Estratégias para Reduzir Erros na Conciliação Financeira

Durante o ano de 2023, houve abertura de 3.868.687 empresas, segundo o portal de notícias do governo, agência gov. Isso quer dizer que presenciamos um aumento de 0,7% em comparação a 2022. Mesmo assim, há registros de 2,1 milhões de negócios fechados no mesmo ano. Problemas de gestão, tributários e erros na conciliação financeira podem estar entre os motivos. 

Por isso, é importante entender que além de começar a vender seu produto ou serviço e faturar, é preciso ter uma gestão bem estruturada para lidar com diversas situações e adquirir conformidade perante a lei vigente. 

Isso tem tudo a ver com a conciliação financeira, por exemplo. Há quem diga que não é prioridade, mas essa pode ser uma virada de chave para a sua empresa. Reflita: se um dos seus produtos foi vendido por um preço X, mas a nota fiscal aponta o preço Y algo não está certo, concorda?

É sobre isso que vamos falar no artigo a seguir. Saiba o que é a conciliação financeira, os impactos de fazê-la de forma errada e quais as boas práticas para reduzir esses erros já. 

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira é um dos processos mais essenciais para a boa saúde do seu negócio. É o ato de comparar e reconciliar as informações financeiras de diferentes fontes para garantir que todos os registros sejam precisos e consistentes.

Geralmente, verificamos os extratos bancários com os registros contábeis da empresa e, assim, identificando e corrigindo discrepâncias.

Os principais objetivos da conciliação financeira são verificar erros, detectar fraudes e transações suspeitas, ter precisão nos relatórios para refletirem a realidade da empresa e otimizar a gestão financeira. 

Impactos de uma conciliação financeira errada

Errar ao fazer um processo de conciliação financeira significa ter prejuízos em vários aspectos, como: 

1. Dificuldades para detectar tentativas fraudulentas.
2. Má gestão do fluxo de caixa, dificultando o pagamento de contas.
3. Perda de credibilidade e autoridade, seja de clientes, fornecedores e investidores.
4. Multas e penalidades aplicadas pela Receita Federal e outros órgãos reguladores.
5. Geração de relatórios com informações imprecisas, afetando a tomada de decisões.
6. Retrabalho e desperdício de recursos, quando seu time poderia focar em outras atividades mais estratégicas.  

Estratégias que reduzem os erros na conciliação financeira

Que tal começar traçando estratégias para evitar os erros no processo de conciliação? Confira algumas boas práticas que julgamos essenciais para qualquer negócio.

Gestão de fluxo de caixa

O monitoramento e controle das entradas e saídas de dinheiro, também conhecido como gestão de fluxo de caixa, permite a visão clara de liquidez e capacidade de pagamento de uma empresa. Por conta disso, esse tipo de gestão pode auxiliar na visibilidade das transações para facilitar a identificação de discrepâncias.

Notou alguma diferença de valores? Aplicando essa prática na rotina financeira, permitirá a correção rápida de erros, sem virar uma bola de neve para a equipe contábil.

Se atualizados, os registros das entradas e saídas ajudam a minimizar erros, tanto na emissão de nota fiscal, quanto na conciliação de outros documentos importantes.

Seja rigoroso com os dados

A precisão e a confiabilidade das informações financeiras atuam em prol da saúde de qualquer negócio. Para isso, você deve buscar a padronização de processos para a coleta e registro de dados — isso facilita na validação e precisão dos registros. 

Para adicionar ainda mais rigor, priorize as revisões periódicas e auditorias para identificar qualquer inconsistência e garantir informações sempre atualizadas.

Aposte em tecnologias

Me diga qual empresa alcança o sucesso sem usar tecnologia? Mesmo as de pequeno porte precisam contar com os avanços tecnológicos para obter vantagem competitiva e organizar toda a estrutura do negócio. 

Contar com a tecnologia auxilia na organização do financeiro, evita cometer erros e ainda facilita a gestão do negócio. Quando o assunto é conciliação, saiba que pode ser feita manualmente ou via softwares especializados em gestão fiscal.

Na conciliação manual, você deve comparar cada boleto pago com a respectiva nota fiscal. Este longo e maçante processo envolve verificar se os valores, datas e demais informações estão em concordância. Após a conferência, sua equipe deve marcar os boletos e notas fiscais como conciliados nos registros. No caso de divergências, devemos registrá-las em um documento à parte para podermos investigar.

Viu como é muito trabalhoso? Se a sua empresa emitir dezenas ou centenas de notas por dia, quem ficaria por conta dessa conciliação? Graças à tecnologia, temos softwares que podem realizar esse trabalho com muita praticidade. 

Uma plataforma como a da Qive vai simplificar e assegurar a captura e conciliação dos documentos com Boletos Com Notas. Assim, elimina-se a necessidade de controle manual, reduz erros e garante a transparência e precisão em cada transação. 

A conciliação financeira torna-se uma prática essencial para quem prioriza a organização financeira, controle do fluxo de caixa e quer tomar as melhores decisões. 

A conciliação é um processo contínuo que exige disciplina e organização, mas a boa notícia é que você pode contar com softwares especializados para realizar toda a parte manual e focar nas atividades estratégicas para uma boa gestão financeira. 

Quer saber mais sobre a área financeira, contábil, fiscal, vendas e gestão de empresas? Acompanhe o blog da Qive para ficar por dentro das novidades!