Gestão de boletos e os benefícios para o seu negócio

A sua empresa recebe os boletos em diferentes canais? O acesso ao DDA ainda é um processo manual por conta dos vários portais bancários que precisa controlar? Você se preocupa com pagamentos indevidos, multas e protestos com serviços pontuais? Se você respondeu sim a qualquer uma das perguntas anteriores, então veio ao lugar certo para saber tudo sobre a gestão de boletos e os benefícios para o seu negócio.

Quem implementa as boas práticas desse tipo de gestão já sai na frente, e evita muita dor de cabeça. A seguir, você vai aprender, de uma vez por todas, que a gestão de boletos é um aspecto fundamental para o sucesso financeiro de qualquer empresa. Se você é um empresário ou administrador, continue lendo para descobrir como otimizar essa área na sua empresa. 

O que é a gestão de boletos

A gestão de boletos está relacionada com o controle e organização dos pagamentos realizados e recebidos por meio de boletos bancários, seja para um produto ou serviço.

Desde os anos 90, o brasileiro utiliza esse meio para quitar dívidas. Contudo, foi somente em 2009 que o Banco Central do Brasil oficializou o DDA (Débito Direto Autorizado), sendo esse um sistema de recebimento eletrônico viabilizado pelas instituições financeiras. 

Isto é, o DDA surge como uma alternativa facilitadora para a vida dos consumidores. A ideia é reduzir a dependência de papéis impressos e modernizar o processo de pagamento. 

Segundo a FEBRABAN, só em 2023, os bancos registraram 4,2 bilhões de transações realizadas via boletos, totalizando a movimentação de R$ 5,8 trilhões. Ou seja, essa ferramenta ainda é muito usada pelo brasileiro, mesmo com outras opções, como o Pix. Sendo assim, quem presta atenção para a gestão interna dos boletos, só tem a ganhar vantagem competitiva. 

Pense bem: uma pilha de papéis é difícil de manter organizada, correto? Agora, imagine o trabalho para procurar e controlar tantos arquivos no seu computador em diferentes pastas. Para esse e outros casos, gerir boletos vai ajudar no dia a dia e a longo prazo. Isso porque uma boa gestão abrange desde a emissão até o registro dos pagamentos, garantindo que tudo esteja em conformidade com as obrigações fiscais e financeiras da empresa.

A importância de uma boa gestão de boletos

Ainda sobre o que falamos nos tópicos anteriores, a importância de gerir boletos vem da necessidade de ter controle e um fluxo prático para armazenar e usá-los para demonstrações fiscais. 

Além disso, ela ajuda a manter uma boa relação com os fornecedores, evitar juros e multas, gerar previsibilidade de gastos e otimizando a gestão fiscal e financeira da empresa. Vamos entender cada ponto com mais detalhes? 

Mantendo um bom relacionamento com os fornecedores

Quem identifica dificuldades em captar os boletos com fornecedores, vai se beneficiar desse processo. Além de auxiliar no pagamento dos boletos dentro do prazo, o que mostrará comprometimento e confiabilidade, a sua empresa pode fortalecer os laços comerciais.

Existem algumas boas práticas para ajudar a fortalecer a relação com os seus fornecedores e garantir uma parceria duradoura:

• Considere desenvolver um processo de qualificação de fornecedores, como a qualidade dos produtos, prazos de entrega e histórico com a sua empresa.
• Centralização de pedidos, com uma equipe dedicada nas interações com os fornecedores.
• Os pagamentos devem estar em dia.

Evitando juros e multas

A sua preocupação é com pagamento indevido, multas e principalmente protestos com serviços pontuais? É fato que essa situação impacta diretamente a saúde financeira do negócio e deixa de preservar os recursos que poderiam ser direcionados para outras áreas.

A notícia boa é que esse tipo de gestão permite o acompanhamento das datas de vencimento para evitar custos adicionais e total controle desses documentos, independentemente do portal bancário. 

Ganhando previsibilidade de gastos

Se o seu negócio não se atenta em prever os gastos futuros, já está ficando para trás e o risco de enfrentar problemas financeiros é grande. Essa é mais uma importância desse tipo de processo: tenha uma visão clara dos compromissos financeiros futuros. Isso ajudará no planejamento estratégico e evitará surpresas desagradáveis.

Otimizando a gestão fiscal e financeira

A correta gestão de boletos facilitará o controle contábil e fiscal: há centralização de todos os boletos em um só lugar, é possível automatizar o processo de acesso e captação dos boletos e os documentos fraudulentos são sinalizados. 

Isso significa que todos esses benefícios permitirão o acompanhamento das despesas, assim como possíveis conciliações bancárias e a emissão de relatórios financeiros. O resultado é a tomada de decisões mais certeiras e o cumprimento de obrigações legais.

Qive e a gestão de boletos

E o que o Qive tem a ver com isso tudo? Nós podemos ajudar todas as questões mencionadas no artigo, inclusive, se a sua preocupação tem relação com a conciliação de boletos com a nota fiscal. 

Tome como exemplo a empresa A que vende um produto para a empresa B, realizando a emissão de uma NFe. O Qive consulta essa nota diretamente na Sefaz e disponibiliza na plataforma. 

Em paralelo a isso, a empresa A emite um boleto registrado na CIP (Câmara Interbancária de Pagamentos), e ao ativar a consulta do documento, nós podemos trazê-lo para a plataforma, associando à qual nota pertence esse o boleto. 

Com a Qive, você pode contratar a solução Boletos Com Notas e aproveitar os seguintes benefícios na sua rotina:

• Economia do tempo que seria gasto correndo atrás dos fornecedores;
• Eliminação de erros e inconsistências nos pagamentos, e assim garantir apenas o pagamento dos valores corretos;
• Validação de autenticidade do documento, minimizando risco de pagamento de boleto fraudulentos;
• Emissão de comprovantes e vinculação aos registros de rastreabilidade, permitindo consultas futuras;
• Parametrização de processos e automação direto na plataforma;
• Recebimento automático dos boletos sem depender de fornecedores ou recebimento por e-mail.

Entendeu o nosso fluxo e como ele consegue auxiliar a sua empresa? Investir na gestão de boletos reflete no investimento da saúde financeira do seu negócio. Ao adotar práticas eficientes, é possível evitar percalços, manter bons relacionamentos e realizar um planejamento com visão de futuro.

Que tal considerar utilizar ferramentas como a Qive para otimizar esse processo e presenciar todos os benefícios para o seu negócio? Clique e converse com um de nossos especialistas agora.