7 benefícios da gestão de XMLs para o seu negócio

XML é uma sigla para eXtensible Markup Language. Trata-se de um formato de demarcação de linguagem que é utilizado tanto na internet quanto em outras aplicações digitais. Uma delas é na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, as tais NFes.

As informações da nota ficam armazenadas em XML. Portanto, é necessária uma gestão inteligente neste formato. Para gerir de maneira segura e eficiente, você precisa entender quais são as reais vantagens da boa utilização destes dados.

Confira os sete benefícios da gestão de XMLs dentro do seu negócio.

1. É mais fácil obedecer às leis fiscais

A organização eletrônica dos XMLs permite que você guarde notas fiscais emitidas e recebidas por cinco anos com mais facilidade. Isso mantém sua empresa regularizada na Lei de Guarda de Documentos, que prevê este prazo, além facilitar a consulta de documentos mais antigos sem a necessidade de backups.

2. Permite a consulta de diferentes documentos

As NFes não são os únicos documentos fiscais armazenados em formato XML. CTes, NFCes e até Notas de Serviço podem ser gravadas desta forma e guardadas todas no mesmo local, separado por pastas no seu computador ou em uma plataforma de gestão como o Qive.

3. Facilidade na transmissão por nuvem

Como o XML é um padrão autenticado pela W3C, um consórcio global reconhecido na internet, ele pode ser lido pela maioria dos computadores atualmente. Por este motivo, é mais fácil guardar documentos fiscais neste formato na nuvem, utilizando redes online, sem a necessidade de mantê-lo numa máquina física. Dropbox faz isso com seus arquivos pessoais e outras ferramentas estão aí pra isso também. O Qive armazena os documentos fiscais com a segurança garantida pela Amazon Web Services (AWS), assim o contruinte pode ficar tranquilo.

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4. Diminui a burocracia do trabalho de contador

Na burocracia, o primeiro prejudicado pode ser o próprio profissional da contabilidade. Numa empresa que não usa as melhores práticas digitais, pode ser difícil consultar notas fiscais. Antigamente esse processo era ainda mais moroso por conta dos arquivos não serem eletrônicos. Deixando toda a documentação digital em dia é possível poupar trocas de e-mails desnecessárias entre o contador e os demais profissionais de uma empresa.

5. Acesso de múltiplos dispositivos

Se o XML pode ser lido em diferentes computadores, também é um formato que abre em smartphones e tablets. A praticidade de gerir notas fiscais por telefones celulares é certamente uma alternativa que vai cortar custos da sua empresa.

6. Manter registro do fluxo de documentos

Entre as melhores gestões financeiras é sempre necessário manter organizados os registros e conferência de todos os documentos de uma empresa. E a melhor forma de se fazer isso é mantendo controle diário dos seus XMLs. Com tudo registrado, será possível saber o que você tem, o que é necessário emitir e o que foi corrigido.

7. Acompanhar contas a pagar e a receber

Com tudo mapeado, compartilhado e registrado, o XML ainda traz o benefício mais próximo de fluxos convencionais que é fazer o acompanhamento das contas a pagar e contas a receber. Isso torna o controle do seu caixa mais confiável para futuros pagamentos e recebimentos.

Quer conhecer mais sobre XML das suas notas fiscais e documentos contábeis? Conheça o Qive.