Lei do Bem: como realizar corretamente o controle de horas dos projetos?

A Lei 11.196/05, que passou a ser conhecida como Lei do Bem, criou a concessão de incentivos fiscais às pessoas jurídicas que realizarem pesquisa e desenvolvimento de inovação tecnológica.

Ela é o principal mecanismo do governo, por meio do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI) para fomentar o desenvolvimento de tecnologia no País e, assim, aumentar a competitividade das empresas.

Como participar da Lei do Bem?

Para participar da Lei do Bem e realizar o controle de horas dos projetos atrelados a essa legislação, em primeiro lugar, a sua empresa precisa estar vinculada ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e manter todos os seus documentos fiscais escriturados e armazenados.

Existem pré-requisitos empresariais para participar da Lei do Bem, sendo eles:

• Empresas em regime de Lucro Real;
• Empresas com Lucro Fiscal;
• Empresas em regularidade fiscal (emissão da CND ou CPD-EN) e;
• Empresas que invistam em Pesquisa e Desenvolvimento (P&D).

De forma geral, a empresa que adere à Lei do Bem para investir em tecnologia e inovação pode abater até 20,4% entre Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e contribuições sociais devidas.

Com essa renúncia fiscal, na prática, é como se o governo subsidiasse a quinta parte da P&D desenvolvida pela iniciativa privada no Brasil.

Como contabilizar os projetos?

Muitas empresas sentem-se inibidas em participar da Lei do Bem por uma questão simples, mas que muitos empresários enxergam como burocrática demais: o cálculo do benefício fiscal, que é diretamente proporcional ao montante despendido com cada um dos projetos de P&D.

A legislação exige que a empresa possua, para o projeto incentivado, controle das atividades desenvolvidas e respectivas horas trabalhadas.

Sendo assim, após a identificação do projeto como possível de ser enquadrado na Lei do Bem, é uma questão de relacionar as suas despesas — em especial, a de mão-de-obra — e número de horas dedicadas a cada um deles.

É nesse ponto que a empresa se confunde. Como medir o número de horas despendido em um projeto de P&D, se o funcionário é contratado pela CLT e, portanto, o número de horas na empresa é superior ao da dedicação ao projeto?

Como realizar o controle de horas?

A realização correta do controle de horas gastas nos projetos por cada um dos funcionários é a forma de maximizar a Lei do Bem em benefício da empresa, portanto, é muito importante ter essa compreensão.

Calcular exatamente quantos funcionários e quantas horas foram alocadas significa ganhos de caixa reais e, em tempos de crise, não se pode subestimar quaisquer benefícios.

Infelizmente, a maioria das empresas ainda não adota um sistema de registro de horas para poder lidar com situações como essas. Quando os têm, nem sempre utilizam o máximo de suas potencialidades.

O colaborador, de sua parte, em geral, não deseja que suas tarefas fiquem transparentes no dia a dia da empresa.

Some-se ainda, a esses fatores, o fato de que a maioria dos softwares de registro de horas apresentam pontos de dificuldades. Em geral, eles são:

• Pouco funcionais;
• De difícil utilização;
• Dotados de interface pouco amigável.

E pior: não são capazes de gerar relatórios e/ou indicadores úteis aos gestores: uma funcionalidade básica para o devido cálculo do percentual a ser descontado na Lei do Bem.

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A tecnologia a favor dos processos

Felizmente, as soluções indicadas para o registro de horas trabalhadas evoluíram bastante e com sua utilização a vida das empresas ficou mais fácil, para o uso de instrumentos de recuperação fiscal como os da Lei do Bem.

Há plataformas — do tipo SaaS, Software as a Service — dotadas de todas as ferramentas necessárias para o controle de horas investidas na realização de projetos de P&D.

As funcionalidades desse tipo de produto são especialmente desenvolvidas especificamente para automatizar a coleta, o armazenamento e todas as informações necessárias para a comprovação da aplicabilidade da Lei do Bem.

Quais as exigências sobre armazenamento de documentação?

Para atender às exigências legais da Lei do Bem, é preciso gerar as informações corretas para o cálculo do incentivo e a prestação de contas a serem realizados para o Ministério de Ciência, Tecnologia e Inovação.

Além disso, ainda é necessário criar dossiês de uso do incentivo com a respectiva documentação, que deverá ser armazenada pela empresa por um prazo de cinco anos, para o caso de uma eventual fiscalização pela Receita Federal.

O Fisco exige e, portanto, o sistema de controle de horas deve gerar as seguintes informações em forma de relatório, registro a registro:

• Colaborador, incluindo CPF;
• Data;
• Horário;
• Número de horas;
• Atividade desenvolvida;
• Projeto;
• Subprojeto (se existir).

No caso dos funcionários que dedicam tempo parcial aos projetos de inovação, também é exigência da Receita Federal que seja feito um registro no contrato de trabalho explicitando que eles exercem “atividades de pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica”, conforme a Instrução Normativa nº 1187/2011, referente à regulamentação da Lei do Bem.

Quais os benefícios trazidos pela Lei do Bem?

De acordo com os especialistas em tributação, a Lei do Bem pode trazer grandes benefícios às empresas, apesar de demandar grandes esforços iniciais, como:

• Implementação de ferramentas e processos adequados de controle de horas;
• Identificação minuciosa dos projetos de inovação e seus autores, bem como os dispêndios a eles associados.

A intensificação das atividades de P&D — além de representar aumento de competitividade para a empresa — resulta em aumento considerável de redução de carga tributária e, consequentemente, de ganhos consideráveis para a receita. Dependendo do volume, isso pode significar milhões de reais ao ano, segundo os analistas.

Além de um sistema de controle de horas trabalhadas, lembre-se de que também é preciso organizar e armazenar os documentos fiscais por um prazo de cinco anos, para uma eventual glosa da Receita Federal. Portanto, não abra mão de investir em tecnologia no arquivamento e consulta de notas fiscais.

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