Planejamento estratégico: importância e aplicação

Em algum momento da vida, os gestores de negócios já ouviram ou ouvirão falar sobre ter um plano traçado para seus negócios. Isso porque, independente do segmento ou do tamanho, toda e qualquer empresa precisa ter um planejamento estratégico.

Mas, afinal, o que é e por que é tão importante assim planejar? De acordo com o dicionário, planejar trata-se de organizar plano ou roteiro, programar. Ou seja, seu negócio deve ter um roteiro e um conjunto de ações para atingir um determinado fim.

Há uma frase icônica do livro Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carrol, que diz: “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. Logo, não há como direcionar esforços e ações dentro das organizações se não houver um plano a ser seguido.

Nesse sentido, a falta de plano norteador para a empresa pode significar que seus sócios não olham para dentro, não param para pensar criticamente em problemas existentes e suas possíveis soluções, além de não conseguirem definir sobre seu crescimento e oportunidades de mercado. Em outras palavras, a empresa e seu time estão unicamente vivendo com seu operacional no automático, resolvendo um alto volume de problemas.

Apesar de ser uma temática recorrente, muitas vezes o planejamento é tratado de uma forma que, talvez, distancie o conceito e a importância da prática, como se montar e seguir um plano fosse coisa para grandes empresas, com equipe super especializada para tal. Mas não é.

Todo negócio precisa e deve executar um plano estratégico para que suas ações sejam focadas e para que haja a cultura da melhoria. Quando planejamos e medimos os resultados, pensar em melhorar processos passa a ser natural.

Assim, o ato de destrinchar os problemas e apontar oportunidades deve ser feito e refeito para que tudo que aconteça na empresa seja coerente e focado nos resultados positivos. Ou seja, planejar é pensar estrategicamente no negócio, o que não é tão complexo quanto parece.

Então, como devo fazer um planejamento estratégico para minha empresa? Veja o passo a passo, com 3 etapas, para que essa prática seja cada vez mais comum na rotina do seu negócio:

Cenário atual da empresa

Antes de mais nada é necessário entender como a empresa está, sendo importante que todos os envolvidos estejam na mesma página em relação à situação e ao posicionamento da organização ou da área. Em outras palavras, é colocar na mesa todos os problemas e os potenciais que a empresa tem.

Para isso, agende uma reunião em um local confortável, em um dia e horário em que todos estejam focados, sem interrupções. Escolha um espaço fora do ambiente de trabalho corriqueiro, por exemplo, para que a mudança de espaço estimule a reflexão e a criatividade.

Além disso, convide para a reunião peças-chave da empresa, pessoas que tenham visão e contato com processos importantes, dessa forma as análises serão ricas e eficientes.

Para destrinchar o cenário utiliza-se uma ferramenta muito simples e clara de análise: a F.O.F.A (ou SWOT em inglês), que faz um levantamento das fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa. O exercício é listar todos os pontos críticos e positivos externos e internos à empresa, para que as prioridades sejam evidenciadas.

Com os pontos de problemas e de oportunidades listados, é importante dar peso a eles para que as principais ações de correção ou aproveitamento sejam tomadas e a empresa já comece a delinear para qual direção irá.

Definição dos objetivos 

Tendo claro o cenário da empresa, a reflexão deve ser sobre os principais anseios que o planejamento atenderá. Assim, definir o objetivo principal é o próximo passo. Por exemplo, se o planejamento tem o mote de nortear as ações para o próximo ano, semestre ou mês, ou ainda se o plano é para um fim específico, como criar um novo departamento ou unidade.

O objetivo é a missão de todo o plano, é a razão pelo qual todas as ações serão tomadas. Contudo, não exceda a quantidade de objetivos de um mesmo plano, pois quanto mais pontual e claro for o objetivo, mais fácil e eficaz será a estruturação e os resultados.

Com a análise de cenário feita com a F.O.F.A, defina objetivos que abarquem os principais pontos, problemáticos ou não, levantados para nortear e ser resoluto.

Plano de ação 

Objetivos definidos, chega ao momento de partir para a organização dos pontos de ação para alcançá-los. Há uma forma bastante simples para sistematizar tudo isso, chamada de matriz 5w2h, do inglês What, Why, When, Where, Who, How, How much, conforme o esquema a seguir:

Resumidamente, é preciso que você liste todas as ações necessárias, defina os prazos, distribua responsabilidades e faça provisões de custos. Alocando as informações dessa maneira, o plano de ação fica composto e com um planejamento estratégico. Não esqueça também que é essencial que todos os envolvidos estejam cientes das atividades para desempenhá-las.

Posterior a uma comunicação inicial clara, é importante que seja definido um responsável por gerenciar o plano, aquela pessoa que fará o monitoramento das ações evitando que caiam no esquecimento ou que haja atrasos excessivos.

Além do acompanhamento periódico, revisões de rota podem ser necessárias, pois muitas ações podem não se concretizar de acordo com o planejamento prévio, por motivos incontroláveis. Dessa forma, é preciso que novos direcionamentos sejam tomados conforme cada necessidade.

Logo, o monitoramento e o replanejamento são essenciais para que o plano construído não fique somente em uma única reunião, objetivando ser efetivamente colocado em prática. 

Conclusão

O tão falado — e muitas vezes distante — planejamento estratégico nada mais é que a definição dos anseios da organização de maneira inteligente, com foco no que realmente terá impacto positivo para a empresa.

Um planejamento estratégico pode abarcar objetivos relacionados ao crescimento do negócio, ao aproveitamento de oportunidades, assim como propiciar melhorias operacionais e redução de problemas ou desperdícios.

Nessa perspectiva, as empresas que organizam as informações estratégicas e as utilizam para nortear toda sua rotina de ações tendem a trabalhar em soluções e evitam a estagnação.

Se você tiver dúvidas, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: nataliasartorelli@vamosescrever.com.br .