4 relatórios que podem otimizar a organização fiscal

A rotina da área fiscal de grandes empresas costuma ser bem procedimentada: recepção, busca e separação de notas fiscais, lançamento no sistema fiscal, apuração de impostos, execução de obrigações, conferência de pendências fiscais, etc.

Porém, é de extrema importância que a empresa mantenha a organização nos processos e na análise de resultados internos. Essa necessidade tem relação com duas palavrinhas mágicas: produtividade e proatividade.

Para isso, é possível lançar mão de alguns tipos de relatórios. Depois de estruturados, eles podem ser fontes de informação rápida para inteligência da área e tomada de decisão.

Trouxemos alguns exemplos de relatórios que podem agilizar a rotina do departamento fiscal, além de turbinar sua produtividade. A ideia é focar nas questões mais práticas e estratégicas. Vamos lá!

1. Relatórios de organização e processos internos

Sabemos que a rotina fiscal envolve diversos processos e tarefas em um único dia e alguns períodos do mês são mais atribulados que outros. Diante desse cenário, um relatório interno pode ajudar a visualizar o avanço de cada etapa.

No final do mês ou da semana, já com as tarefas sistematizadas, você pode conferir o andamento das tarefas e dedicar mais atenção àquelas que não estiverem saindo como planejadas. É uma boa forma de controlar as atividades e se planejar, garantindo que ninguém fique sobrecarregado e que nada seja esquecido.

Para entregar esse tipo de relatório é preciso começar a monitorar suas atividades organizadamente. Existem plataformas como Trello, Toggl, Runrun.it e TeamWork, que têm suas versões gratuitas para profissionais que buscam gerar valor de forma simples.

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2. Relatórios da entrega de impostos

Outra ferramenta bastante útil na área fiscal é a apuração e envio dos impostos. O calendário de pagamentos no Brasil é bastante completo devido à quantidade de taxas e valores que as empresas precisam pagar.

Então, nada melhor que ter uma ajudinha na hora de lembrar dessas datas. Por meio de alguns sistemas é possível emitir avisos e enviar lembretes. Além marcar os dias exatos para pagamento dos valores, evitando falhas e até mesmo multas, pode-se também criar um relatório mostrando o que deixou de ser pago no último mês.

Para se organizar neste sentido, ao lado das ferramentas que apresentamos acima, é possível ainda utilizar o Google Alerts, para ser informado de possíveis alterações nas datas das obrigações. E, plataformas direcionadas ao fiscal e contábil, como a Econet Editora, uma editora e consultoria que fornece diversas informações sobre quaisquer âmbitos tributários.

3. Relatórios da quantidade de tempo gasto em cada tarefa

Para ilustrar a produtividade da área fiscal, também é interessante produzir um relatório com a quantidade de horas dedicadas a cada tipo de tarefa. Esse documento poderia ter o seguinte resultado:

Consulta de Notas Fiscais manualmente: 40% do tempo de trabalho

Lançamento no sistema fiscal: 40% do tempo de trabalho

Apuração de impostos: 20% do tempo de trabalho

Com o detalhamento e a divisão por tarefas, é possível ter uma visão global dos processos e mapear as atividades que mais demandam tempo. A partir desses dados, podem ser sugeridos reforços na equipe ou a necessidade de otimização em alguns processos.

Para mensurar esse tipo de trabalho, é possível utilizar o Toggl e Runrun.it, que deixarão claro que a maioria das tarefas que gastam a maior parte do tempo do dia a dia do time, poderiam ser automatizadas a partir do Qive, onde a consulta, download e gestão é feita em poucos minutos!

4. Relatórios de custos através das NFes

Outro recurso que pode ajudar no fluxo de trabalho é o relatório avançado de NFes. Com a ajuda de filtros presentes dentro do Qive, é possível acessar todas as informações sobre os produtos recebidos ou vendidos, como frete, peso, código de barras e tributos pagos.

Justamente por conta desse detalhamento, o relatório pode apontar, por exemplo, o volume de produtos comprados de cada fornecedor. Dados como esse podem ajudar a mapear as fontes dos principais custos e receita da empresa, trazendo insights para investimentos e redução de custos.

Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar também o giro de estoque da sua empresa. O controle de tráfego pode ser levando em consideração para saber o quanto de determinado produto você está comprando e vendendo, assim como avaliar a margem de lucro.

Nas NFes transportadas é possível levantar os custos da empresa com transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso ainda pode-se separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo.

O que você acha das ferramentas apresentadas? Se já utilizou alguma delas ou tem outras sugestões, deixe o seu comentário. Compartilhe a sua experiência!