Qual é o prazo para guardar notas fiscais e conhecimentos de transporte

Prazos de guarda de notas fiscais são um tema que gera dúvidas para muitos gestores de empresas. O fato é que antes mesmo do surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), por exemplo, a legislação já previa a guarda dos documentos fiscais.

Atualmente, a guarda dos documentos fiscais é obrigatória tanto para as empresas que emitem quanto para as que recebem. O prazo mínimo é de 5 anos, contados a partir da data de emissão.

Durante esse período, as notas fiscais podem ser solicitadas a qualquer momento pelos órgãos de fiscalização e sua não apresentação pode acarretar multas para a empresa.

Neste post saiba como fazer a guarda e controle de documentos fiscais de forma eficiente e segura. Acompanhe!

Quais são os documentos fiscais eletrônicos?

Abaixo, confira os principais documentos fiscais eletrônicos do Brasil:

• Nota Fiscal Eletrônica (NFe): é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar transações de venda de produtos. Possui um documento auxiliar, o DANFE, que serve para acompanhar mercadorias no transporte e ajudar na visualização das informações.

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe): trata-se de documento fiscal eletrônico utilizado para registrar o transporte de mercadorias entre diferentes locais. O documento auxiliar do CTe é o DACTE, que também acompanha as mercadorias no transporte.

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe): é o documento fiscal eletrônico que registra a prestação de serviços, e também possui sua versão auxiliar, o DANFSE.

Acesse também nosso conteúdo sobre todos os tipos de notas fiscais.

Diferença entre XML e DANFE

O XML (Extensible Markup Language) é um arquivo digital que contém todas as informações fiscais da NFe, incluindo dados sobre o produto ou serviço vendido, as informações do emitente e do destinatário, entre outras. O XML é a própria nota fiscal em sua versão oficial e com validade jurídica, já que possui em suas informações a assinatura eletrônica do emitente.

Já o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento em PDF que contém informações resumidas da NFe. É obrigatório que o DANFE seja impresso e acompanhe a mercadoria durante o transporte, e inclusive, ele possui a chave de acesso que permite consultar o XML da nota fiscal.

É importante lembrar que o prazo para guardar notas fiscais se aplica ao XML, e o DANFE não possui validade jurídica (exceto em casos específicos).

Qual é o prazo para guardar notas fiscais?

O prazo para guardar notas fiscais e conhecimentos de transporte é de 5 anos. Além disso, vale lembrar que a guarda deve ser feita tanto pelo emitente, quanto pelo destinatário do documento fiscal.

No caso do emitente, é necessário armazenar apenas o XML dos documentos fiscais emitidos. Para o destinatário, a regra é um pouco diferente:

• Destinatário é uma empresa credenciada para emissão de NFe: deverá manter sob custódia apenas o arquivo XML;
• Destinatário não é contribuinte credenciado para emissão de NFe: poderá manter o DANFE relativo à NFe (geralmente esse caso se aplica em vendas para pessoas físicas).

Por fim, cabe ao destinatário do documento fiscal verificar a validade jurídica do XML e a autorização de uso.

Como fazer o armazenamento de NFe e CTe de forma eficiente?

Como as notas fiscais são guardadas por um período de 5 anos, atenção redobrada deve ser dada ao armazenamento e organização desses documentos. Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:

1. Valide os XMLs recebidos e confira o status dos emitidos

Antes de armazenar os XMLs, você deve conferir a autenticidade do arquivo e seu status na SEFAZ, que deve constar como “Autorizado”.

Para conferir a autenticidade do documento, você pode pesquisar pela chave de acesso na SEFAZ. Outra alternativa é usar uma tecnologia como a Qive, que recebe os documentos autenticados e informa o status em tempo real.

Leia também: Como consultar notas fiscais emitidas em meu CNPJ

2. Armazene de forma organizada e em nuvem

A maioria das empresas recebe arquivos XML por e-mail e os anexa para que possam ser consultados ​​quando necessário. No entanto, vale destacar que esta não é a melhor opção, pois gerenciar arquivos via e-mail é trabalhoso e inseguro.

Por exemplo, pode levar um bom tempo para encontrar o arquivo de uma NFe, pois é preciso lembrar do título ou de outra informação que otimize a busca.

Nesse caso, uma opção é extrair o arquivo XML do e-mail e descompactá-lo (se tiver extensão .ZIP ou similar). Depois disso, crie uma estrutura de pastas da seguinte maneira:

• XML Recebidos;
• Tipo de documento (NFe, CTe, etc.);
• Ano + Mês (por exemplo, 2023 janeiro).

Porém, é importante ressaltar que mesmo com a organização correta, armazenar arquivos de forma manual ainda não é o processo ideal.

O mais recomendado é usar um software de gestão de documentos fiscais que faça o armazenamento dos XMLs na nuvem e de forma automática, para garantir segurança e melhores práticas de compliance fiscal.

3. Garanta a guarda pelo período necessário

Lembre-se: existe um período de guarda de 5 anos para as notas fiscais, que é uma obrigação legal que as empresas devem cumprir.

Portanto, é imperativo garantir que os prazos sejam cumpridos. Uma dica de gestão fiscal é acompanhar as datas de lançamento para saber quando a NFe ou CTe não precisa ser mais guardada.

Uma forma ainda mais prática é contar com uma plataforma como a da Qive, que garante a guarda dos XMLs pelo tempo previsto em lei.

Dica bônus: use uma plataforma especializada

Você achou que esse processo de verificação e armazenamento dentro do prazo legal é muito complexo e trabalhoso? Uma solução que pode otimizar essa operação é usar uma plataforma especializada, como o software da Qive.

É uma tecnologia prática e eficiente, que auxilia na gestão, armazenamento e consulta de notas fiscais.

Por exemplo, ao usar essa ferramenta, você recebe automaticamente as NFe, NFSe e CTe emitidas contra a sua empresa, diretamente da SEFAZ e de mais de 5000 prefeituras. Tudo organizado no portal de consulta, sem necessidade de digitação de chaves de acesso.

Além disso, é possível ainda:

• Armazenar documentos fiscais durante todo o prazo obrigatório;
• Fazer Manifesto do Destinatário e Desacordo do CTe em poucos segundos;
• Conferir o status das Notas Fiscais na SEFAZ;
• Gerar relatórios personalizados para apuração de impostos;
• Baixar XML, DANFE e DACTE em lote;
• Importar NFe, NFSe e CTe automaticamente no ERP da empresa; e muito mais!

Saber por quanto tempo as notas fiscais eletrônicas devem ser guardadas é fundamental para garantir uma administração tributária eficiente e segura e manter sua empresa protegida contra multas e outras penalidades. A boa notícia é que hoje você pode usar a tecnologia para otimizar esse processo.

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