Sua equipe financeira provavelmente lida com centenas, talvez milhares, de notas fiscais e boletos todos os meses. Cada um desses documentos inicia uma jornada que deveria ser simples: do seu sistema de gestão (ERP) até a quitação no banco.

No entanto, é justamente nesse intervalo que os erros acontecem: pagamentos duplicados, boletos adulterados e atrasos comprometem o fluxo de caixa e a relação com fornecedores.

Essas falhas revelam processos vulneráveis, muitas vezes sustentados por planilhas, e-mails e tarefas manuais, mesmo em empresas que já contam com sistemas robustos.

A ausência de automação e a dependência de integrações instáveis não apenas aumentam custos, como também afetam diretamente a eficiência e a segurança financeira da companhia.

Neste artigo, mostramos por que esses riscos são tão comuns, como eles se manifestam no contas a pagar e de que forma as soluções da Qive constroem uma ponte sólida entre ERP e banco. Confira!

O elo do fiscal-financeiro: conciliação como ponto crítico

No ambiente corporativo brasileiro, toda obrigação financeira nasce de um documento fiscal — seja uma NFe, NFSe ou CTe. Quando há desalinhamento entre o que o fiscal recebe e o que o financeiro paga, os impactos são imediatos:

• Erros de lançamento: dados manuais que não correspondem às notas.
• Retrabalho constante: planilhas paralelas e conferências demoradas.
• Inconsistências tributárias: risco de multas e penalidades.
• Visibilidade limitada: falta de clareza sobre prazos e valores.

Sem conciliação sistemática, cada pagamento se transforma em um risco — de fluxo de caixa, de compliance e até de reputação.

Mais do que uma rotina operacional, a conciliação é o primeiro passo para garantir que cada pagamento tenha respaldo em uma obrigação fiscal validada.

Onde mora o risco operacional?

Sabemos que o problema raramente está no ERP ou no banco, mas no caminho entre eles. É nesse espaço que surgem falhas que comprometem a saúde financeira da empresa:

Boletos fraudulentos

Entre os riscos mais sérios está os golpes com boletos falsos. Nesse caso, os criminosos enviam cobranças com código de barras adulterado que são visualmente idênticas às originais. 

Em fluxos sem uma validação automática, esses boletos passam despercebidos e com isso o prejuízo é duplo: o fornecedor não recebe, e o golpista sim.

Segundo a Febraban, os boletos falsos seguem entre os principais golpes que atingem empresas B2B, justamente pela recorrência e pelo alto valor envolvido.

Pagamentos duplicados ou indevidos

Sem controle centralizado, é comum que uma mesma nota seja paga duas vezes, que títulos cancelados acabam sendo liquidados e cobranças são quitadas antes da entrega confirmada. Além da perda financeira, esses erros geram retrabalho e desgaste interno.

Atrasos, multas e juros

Dependência de processos manuais aumenta o risco de falha: um boleto esquecido, um valor digitado incorretamente ou uma mensagem perdida basta para gerar encargos e corroer margens de lucro.

Falta de rastreabilidade

A ausência de uma visão consolidada e atualizada das obrigações financeiras compromete a precisão do planejamento e aumenta os riscos na tomada de decisão. Por exemplo, sem informações confiáveis, torna-se difícil aprovar novos investimentos, negociar melhores condições com fornecedores ou planejar expansão do quadro de colaboradores.

A verdade é que: sem confiança nos dados, a empresa perde velocidade. Com processos corretos, o financeiro volta a liderar a estratégia e ganha espaço para influenciar o crescimento da empresa. 

A ponte da Qive: da captura ao pagamento

Construir uma ponte sólida entre ERP e banco exige três fundamentos: documentos íntegros na origem, pagamentos protegidos contra falhas e visibilidade total da operação, mesmo em cenários de alto volume. 

Para atender a esses requisitos, a Qive organiza sua esteira de pagamentos em dois pilares: integridade dos documentos fiscais e automação inteligente. Juntos, eles garantem que cada etapa — da emissão ao pagamento — aconteça de forma confiável e sem rupturas.

Integridade dos documentos fiscais

O primeiro passo para uma operação segura é simples, mas decisivo: todo documento fiscal precisa nascer de uma fonte oficial e ser validado antes de chegar ao ERP. 

Quando essa etapa não é garantida, abrem-se as portas para erros de digitação, informações incompletas e até tentativas de fraude que comprometem toda a cadeia de pagamentos. 

Na prática, isso significa capturar:

• NFes e CTes direto da Sefaz, sem depender de chave de acesso.
• NFSes de mais de 5.000 prefeituras, já padronizadas e integradas.
• Boletos da Núclea (CIP), cobrindo 100% dos registrados como “em aberto”.

Ainda assim, somente capturar os DFes não é suficiente. Cada campo passa por conferência antes de alimentar o ERP: o CNPJ do emissor, os valores, os prazos e até a forma de pagamento são verificados para garantir que o documento é legítimo. 

Essa camada de validação funciona como uma barreira de proteção contra inconsistências e golpes, evitando que informações incorretas contaminem o processo logo na origem.

Em 2023, essa validação bloqueou R$310 mil em boletos fraudulentos antes da liquidação. Um exemplo concreto de como a integridade dos dados é a melhor defesa contra perdas financeiras.

Automação inteligente

Com os documentos íntegros como ponto de partida, a automação entra como fator-chave para transformar dados confiáveis em processos escaláveis. Ao eliminar tarefas manuais, o fluxo entre fiscal e financeiro acontece sem interrupções e à prova de erros.

Qive Conexões: integração fiscal no ERP

O Qive Conexões garante que cada informação do XML seja parametrizada e registrada automaticamente nos campos corretos do ERP ou sistema contábil. Dessa forma, o seu sistema opera em sua capacidade máxima, sem depender de customizações complexas. A partir daí, a automação permite fazer:

• Lançamento de faturas: realizado automaticamente a partir da correspondência entre nota fiscal e pedido de compra.
• Conferência automática: validação em tempo real que sinaliza divergências de valores ou quantidades antes do recebimento.
• Registro de entradas: atualização do estoque em tempo real, com impacto direto no planejamento operacional.

Ganhe até 85% de tempo nas rotinas fiscais e financeiras com a automação de lançamentos.

Assim, o investimento em plataformas de gestão é realmente potencializado: o ERP deixa de ser apenas um repositório de dados e passa a atuar como base estratégica para decisões fiscais, financeiras e operacionais.

Esse avanço se reflete em toda a operação: mais precisão nos pagamentos, maior segurança nas compras, estoques atualizados em tempo real e auditorias simplificadas.

Gestão de pagamentos 

Na maioria das empresas, mesmo com sistemas de gestão robustos, o ponto mais vulnerável da operação fiscal-financeira ainda é o pagamento de boletos. É nessa etapa que surgem os riscos que impactam diretamente o caixa e a relação com fornecedores. Por isso, o controle financeiro precisa ser tratado como uma etapa estratégica e não apenas operacional.

A gestão de pagamentos resolve essa fragilidade ao centralizar o processo dentro de uma única plataforma. Além da conciliação entre nota, boleto e comprovante, nossos recursos técnicos tornam a rotina mais ágil e segura:

• CNAB automatizado: geração e leitura de arquivos atualizam o status de cada título diretamente na plataforma. 
• Captura de comprovantes: feita de forma automática, eliminando uploads manuais e vinculando pagamentos ao documento fiscal correspondente.
• Leitura inteligente de PDFs por OCR: garante conciliação mesmo quando o comprovante não vem estruturado, evitando atrasos no registro.
• Etiquetas inteligentes: classificam boletos por fornecedor, centro de custo ou vencimento, trazendo clareza e controle em operações de alto volume.

O resultado é um contas a pagar previsível, auditável e seguro — com redução significativa de riscos operacionais e mais tempo para o time financeiro atuar em análises e decisões estratégicas.

Torne sua gestão de pagamentos mais eficiente — com 99,97% das notas conciliadas e quitadas no prazo (como no case do Ifood).

Conheça mais sobre a gestão de pagamentos e Conexões ERP.

A Qive como parceira estratégica da sua gestão

Mais do que evitar fraudes ou atrasos, estruturar o contas a pagar é uma decisão que impacta diretamente a saúde financeira e o futuro da empresa. 

Cada automação implantada reduz custos operacionais e previne prejuízos financeiros. Ao mesmo tempo, traz previsibilidade de caixa, aumenta a confiabilidade das auditorias e fortalece o planejamento estratégico.

Com a ponte da Qive entre ERP e banco, sua operação não apenas ganha segurança: ela se torna mais eficiente, escalável e preparada para crescer com base em dados confiáveis.

Fale agora com um especialista da Qive e descubra como otimizar a gestão de pagamentos pode se tornar uma vantagem competitiva para a sua empresa.