Será que o seu escritório contábil pode ajudar a proteger as empresas que se jogam nessa onda de vendas com super descontos que é a Black Friday? Como não deixar o cliente se perder em meio a tantos documentos fiscais que devem ser emitidos, gerenciados e arquivados?
Existem várias maneiras de manter a consulta à nota fiscal eletrônica em dia, mas nem sempre o varejista e a indústria reconhecem qual a melhor solução para o volume de documentos tanto no dia a dia como em épocas de grande movimento como Black Friday e Natal.
É seu papel, contador, auxiliar as empresas a encontrarem a melhor solução para gerenciamento de Notas Fiscais, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) e outros documentos importantes. Muitas vezes esse auxílio pode salvar seu cliente de sofrer acidentes fiscais e ser penalizado com multas.
Como preparar e orientar seus clientes que vão participar da Black Friday
Parceria do contador com cliente é sempre positiva. Para você embarcar com os clientes na Black Friday é necessário é uma boa conversa. Ao se reunir com eles, você deve buscar compreender as estratégias de venda de cada um para, e então, sugerir as melhores providências fiscais.
É importante não esquecer de recomendar o necessário! Visualizar a NFe, fazer download do XML e arquivá-lo é obrigação. Durante a grande onda de compras, a diferença é que essa tarefa precisa estar muito bem alinhada e definida, já que a quantidade de documentos emitidos e recebidos é proporcional à quantidade de vendas realizadas.
É preciso entender que o planejamento da Black Friday começa muito antes de novembro. É necessário abastecer os estoques e é nesse momento de compras que deve-se tomar o máximo de cautela com o os documentos fiscais. NFes e DANFes são emitidas e seu cliente precisa saber relacioná-las e arquivá-las de forma que ele possa utilizá-la para gestão de seu negócio (para comparar preços e valores de frete, por exemplo) e para estar em dia com a lei.
É necessário que a consulta seja feita em lote para não haver falhas e garantir que todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ de seus clientes sejam recebidas.
Sem lacunas abertas entre as compras realizadas e os documentos fiscais, não há acidentes ao iniciar sua maratona de vendas.
Boas práticas com nota fiscal eletrônica
Depois de uma primeira conversa, a melhor forma de consolidar o aprendizado sobre as questões fiscais é tudo estar bem esclarecido! O importante neste esforço é listar como o cliente deve desenvolver boas práticas fiscais para não viver “tapando buracos”.
Isso porque não é somente o valor na arrecadação de impostos que aumentou no primeiro semestre de 2017. A assertividade do Governo também está maior, chegando a 91,5% na escolha dos perfis que passam por fiscalização e apresentam irregularidades.
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Mas o Fisco não faz distinção entre fraude e falhas. Por isso recomende ações básicas a seus clientes:
- Realizar a Manifestação do destinatário
- Fazer o download e arquivo de todos os arquivos XML emitidos contra seu CNPJ
- Registrar corretamente os itens nas notas fiscais eletrônicas
- Prestar atenção às fraudes utilizando DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica)
- Redobrar a atenção no cadastro de códigos como o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e ao CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
A Black Friday é um momento de pico para as empresas e pode se tornar um tanto desesperadora também para o escritório de contabilidade, que receberá um elevado número de informações e documentos fiscais. É hora de intensificar esforços para proteger tanto o seu escritório como o seu cliente.
Para entender mais sobre gestão fiscal e fluxo de caixa no período de Black Friday, ouça o podcast da Qive:
Solucionando dúvidas durante a Black Friday
Antes, durante e depois da Black Friday, a equipe do escritório de contabilidade precisa estar preparada para responder todas as dúvidas: desde como gerar notas para e-commerce até a realização do download de documentos fiscais.
Por que esse apoio é tão importante
A Black Friday 2017 promete um crescimento de até 20% em relação à última edição, segundo a pesquisa Thank God It`s Black Friday. Neste período de compras as vendas devem chegar ao valor de R$ 2,2 bilhões.
O Fisco está de olho!
Por isso, mostre ao cliente a necessidade de manter os documentos fiscais em dia. Consultar a NF-e e fazer o download XML do documento fiscal eletrônico deve se tornar uma tarefa diária. Além disso, a manifestação do destinatário pode proteger o cliente de fraudes envolvendo NFes e DANFes.
| Lembre ao seu cliente: Existem empresas de fachada que buscam clonar desde o site às ofertas, para disseminar documentos de pagamento falsos. O golpe com boletos clonados pode fazer parte dessa onda cheia de prosperidade para o varejista. Mas é preciso vigilância para evitar essas e outras estratégias de golpistas, como a nota fria. |
O alto volume em vendas durante a Black Friday é um desafio ao compliance fiscal . Por isso, cuidar da empresa olhando os processos internos e as demandas externos é tão importante.
Estratégia com documentos fiscais
Quando o time do escritório de contabilidade ajuda seus clientes a adotarem as melhores estratégias, ele poupa retrabalho com cálculos de tributos que geram multas e juros, otimiza o tempo e recursos para serem investidos em processos que trazem mais benefícios para todos os envolvidos e auxilia as equipes à estarem preparadas para fiscalizações .
Sabendo como auxiliar as empresas à organizar os documentos fiscais emitidos e recebidos e estando sempre disponível para ajuda, é importante se preparar também para o alto volume vindo de diversas empresas que estarão atuantes na Black Friday.
Sabemos que mesmo com todo o esclarecimento fiscal, as empresas estarão totalmente voltadas para as vendas e talvez deixem o cuidado com Notas Fiscais em segundo plano.
E é nesse momento que o escritório de contabilidade terá sua maior atuação. Prevenir problemas com os fiscos (tanto regionais como o nacional) e com a Receita deve ser prioridade.
O uso de soluções que realizam consulta em lote, baixam e ainda armazenam NFes e CTes agilizam a administração desses documentos e evitam golpes e fraudes que geralmente são aplicados nessa época exatamente por se “esconderem” em meio a tanto tráfego de documentos.
O Qive é a solução em documentos fiscais que atende as demandas de empresas e de seus contadores.
O Painel do Contador dá acesso a todos os XMLs fiscais de seus clientes que estão na Qive e, com alguns cliques, é possível convidar os outros para compartilharem suas notas!
- Monitore e centralize documentos fiscais como NFes, CTes e NFSes no Painel de Gestão de Notas
- Fechamento do mês de todos os seus clientes em cliques
- Filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo da nota fiscal
O Qive pode ajudar a encurtar alguns caminhos. Fique de olho aqui no blog e deixe seu comentário ou sugestão. Se quiser compartilhar este texto com colegas de trabalho, sinta-se à vontade.
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