Gestão fiscal e tributária: diferenças e como fazer

A gestão fiscal e tributária sem tecnologia é um risco real para qualquer empresa. Quando se trata de planilhas, além de estarem propensas a erros, a documentação incompleta pode levar a sérias penalidades fiscais. 

Não dá para negar que a tecnologia transformou a forma como gerenciamos nossas vidas, inclusive nossos negócios. Deixar de lado a automação é perder a oportunidade de otimizar processos, reduzir erros e aumentar a segurança das informações da sua empresa.

Mas, afinal, o que é gestão fiscal e tributária? Existe alguma diferença? Onde a tecnologia entra nesta conversa? Descubra todas as respostas para essas perguntas e também os benefícios de automatizar suas rotinas e garantir a saúde financeira do seu negócio.

O que é gestão fiscal? E gestão tributária?

A gestão fiscal está relacionada com o conjunto de ações e estratégias através da otimização de seus recursos, garantindo a boa saúde financeira da empresa. Sendo assim, ela envolve a análise de indicadores, além da elaboração de orçamentos e gestão de fluxo de caixa.

Ou seja, a gestão fiscal se preocupará com:

• Criação de orçamentos;
• Projeções futuras;
• Monitoramento de despesas;
• Maximização da receita;
• Análise de dados para embasar decisões.

Quanto à gestão tributária, concentra-se para cumprir as obrigações fiscais da empresa. Ou seja, envolve o cálculo, o recolhimento e a escrituração dos impostos, além das taxas e contribuições devidos aos órgãos do governo. Isso quer dizer que quando bem feita, vai garantir a conformidade da empresa com a lei, evitando multas e penalidades. Para isso, é importante implementar a governança tributária.

Qual a diferença entre gestão fiscal e tributária?

A gestão fiscal e tributária são frequentemente utilizados juntos, mas possuem diferenças relevantes. Mesmo interligadas, cada um cuida de aspectos específicos na gestão financeira de uma empresa.

A principal diferença é que a gestão fiscal cobre a gestão financeira da empresa e busca otimizar recursos e maximizar resultados. Enquanto isso, a gestão tributária faz parte da gestão financeira e foca especificamente no cumprimento das obrigações fiscais.

Como se relacionam as gestões fiscais e tributárias

Elas ficam interligadas no seguinte momento: a gestão tributária contribui para a saúde financeira da empresa, ao reduzir a carga tributária e evitar problemas com o fisco. Enquanto isso, a gestão fiscal identifica oportunidades de otimização tributária, analisando indicadores financeiros relevantes para o negócio.

Benefícios de automatizar processos na gestão fiscal e tributária

Aprimoramento de processos

Segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário) desde que a Constituição Federal de 1988 entrou em vigor, mais de quatro milhões de normas fiscais e tributárias já foram criadas no Brasil. Com tantas mudanças, é difícil saber todas as novidades adotadas pelo Fisco — inevitavelmente, levando empresas a cometerem erros.

Regras tão complexas incharam cada vez mais o departamento, fazendo o gestor fiscal e tributário contratar diversos analistas para realizar serviços burocráticos e repetitivos. Todo o manejo com os documentos fiscais, por exemplo, era feito manualmente. Mas a tecnologia veio para ajudar as empresas a serem mais eficientes.

A partir da utilização de uma plataforma online é possível integrar informações e aprimorar processos, gerando uma única visão de cada documento fiscal da empresa.

Aumento na produtividade

Com o aprimoramento e automatização dos processos é possível eliminar as montanhas de papel em cima das mesas de cada colaborador. 

Implementar sistemas especializados significa que os XML das NFes e CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico), por exemplo, serão baixados automaticamente da Sefaz (Secretaria da Fazenda) – acabando a dependência de outros setores e empresas. 

Dessa forma, o time tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: atividades mais estratégicas e produtivas para o crescimento da empresa. 

Redução de custos

Com certeza um dos objetivos que nunca são esquecidos é a redução de custos da empresa, concorda? Utilizar ferramentas para realizar uma boa gestão de documentos fiscais acaba com o trabalho de digitar manualmente os 44 caracteres de cada chave de acesso de NFe.

E tem mais: gera relatórios que acabam com a necessidade de preparar manualmente diversas planilhas para cruzamento de dados. Essas são alguns processos que podem ter custos reduzidos, além de possibilitar o investimento em uma equipe especializada em tarefas mais estratégicas.

Segurança e precisão

A gestão fiscal e tributária pode ficar ainda mais simples quando se tem controle de todos os documentos fiscais que são emitidos contra o CNPJ da empresa. Uma ferramenta de gestão de documentos fiscais consegue consultar, baixar e armazenar todos esses documentos momentos após serem emitidos.

Assim, cria-se a segurança financeira: a escrituração se torna precisa, além de mais segura contra ilegalidades e fraudes, como notas frias. 

Dados para tomada de decisão

Os documentos fiscais contêm informações valiosas tanto para o departamento fiscal como para outros departamentos, como compras e financeiro.

No arquivo XML da NFe estão disponíveis dados como base de cálculo e valor do produto, frete, seguro, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), além de datas de emissão, saída/entrada e valor total. Todos esses dados são extremamente importantes para qualquer empresa.

A partir desses elementos é possível fazer diversos tipos de análise que são estratégicas para outros setores da empresa, garantindo decisões mais assertivas.

A Qive como apoio na gestão fiscal e tributária

Com a Qive, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim, é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.

Nesse caso, visualizar a Nota Fiscal momentos após ser emitida, faz toda a diferença. Essa facilidade permite que o seu time solicite uma carta de correção ou cancelamento até 24h após a emissão.

a Qive realiza a consulta diretamente da Sefaz, organizando os XMLs e DANFes (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), evitando qualquer angústia e desespero correndo atrás de fornecedores para que enviem notas fiscais. É possível também filtrar e buscar por qualquer conteúdo do documento fiscal, como o nome do produto, data de emissão, fornecedor e muito mais.

Os CTes e MDFes (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) também podem ser consultados e baixados em XML e DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) direto da Sefaz.

Um ótimo exemplo de como a Qive ajuda as empresas é a Riachuelo. Como uma das maiores redes de lojas de departamento do Brasil, a Riachuelo passa por muitos desafios semelhantes aos de qualquer grande empresa. Para sua equipe de contabilidade, gerenciar milhares de notas fiscais e XMLs era um desses obstáculos ao crescimento.

Antes, todas as questões relacionadas a notas fiscais geravam uma grande carga de trabalho para os colaboradores. Hoje, com a Qive, a empresa aumentou em 15 vezes a eficiência na gestão de tais documentos. No total, a Riachuelo lida com cerca de 300 mil notas fiscais, além dos mais de três milhões de cupons emitidos nas lojas.

“Demorávamos cerca de um minuto para analisar cada nota. Agora levamos três minutos para cuidar de um lote de três mil notas. Podemos monitorar todo o processo fiscal, do início ao fim das transações”, destaca Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.
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