5 Formas de evitar pagamentos indevidos e fraudes com boletos

O boleto bancário ainda é um dos métodos de pagamento mais utilizados no Brasil, principalmente para as contas de consumo mensal, como academias, escolas, planos de saúde, condomínio, consórcios e muito mais! Segundo a Febraban — Federação Brasileira de Bancos —, só em 2023, foram R$ 4,2 bilhões de transações feitas com boletos. Com um número tão expressivo, esse documento se torna um dos alvos preferidos de fraudadores. Mas como evitar pagamentos indevidos e fraudes com boletos?

A cada ano, milhões de reais são perdidos em golpes, gerando prejuízos tanto para empresas quanto para consumidores. Neste artigo, vamos te explicar o que se encaixa na categoria de pagamentos indevidos e como identificar boletos fraudulentos para evitar seu prejuízo financeiro.

O que são pagamentos indevidos?

Pagamentos indevidos são aqueles realizados por engano ou por meio de boletos fraudados. Essas transações podem ocorrer por diversos motivos, como:

• Erros de digitação na plataforma de pagamento: isso pode acontecer ao inserir os dados do boleto e digitar um número errado ou trocar letras.
• Boletos duplicados: pode acontecer do mesmo boleto ser emitido duas vezes, gerando a cobrança indevida no CPF ou CNPJ do pagador.
• Documentos adulterados: golpistas tentam alterar os dados de um boleto legítimo para desviar o pagamento, seja o valor ou o beneficiário.

Saiba que não é só você que precisa prestar atenção nos boletos fraudulentos. Desde 2018 já existe a Plataforma Centralizada de Recebíveis (PCR), para registrar esses documentos a fim de evitar golpes envolvendo a adulteração de boletos físicos. Isso quer dizer que cada boleto tem um número de registro e pode ser identificado com mais facilidade. 

Como identificar boletos fraudulentos e evitar pagamentos indevidos

Os golpes envolvendo boletos falsos se tornaram cada vez mais comuns. A Febraban já conseguiu evitar o prejuízo estimado em R$ 450 milhões em fraudes por ano. Contudo, é fundamental que você também fique atento para não cair nas armadilhas cada vez mais sofisticadas e ter seus dados ou dinheiro roubados.

1. Confira os dados do beneficiário

Como já citamos anteriormente, a Plataforma Centralizada de Recebíveis (PCR) exige que todos os boletos emitidos sejam registrados antes de serem emitidos. Para isso, os bancos devem inserir o CPF/CNPJ do emissor, data de vencimento, valor, além do nome e número do CPF/CNPJ do pagador.

Sendo assim, verifique se a razão social do beneficiário corresponde à empresa que emitiu a cobrança. Outra dica é confirmar o CNPJ do beneficiário e consultar a situação cadastral da empresa na Receita Federal.

Desconfie de boletos que chegam por e-mail ou mensagem sem a sua solicitação prévia ou sem que você esteja esperando — principalmente se forem de empresas com as quais você não tem relação. Caso reconheça o boleto, compare os dados do beneficiário com os de pagamentos anteriores. Isso porque qualquer divergência pode indicar um golpe. 

2. Evite imprimir os boletos

Boletos falsos podem apresentar erros de impressão, como letras borradas ou desalinhadas. Inclusive, muitas quadrilhas usam vírus para adulterar os boletos na hora da impressão. Sendo assim, evite imprimir seus boletos. 

O ideal é realizar os pagamentos diretamente pelos canais digitais dos bancos, como aplicativos ou internet banking. Se houver a necessidade de imprimir, a dica é solicitar que o emissor mande o arquivo no formato PDF, que é bem mais difícil de ser adulterado, e sempre manter sempre seu antivírus atualizado.

3. Confira os dados do emissor

Mesmo com a sofisticação dos golpes, muitos criminosos ainda cometem pequenos erros na hora de fraudar o documento. Isso pode variar da logo do banco ao sobrenome com erros de grafia. Por isso, atente-se: verifique se o banco emissor é da sua confiança e se o boleto foi emitido por um sistema legítimo.  Verifique também se a linha digitável está correta e completa.

4. Uso do DDA

O DDA (Débito Direto Autorizado) é um serviço que permite que os boletos sejam pagos automaticamente, sem a necessidade de digitar os dados manualmente. Ou seja, é o famoso débito automático. Uma vez registrado no app do seu banco, todos os boletos emitidos contra o seu CPF ou CNPJ estarão disponíveis na aba de pagamentos, sendo uma forma segura de evitar erros e fraudes.

Vale ressaltar que no DDA, o cliente autoriza o banco a notificá-lo sempre que um boleto é emitido em seu nome, mas não realiza a operação. Nesse sentido, você deve configurar o pagamento do boleto para a data que deseja, ok?

5. Conciliação de boletos com notas fiscais

A conciliação de boletos com notas fiscais é o processo de comparar os boletos emitidos com os valores que entraram na conta da empresa, sendo importante para manter a integridade e saúde financeira de qualquer negócio. 

Pode-se fazer manualmente ou contar com um software especializado em gestão fiscal e financeira.

Na conciliação manual, você deve comparar cada boleto pago com a respectiva nota fiscal: verificar se os valores, datas e demais informações estão em concordância. O próximo passo é marcar os boletos e notas fiscais como conciliados nos registros. No caso de divergências, devemos registrá-las em um documento à parte para que possamos investigar ou para facilitar o trabalho da auditoria.

Viu como é muito trabalhoso? Se a sua empresa emitir várias notas por dia, quem ficaria por conta dessa conciliação? Graças à tecnologia, temos softwares que podem realizar esse trabalho maçante com muita praticidade. 

Uma plataforma como a da Qive simplifica e assegura a captura do boleto e a conciliação com as notas. Assim, elimina-se a necessidade de controle manual para reduzir erros e garantir a transparência e precisão em cada transação. Esse é o produto na nossa plataforma chamado Boletos Com Notas.

A conciliação entre o boleto bancário e notas fiscais torna-se uma prática essencial para as empresas que buscam organização financeira, controle do fluxo de caixa e tomada de decisões mais certeiras. Esse é um processo contínuo e exige disciplina e organização, mas você pode contar com softwares especializados para realizar toda a parte manual e focar nas atividades estratégicas para uma boa gestão financeira. 

Conclusão

Identificar boletos fraudulentos e evitar pagamentos indevidos é uma tarefa fundamental para garantir a segurança financeira das empresas. Ao seguir as dicas que apresentamos, você pode reduzir significativamente o risco de golpes.

Além disso, a tecnologia tem um papel fundamental nesse processo. Soluções como o “Boleto com Notas” oferecem recursos avançados para automatizar a conciliação de boletos e notas fiscais, além de identificar possíveis fraudes. Ao adotar ferramentas como essa da Qive, a sua empresa otimiza processos e garante a segurança nos pagamentos.

Gostaria de saber mais sobre como o “Boleto com Notas” pode ajudar sua empresa a evitar pagamentos indevidos? Fale agora com um de nossos especialistas!