Como fazer a consulta de NFe online

A NFe (Nota Fiscal eletrônica) trouxe muito mais segurança e comodidade na emissão dos documentos fiscais inerentes a todo processo de compra e venda de produtos e serviços. Entretanto, por falta de clareza sobre o processo, muitas empresas — e até consumidores — têm encontrado dificuldade em consultar suas NFes.

Para tirar dúvidas e facilitar seu controle sobre as NFes emitidas para sua empresa, preparamos este artigo, esclarecendo os principais detalhes da questão. Acompanhe!

Como consultar NFe sem a chave de acesso?

A consulta online comum, feita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), necessita da digitação da chave de acesso presente na DANFe e no arquivo XML, como explicaremos nos próximos tópicos.

Mas, caso você tenha perdido essa chave de acesso, como é possível consultar a NFe?

Com o Qive essa consulta online é simplificada. É possível fazer consultas sem chaves de acesso, utilizando apenas os certificados digitais A1 ou A3 e o CNPJ da empresa.

Viu como é fácil simplificar a vida com relação à gestão de NFes online? Assine nossa newsletter e receba em seu e-mail todas as novidades da área fiscal e tributária:

Consulta online com chave de acesso através da Sefaz

A  consulta online — ou mesmo o download — de uma nota fiscal eletrônica (NFe) no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) pode ser feita por qualquer destinatário que seja pessoa jurídica e possua um certificado digital válido de PJ com o seu CNPJ base.

A solicitação à Sefaz deve informar:

• O CNPJ do destinatário;

• O respectivo certificado digital;
• O número da chave de acesso à NFe, contido no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe).

Como explica o Manual de Orientação do Contribuinte, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento de existência exclusivamente online, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no campo de incidência do ICMS.

Ela somente terá validade jurídica se for assegurada por duas condições obrigatórias:

1. A assinatura digital do emitente, garantida pelo certificado digital;
2. A Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte, ou seja, a Sefaz de cada uma das unidades da Federação.

Dessa forma, há dois processos burocráticos básicos envolvidos para se chegar ao ambiente virtual da Sefaz (Web Services) em busca da Autorização de Uso do documento fiscal, sem a qual a transação de mercadorias ou de serviços não pode ocorrer. Esses processos são:

• A validação do Certificado Digital;
• A Chave de Acesso ao ambiente web da Sefaz.

Como funciona a chave de acesso e onde posso obtê-la?

Para fazer a consulta da NFe online, em primeiro lugar, é preciso conectar-se ao Portal da NFe, onde estão concentrados diversos serviços e materiais de apoio ao contribuinte — como “Perguntas Frequentes”, “Manuais” e “Legislação”, por exemplo —, além do serviço de consulta e download de NFes.

Após a abertura do Portal da NFe, para adentrar ao ambiente virtual do banco de dados das NFes armazenadas na Sefaz, é preciso acionar corretamente a chave de acesso. Ela possui 44 dígitos e deve ser preenchida à direita da página, na parte superior.

A chave de acesso só pode ser obtida a partir do arquivo XML e do DANFe (ele não substitui a NFe, mas é impresso em papel para acompanhar a mercadoria em circulação. Sem ele, em caso de fiscalização, há aplicação de multa ao emitente).

O DANFe e o XML contém a chave numérica de acesso da NFe, permitindo confirmar a existência efetiva dessa NFe por meio de uma simples consulta no site da Sefaz. Além da chave numérica, obrigatoriamente o DANFe apresenta um código de barras para facilitar a leitura da chave de acesso.

Atendidas essas exigências, você tem acesso à NFe completa; tanto para consultar como para fazer download.  Somente nesse momento é possível verificar o real status da NFe, ou seja, se foi autorizada pela autoridade fiscal, ou se foi denegada ou rejeitada.

Atendidos os três procedimentos acima, automaticamente, vai se abrir uma tela com os dados da NFe completa. Na parte de cima, constarão as informações completas, enquanto abaixo — no rodapé, na forma de abas — ficarão os registros de status da NFe, ou seja: se está autorizada, denegada, cancelada ou se existe algum outro registro relevante.

Riscos ao não consultar uma NFe

Se você não consulta uma NFe, você não tem como saber se a NFe está autorizada pela Sefaz ou não. Isso implica um risco enorme para a escrituração contábil e para as mercadorias em estoque. Em caso de fiscalização, a empresa não tem como provar sua procedência.

Pior ainda acontece se for o caso de haver uma NFe denegada, que ficará arquivada no banco de dados da Sefaz, uma vez que a denegação ocorre quando há irregularidade fiscal no emitente ou no destinatário da NFe.

Felizmente, existem ferramentas de automação para consulta de NFes online, que podem ajudar seu escritório contábil ou sua empresa a evitar situações como essas.

Integrado diretamente ao sistema de NFes online da Sefaz, o Qive possibilita, ao empresário ou profissional contábil, monitorar e gerenciar todos os documentos fiscais, além das NFes mais comuns, a saber:

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFCe;

• Conhecimento de Transporte Eletrônico – Cte;
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFSe.

Assim, em qualquer lugar e a qualquer hora, os documentos à sua disposição em um único lugar. Além disso, quando você faz a consulta completa das NFes online ou outros documentos fiscais armazenados na Sefaz, o download é feito automaticamente.

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