pode ser diferencial para o varejista.

Para ter esse controle basta ter uma ferramenta como o Qive que consulta a nota emitida contra o CNPJ da loja virtual em tempo real. Assim, caso o pedido tenha sido feito errado, é possível corrigir antes mesmo que ele chegue ao estoque.

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Escrituração das notas e entregas para o Fisco em 2018

Existem diversas obrigações que devem ser entregues ao Fisco. Uma das mais importantes é o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), este documento necessita de todas as NFes identificadas corretamente.

No caso da necessidade de devolução de produtos, como vimos acima, é importante que o setor contábil da empresa não esqueça que o que caracteriza a devolução dentro da NFe é o CFOP específico para esse tipo de situação. São diversos códigos possíveis para a devolução de um produto.

Alterações no CFOP para 2018

O CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) realizou alterações na relação de CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) para 2018. Através do CFOP é definido se a operação fiscal terá ou não que recolher impostos na modalidade especificada. O recolhimento correto das taxas torna a prática devidamente regulamentada.

Foram anunciadas 7 alterações para 11 CFOPs, então é importante prestar atenção nesta obrigação para 2018.

EFD-ICMS/IPI parte integrante do SPED em 2018

Em agosto de 2017, o Governo anunciou uma mudança na versão da obrigação EFD-ICMS/IPI para janeiro de 2018 e janeiro de 2019. Trata-se das especificações técnicas para a geração de arquivos da EFD (Escrituração Fiscal Digital).

A partir do dia 1 de janeiro de 2018, deverão ser observadas as regras de escrituração e de validação do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, versão 2.0.21. Esta especificação tem relação com alguns campos presentes na entrega da obrigação, como o campo 10 e 13, que dizem respeito à CTes.

Novidade na NFe para 2018

De dois em dois anos, o Governo atualizada a Nota Fiscal eletrônica (NFe) com a intenção de melhorar o leiaute. A partir de 4 de dezembro de 2017 passa a ser obrigatória, para o ambiente de produção, o modelo 4.0 da NFe para empresas que trabalhem com produtos (bens e mercadorias). Todas as empresas têm até 2 de julho de 2018 para adequar suas emissões, pois será quando o antigo modelo 3.10 será desativado.

Conclusão

O Natal é um dos períodos em que os consumidores estão mais aquecidos, com o 13º salário e a própria cultura de troca de presentes. É importante manter a equipe contábil organizada para que em 2018 não ocorra nenhum irregularidade com o Fisco.

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