Como fazer gestão de pagamentos em empresas?

Você está tentando fechar a semana, mas sua tela está um caos: uma planilha de contas a pagar, uma pasta com boletos em PDF, e-mails de fornecedores cobrando e a dúvida cruel: “será que eu já paguei a nota fiscal daquele serviço de manutenção?”. Se essa cena soa familiar, saiba que você não está sozinho.

A gestão de pagamentos, quando feita de forma manual e descentralizada, pode se transformar em uma das maiores fontes de estresse e prejuízo para um negócio. O resultado? Descontrole, perda de dinheiro com multas e uma constante sensação de que algo importante está sendo esquecido.

Mas e se a gente te contasse que existe uma forma de transformar esse caos em um processo organizado, fluido e até mesmo estratégico? Ter um bom controle de pagamentos não é um luxo de grandes corporações; é uma necessidade essencial para empresas de todos os portes que desejam crescer de forma saudável. Venha com a gente descobrir como!

A importância da gestão de pagamentos na sua empresa

Antes de mergulhar no “como”, é importante entender o “porquê”. Uma gestão de pagamentos eficiente é muito mais do que apenas honrar compromissos financeiros. Ela é um pilar estratégico que sustenta a saúde e a reputação do seu negócio.

Quando bem executada, ela garante:

• Saúde do fluxo de caixa: Saber exatamente o que precisa ser pago e quando permite que você gerencie melhor seu capital de giro, evitando sustos e desequilíbrios;
• Relacionamento com fornecedores: Pagar em dia fortalece a confiança e abre portas para melhores negociações de prazos e preços no futuro;
• Credibilidade no mercado: Uma empresa que cumpre seus compromissos é vista com bons olhos por bancos, investidores e parceiros;
• Redução de custos: Organização é sinônimo de economia. Você evita o pagamento de juros e multas por atraso, que, somados, podem representar um rombo no orçamento;
• Segurança e prevenção a fraudes: Processos claros e bem definidos dificultam o desvio de recursos e o pagamento de cobranças indevidas.

Os pagamentos das operações são como o sistema circulatório da sua empresa: precisam fluir de maneira contínua e saudável para que todo o organismo funcione bem.

Como fazer uma gestão de pagamentos eficiente em 7 passos

Agora que a importância está clara, vamos ao guia prático. Adotar estes sete passos vai revolucionar a forma como você lida com as contas a pagar.

1. Centralize e organize as informações

O primeiro passo para sair do caos é criar uma única fonte da verdade. Chega de planilhas espalhadas, boletos perdidos na caixa de entrada e notas fiscais em papel guardadas em uma gaveta.

Centralize todas as contas a pagar em um único lugar, seja um software de gestão ou uma plataforma especializada. O essencial é que qualquer pessoa do time financeiro possa acessar e entender rapidamente o que precisa ser pago, para quem e quando.

2. Crie um calendário de pagamentos

Com as informações centralizadas, o próximo passo é a organização visual. Crie um calendário de pagamentos que mostre claramente todas as datas de vencimento. Isso permite um planejamento proativo.

Você pode, por exemplo, agrupar pagamentos para determinados dias da semana, otimizando o tempo da equipe e o processo de aprovação, em vez de “apagar incêndios” todos os dias.

3. Categorize todas as contas a pagar

Não trate todas as contas como uma massa única de “coisas a pagar”. Crie categorias como: fornecedores de matéria-prima, despesas de marketing, aluguel, folha de pagamento, e claro, impostos.

Essa categorização é poderosa, pois permite analisar para onde o dinheiro da empresa está indo, identificar oportunidades de economia e se preparar melhor para os desafios da gestão tributária mensal.

4. Otimize a gestão do fluxo de caixa

A gestão de pagamentos é uma ferramenta determinante para a saúde do seu caixa. Tente negociar prazos mais longos com fornecedores e, sempre que possível, agende os pagamentos para datas próximas ao vencimento.

Manter o dinheiro no caixa da empresa por mais tempo aumenta seu capital de giro e pode, inclusive, liberar recursos para outras finalidades estratégicas, como a aplicação em investimentos e derivativos.

5. Estabeleça uma política de aprovação

Quem pode autorizar um pagamento na sua empresa? Qual o limite de valor para cada pessoa? Estabelecer uma política de aprovação clara, com diferentes níveis de alçada, é uma medida de segurança indispensável. Isso evita pagamentos duplicados, não autorizados ou fraudulentos, garantindo que cada saída de caixa seja devidamente validada.

6. Adote a tecnologia como sua principal aliada

Fazer tudo isso manualmente é possível, mas altamente ineficiente e sujeito a erros. A tecnologia é a chave para escalar e otimizar o processo. Entender como a tecnologia pode ajudar processos financeiros é um divisor de águas.

Ferramentas de automação e sistemas de gestão integrada, os famosos ERPs, são capazes de transformar a sua operação. Se você ainda não utiliza, vale a pena pesquisar o que é um ERP e como ele pode se conectar a outras plataformas para centralizar sua gestão.

7. Monitore os indicadores de desempenho (KPIs)

O que não é medido, não é gerenciado. Para saber se sua gestão de pagamentos está realmente eficiente, acompanhe alguns indicadores. O Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores (PMPF), por exemplo, mostra em quantos dias, em média, sua empresa paga seus fornecedores.

Acompanhar esse e outros KPIs ajuda a identificar gargalos e a promover uma cultura de melhoria contínua no setor financeiro.

A peça que faltava para sua gestão de pagamentos

Como vimos, otimizar a gestão de pagamentos é um processo estratégico que envolve organização, planejamento e, acima de tudo, o uso inteligente da tecnologia. Mas existe um desafio no dia a dia que muitas ferramentas não resolvem: a conexão entre o documento de cobrança e o documento fiscal.

Quantas vezes sua equipe recebeu um boleto e precisou “caçar” a nota fiscal correspondente para confirmar a validade da cobrança antes de aprovar o pagamento? Esse processo manual, além de tomar um tempo precioso, abre margem para erros e pagamentos indevidos.

Foi pensando em resolver exatamente essa dor que a Qive desenvolveu a funcionalidade de Gestão de Pagamentos.

Nossa plataforma não apenas captura os boletos emitidos contra o seu CNPJ, mas também os vincula automaticamente às suas respectivas notas fiscais. Em uma única tela, você tem a visão completa: a cobrança e o documento que a originou. Isso torna o processo de validação e aprovação de pagamentos incrivelmente mais rápido, seguro e à prova de erros.

Chega de busca manual e incertezas. Com os Boletos com Notas, você automatiza a conciliação, ganha total controle sobre suas contas a pagar e libera sua equipe para focar em atividades mais estratégicas.

Quer eliminar de vez o caos na gestão de pagamentos? Conheça a Qive e descubra como a ferramenta de gestão de pagamentos pode transformar o seu financeiro!