Nota fiscal – Como organizar a rotina para o final de ano

A pandemia ainda não acabou, mas para os comerciantes o mercado está voltando à ativa. Mesmo que em menor escala, a economia está retomando e o período de final de ano promete um aumento significativo nas vendas.

Está claro que a intenção de compra dos brasileiros neste período é muito menor comparado a anos anteriores, mas, segundo a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas, se espera uma movimentação de aproximadamente R$ 38,8 bilhões no setor comercial e de prestação de serviços.

Diante disso, é extremamente importante que tanto o empresário quanto o contador estejam preparados para esse volume de transações que resultarão no aumento significativo de documentos fiscais, movimentação financeira e bancária.

Assim, continue neste artigo e descubra os aspectos mais relevantes que devem ser levados em consideração para manter a casa em ordem e conseguir passar por esse período sem ter problemas com o fisco.

Processos Gerenciais Internos

Quando se trata da área fiscal e contábil, um erro comum cometido pelas empresas é se preocupar com a melhoria dos processos para gestão de informações somente quando o estabelecimento passa por uma fiscalização, autuação ou quando surge uma notícia informando que o fisco está iniciando uma nova operação para constatar irregularidades.

Essa cultura de se preocupar com o problema somente quando ele ocorre precisa ser extinta dentro das organizações brasileiras. Dessa forma, os profissionais contábeis da atualidade têm a missão de orientar os empresários, apresentar novas ferramentas e ensiná-los a trabalhar sob a ótica da prevenção, com qualidade de informação, redução de processos manuais, ganho de produtividade e mitigação de riscos.

O principal aspecto que precisa ser muito bem trabalhado dentro da organização é a comunicação entre departamentos. Quem já passou por aquela situação de receber uma nota depois que virou o mês ou até mesmo descobrir que a logística saiu para entrega sem levar o documento fiscal, sabe bem como a interação entre os departamentos é importante.

Todo processo gerencial interno de excelência teve início na comunicação. Com ela é possível identificar as falhas nos processos, no fornecimento das informações e documentos desde o início da cadeia, quando é realizada a aquisição das mercadorias e matérias-primas, até o final, quando o contador transmite as obrigações acessórias para o fisco.

Aspectos relacionados à nota fiscal que precisam de atenção

Antes de adentrarmos ao objetivo deste tópico, é válido relembrar um conceito relevante no mundo tributário, que é a separação entre obrigação principal e acessória:

• Obrigação principal é a obrigação de pagar o tributo devido.
• Obrigação acessória é a ação que propicia ou facilita a ação do fisco, por exemplo, a obrigação de emitir nota fiscal.

A primeira obrigação acessória que ocorre na cadeia de uma relação comercial é a emissão da nota fiscal e, neste momento, o fisco já é sinalizado que determinada empresa vendeu ou prestou serviço para outra pessoa física ou jurídica.

A partir disso, tudo que ocorrer com essa nota fiscal precisa estar devidamente registrado e mapeado, para que no final de tudo seja informado ao fisco através das declarações, em que o contador irá transmitir a informação registrando a operação que ocorreu.

Portanto, a lição que fica neste ato é que: considerando o alto volume de notas neste período de final de ano, é imprescindível que as empresas contem com ferramentas tecnológicas para conseguir realizar a captura das notas que foram emitidas contra o seu CNPJ.

O Qive possui essa tecnologia e ela pode livrar as empresas de muitos problemas com o fisco, evitando autuações pela falta de escrituração de documento fiscal e colocando em prática o primeiro passo que falamos a respeito de gestão de processos, que é a comunicação. 

A captura de notas emitidas contra sua empresa em tempo real evita os problemas de comunicação com os departamentos correlatos e fornecedores, além disso é possível ficar atento aos recebimentos de notas fiscais indevidas, que é um problema muito frequente em períodos como este de final de ano.

Ao detectar que recebeu uma nota fiscal indevida, o contribuinte deverá imediatamente realizar a manifestação do destinatário, com o objetivo de informar ao fisco que desconhece a operação demonstrada através daquela nota fiscal.

Para realizar esse tipo de manifestação, é necessário contar com uma ferramenta como a Qive, pois não existem aplicativos fornecidos pelo governo paulista para essa finalidade. Caso a empresa não faça a manifestação, o fisco poderá requerer o registro no livro fiscal.

Depois das notas fiscais de entradas e saídas conferidas e escrituradas, o contador iniciará o processo para apuração dos tributos devidos e realizará a transmissão de todo esse apanhado de informações através das declarações.

A dica de ouro para essa tarefa é usar sempre a tecnologia a seu favor e evitar o trabalho manual, pois toda tarefa humana está suscetível a erros. Desde a captura das notas até a conferência da EFD ICMS/IPI, a Qive poderá te ajudar.

Nota fiscal de Devolução

Em períodos festivos, datas comemorativas ou épocas de alto volume de comercial, como a Black Friday e o final de ano, é muito comum ocorrer desistências das compras e a empresa vendedora receber um volume alto de devoluções.

Nesse sentido, é importante fazer a gestão dessas devoluções minuciosamente, principalmente quando as devoluções ocorrerem por pessoas físicas.

Quando uma pessoa física faz uma devolução, ela não vem acompanhada de uma emissão de nota fiscal, portanto, é a própria empresa vendedora, como contribuinte, que deve emitir a nota fiscal de entrada, para fazer o retorno da mercadoria ao estoque e anular a operação de venda também quanto aos aspectos tributários.

Logo, a comunicação entre os departamentos receptores das mercadorias e a área fiscal precisa estar em total sintonia para evitar problemas com o fisco, por falta de escrituração, diferenças em estoque e até mesmo recolhimento indevido de tributos em que a venda foi anulada.

Planejamento é a chave do negócio

Quando a empresa, em conjunto com a contabilidade, se prepara para momentos de grande volume das operações, é certo que os demais períodos do ano serão tratados com extrema qualidade e ambos só têm a ganhar.

Antecipar-se, planejar os processos, adquirir ferramentas e treinar a equipe será a melhor alternativa, então procure trabalhar sempre com a visão voltada para a prevenção e não para remediação.

Assim, realizar um bom planejamento financeiro e fiscal já no final deste ano de 2020 será de grande valia para que a sua empresa e/ou cliente se beneficie com tantas melhorias no início de 2021.

Se você tiver dúvidas sobre o assunto ou desejar fazer suas considerações, deixe seu comentário ou escreva diretamente para a autora:  joycerocha@vamosescrever.com.br