Como consultar notas fiscais emitidas para o meu CNPJ?

Como consultar as notas fiscais emitidas no meu CNPJ? Essa é uma pergunta comum entre administradores de pequenos negócios e até de novas empresas. Saiba que essa é uma prática essencial para a gestão fiscal e financeira de qualquer negócio, até das grandes corporações.

Quando feita de forma recorrente, é possível identificar erros de preenchimento, duplicações ou fraudes, como as notas frias. Além disso, dá para controlar as entradas e saídas financeiras, sendo esse um grande auxílio na apuração correta de impostos — ajudando a manter o SPED fiscal em dia.

O resultado disso você encontrará no artigo a seguir, mas saiba de antemão que você pode evitar percalços com a Receita Federal.

Mas como consultar de forma eficiente e com frequência? A seguir você descobre que há duas maneiras para executar essa atividade: manual e automática, sendo a segunda o caminho com mais agilidade na busca dos seus Documentos Fiscais.

E tem mais, você fica sabendo de todas as vantagens de adotar esse processo nas atividades da sua empresa. Se interessou? Prossiga com a leitura!

Como consultar notas fiscais emitidas no meu CNPJ?

Para consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ, é possível utilizar o Portal Nacional da NFe ou usar um software automatizado de captura e gestão de documentos fiscais, como a Qive.

No Portal da Nota Fiscal Eletrônica só é possível fazer a consulta a partir da chave de acesso. Porém, é possível consultar e baixar XML e PDF de forma automática e em lote com um software. A seguir apresentamos as duas opções.

Como consultar notas fiscais emitidas para meu CNPJ na SEFAZ

O SEFAZ viabiliza uma área somente para consultas de notas, por conta da grande importância dessa prática. Contudo, é o caminho mais longo que você pode seguir, já que a plataforma só permite a consulta manual, utilizando a chave de acesso da nota.

Mas, o que isso quer dizer? Neste caminho, será preciso digitar códigos, ir de página em página clicando em diversos botões para acessar apenas um documento por vez.

Sendo assim, se você quer consultar apenas um documento, de forma pontual, dá para optar pelo SEFAZ. Porém, se precisar acessar várias notas por dia, esse método pode resultar em retrabalhos e erros humanos, por ser repetitivo.

Precisa fazer uma consulta rápida? Siga os passos abaixo:

Acesse a página inicial do portal da SEFAZ
Passe o mouse na aba de serviços e clique em consultar NF-e.
Não se esqueça que para a consulta única, não é possível consultar notas fiscais pelo CNPJ, mas sim através da chave de acesso da nota.
Assim, preencha os 44 dígitos da chave de acesso que se deseja consultar no campo disponibilizado.
Estes números estão presentes no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
Depois, clique em sou humano e digite os 6 caracteres do código como medida de segurança do site.

Logo após cumprir essas etapas, a Sefaz mostrará todos os dados da nota disponível do documento.

Como consultar as notas fiscais emitidas no meu CNPJ usando a Qive

Você sofre menos nesse processo se tiver a Qive ao seu lado — o caminho automatizado. Para consultar notas fiscais emitidas para um CNPJ de forma automática basta seguir o passo a passo:

Acesse o site arquivei.com.br e clique em “Experimentar grátis”;
Inicie o teste gratuito e insira o certificado digital da sua empresa;
As notas emitidas contra seu CNPJ irão aparecer em ordem de chegada;
É possível verificar todas as informações das NFes, visualizar DANFE, baixar XML em lote e muito mais.

Caso encontre alguma nota fiscal que você não tem conhecimento ou foi emitida de forma indevida, é possível realizar o manifesto de recusa da nota fiscal no mesmo instante.

A plataforma Qive é capaz de fazer toda a gestão de documentos fiscais eletrônicos, e vai muito além de apenas realizar a consulta e download de XMLs, permitindo o monitoramento de NFes, CTes e NFSes direto da SEFAZ em tempo real!

Por que monitorar as notas emitidas no meu CNPJ?

A consulta de notas é um processo indispensável que deve fazer parte da rotina de todas as empresas.

Consultar notas fiscais é importante para manter o SPED fiscal em dia, prevenir a empresa de fraudes, acompanhar as transações, avaliar fornecedores, entre várias outras atividades importantes.

Sem acompanhar as notas emitidas contra o CNPJ da empresa não é possível saber se o seu negócio está sofrendo com notas frias. Além disso, receber as notas em tempo real adianta a contabilidade, aumenta a organização da empresa e contribui para o compliance.

Veja de forma geral os benefícios de acompanhar as notas fiscais emitidas:

Atestar a conformidade das transações e emissões contra o CNPJ da empresa: ao adotar o processo para analisar as notas fiscais, podemos verificar se as operações estão de acordo com a legislação vigente. Isso ajuda a prevenir problemas com a fiscalização e a evitar a sonegação de impostos, sem nem ao menos ter essa intenção.
Identificar erros ou duplicações: situações como essas podem gerar problemas financeiros para a empresa, como cobranças indevidas de impostos, retrabalho dos funcionários e outros prejuízos. A consulta regular ajuda a identificar esses problemas e tomar as medidas para corrigir e evitá-los no futuro.
Controlar as entradas e saídas: as notas são documentos para o registro de entradas e saídas de mercadorias e serviços de uma empresa. O processo regular de consulta-las ajuda a evitar problemas de caixa, tornando a situação como uma bola de neve.
Auxílio na apuração de impostos: a consulta regular vai ajudar a garantir que a empresa esteja apurando os impostos de forma correta. Como já sabemos, declarar da forma correta é uma das formas de entender a real situação da empresa, além de evitar multas e penalidades.
Prevenção de problemas com a fiscalização: a fiscalização tributária acontece todos os anos, não há como fugir. Nesse sentido, o processo das consultas regulares podem prevenir problemas com a fiscalização, já que a empresa estará mais preparada com os documentos certos, a qualquer momento.

Os riscos do não acompanhamento das notas emitidas para o meu CNPJ

Deixar de acompanhar os documentos emitidos pode gerar diversos riscos, tanto na parte fiscal quanto na operacional.

Na área fiscal, a Receita pode aplicar penalidades caso identifique o descumprimento fiscal. Estamos falando da escrituração no SPED Fiscal e a apuração dos impostos devidos, gerando multas significativas para o negócio — elas podem passar de 200% do valor declarado.

Já na parte operacional, haverá dificuldade para realizar a gestão da empresa, e como consequência, teremos inconsistências nos registros, despesas descontroladas, falta de visibilidade sobre o fluxo de caixa e muito mais. Esse é um tipo de risco que pode colocar tudo a perder: dinheiro, reputação, saúde.

Um ponto que também vale ser citado é o risco de fraude, como a emissão de notas frias ou a apropriação indébita de crédito fiscal. Quando não há como provar o golpe levado, a sua empresa pode ser acusada do crime e ações judiciais, levando à perda de bens e direitos.

Vantagens de usar a Qive para consultar as notas fiscais emitidas no meu CNPJ

A plataforma da Qive garante controle total sobre notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa, uma vez que a solução captura esses documentos de forma automática na SEFAZ e nas prefeituras.

Alguns benefícios da plataforma são:

Produtividade: sua equipe não precisa esperar o fornecedor enviar as notas fiscais, para depois consultar no site da SEFAZ. Com Qive você recebe todos os documentos de forma automática, para consultar, visualizar, baixar, e muito mais.

Segurança: o software é conectado aos webservices da SEFAZ através do certificado digital, deste modo, sempre que alguém emitir uma nota contra o CNPJ da sua empresa, você terá conhecimento e poderá fazer o manifesto do destinatário em poucos cliques.

Melhoria do compliance: com todos os documentos em tela e armazenados de forma segura, é fácil encontrar qualquer documento mesmo anos depois da sua emissão. Assim, sua equipe tem mais controle e não é preciso se preocupar com auditorias fiscais.

Competitividade: a Qive vai muito além de uma solução de consulta de notas fiscais. Com a plataforma é possível usar os dados das NFes de forma estratégica. Por exemplo: com o módulo + Dados é possível entender quais fornecedores são mais rentáveis.

Integração com outros sistemas: o software é integrado aos principais ERPs, como SAP, TOTVS e Bling, e plataformas de e-commerce Meli, garantindo um fluxo automático e seguro de notas fiscais entre as plataformas.

Quais os recursos que facilitam a consulta de notas na Qive?

A plataforma Qive é uma solução completa, com vários recursos que permitem a gestão de NFe, NFSe, CTe e MDFe de forma facilitada. A solução vai além da simples conferência, fornecendo informações valiosas para a estratégia fiscal, tributária e financeira das empresas.

Confira alguns dos principais recursos a seguir!

Captura automática de documentos fiscais

A plataforma está conectada à SEFAZ e prefeituras para capturar de forma automática os documentos fiscais recebidos pela sua empresa, são eles:

Nota fiscal eletrônica (NFe);
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe);
Conhecimento de transporte eletrônico (CTe e CTe OS);
Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDFe).

Também é possível integrar a Qive ao seu ERP ou sistema emissor para fazer a gestão e guarda de documentos emitidos, como:

Nota fiscal eletrônica (NFe);
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFCe);
Cupom fiscal eletrônico (CFe-SAT).

Download de XML e PDF em lote

Você poderá baixar XML, DANFE, DACTE e DANFSE dos documentos fiscais sempre que precisar, inclusive em lote.

Isso pode ser feito na tela de consulta, ao selecionar os documentos desejados, e também na funcionalidade “Fechamento de Mês”, onde é possível baixar todos os documentos de um determinado período, separados por pastas.

Envio automático do DANFE por e-mail

Ao receber os documentos, a plataforma processa e armazena os dados relevantes. Deste modo, é possível configurar o envio automático da DANFE por e-mail para os destinatários desejados, como clientes e fornecedores.

Análise de Tax e Sped

O módulo Análise Tax e Sped faz o cruzamento das informações de notas fiscais que estão na plataforma com os registros do SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI), e retorna um diagnóstico com informações como:

Validação entre quantidade de notas escrituradas e quantidades de notas recebidas no período;
Status de manifestação na SEFAZ, tanto das notas escrituradas quanto das não escrituradas;
Comparação entre os valores descritos no XML e o arquivo Sped;
Créditos e débitos de ICMS e IPI;
Valor total dos tributos por Sped e por CFOP, NCM e CST das mercadorias; e muito mais.

Análises financeiras automáticas

Através das informações contidas nos documentos fiscais eletrônicos, a plataforma Qive é capaz de realizar análises financeiras automaticamente, levantando dados importantes que são utilizados na tomada de decisões. Algumas dessas análises são:

Quais produtos resultam em mais devoluções;
Quais mercadorias proporcionam maior lucro;
Variação de preço entre fornecedores;
Contas a pagar e a receber; entre outras.

Além do módulo financeiro, também existem visões e análises específicas para os setores fiscal e de compras, centralizando tudo o que envolve os documentos fiscais eletrônicos.

Conclusão

Até aqui você entendeu a importância de ter um processo recorrente de consulta das notas fiscais, certo? Mais que isso, é fundamental facilitar e otimizar o trabalho da equipe ou responsável pela função. Por isso, conte com programas especializados, como o da Qive.

Além de buscar automaticamente todas as notas emitidas contra o seu CNPJ, a plataforma ainda dinamiza a busca por todos os documentos e é ideal para realizar auditorias e gestão fiscal.

Sendo assim, tire esse planejamento do papel e faça dele a realidade da sua empresa. Que tal começar já? Experimente a Qive gratuitamente e se surpreenda!