Aprenda Como Fazer Uma Gestão de Fornecedores de Serviços Otimizada

Toda empresa que pretende se destacar no mercado, precisa investir em ações que otimizem suas atividades internas, criando um ciclo dinâmico e contínuo. Todas as operações, com destaque a gestão de fornecedores de serviços, precisam caminhar em sintonia com as demais áreas do trabalho. Como por exemplo, atendimento, estoque e administração.

Sabemos que conquistar esse patamar não é uma tarefa fácil, e que não acontece da noite para o dia. A responsabilidade de construir esse dinamismo é muito grande para apenas uma pessoa, mas muitas vezes a empresa ainda não realizou uma setorização eficiente. 

Seguindo nessa linha, surge uma pergunta comum entre todo empresário: como posso minimizar os problemas relacionados a fornecedores no meu negócio?

No artigo de hoje, nós vamos trabalhar a importância da gestão de fornecedores de serviços, destacando diferentes relacionamentos comerciais. Vamos começar?

Principais tipos de fornecedores de serviço que você precisa gerir 

Antes de adentrarmos nas etapas da gestão de fornecedores de serviços, é importante compreender a diversidade desses parceiros comerciais, e como cada categoria atende a necessidades empresariais distintas. 

Os fornecedores, ou provedores, são organizações que fornecem produtos ou serviços essenciais para o funcionamento de outras empresas. Eles podem ser classificados em três categorias principais, cada uma com características únicas que se adequam a diferentes modelos de negócio:

 Fornecedores de serviços habituais ou tradicionais

Os fornecedores habituais são aqueles que oferecem serviços básicos necessários para a operação diária de diversas empresas. 

Eles atendem a um espectro amplo de clientes e, devido à natureza genérica de seus serviços, enfrentam uma concorrência significativa. Dessa forma, cria-se um ambiente propício para negociações, permitindo que empresas busquem as melhores condições comerciais possíveis. 

A flexibilidade e a capacidade de negociação com esses fornecedores, são essenciais para garantir termos vantajosos e sustentar uma parceria duradoura.

 Fornecedores de serviços monopolistas

Diferentemente dos fornecedores habituais, os monopolistas oferecem serviços exclusivos. Eles detêm um controle significativo sobre os preços, devido à falta de concorrência direta. 

A dependência de um fornecedor monopolista exige uma gestão cuidadosa e uma estratégia de sourcing diversificada. Isso inclui a busca constante por alternativas viáveis para reduzir riscos e garantir a continuidade do fornecimento. 

Manter-se atualizado sobre o mercado e potenciais novas fontes, é essencial para negociar com fornecedores monopolistas.

 Fornecedores de serviços especiais ou ocasionais

Os fornecedores especiais atendem a demandas específicas, fornecendo serviços raros que não são facilmente substituíveis. 

Eles são especialmente valorizados por sua capacidade de suprir necessidades únicas, como eventos especiais ou serviços de nicho. 

A busca por fornecedores especiais demanda pesquisa e diligência constante, dada a natureza única, e muitas vezes limitada, de seus serviços. Assim, empresas que dependem de fornecedores ocasionais devem desenvolver estratégias eficazes para identificar e manter relações com esses parceiros críticos.

O que é gestão de fornecedores de serviços?

A gestão desses fornecedores é um processo da área de compras, que busca garantir controle e as melhores condições relacionadas às fontes de fornecimento das empresas.

Ter uma boa relação entre empresas e seus fornecedores, tem se tornado cada vez mais significativo para tornar os negócios mais competitivos e promover crescimento das companhias.

Possíveis problemas envolvendo parcerias podem afetar a empresa e causar grandes danos, como por exemplo, desabastecimento, desgaste da imagem das organizações e impacto financeiro irreversível.

Por essa razão, gerenciar fornecedores significa mais que negociar preços e contratar parceiros que oferecem menores custos. Há diversos elementos que precisam ser levados em consideração na hora de fechar um negócio.

Preço, qualidade, prazo de entrega, atendimento aos requisitos legais e técnicos, questões de ESG, são alguns dos aspectos que podem impactar o seu negócio. E esse impacto pode acontecer tanto de maneira positiva, quanto negativamente.

Principais benefícios da plataforma de gestão de fornecedores

A implementação de uma plataforma de gestão de fornecedores traz uma série de benefícios para as empresas. Ela permite que as equipes de compras atuem com maior inteligência, estratégia, assertividade e compliance. 

A eliminação de processos manuais e descentralizados por meio dessas plataformas, proporciona às equipes tudo o que é necessário para transformar a área de suprimentos em um setor estratégico dentro da organização. 

Dessa maneira, a tecnologia surge como uma ótima aliada nesse processo, contribuindo para a otimização das operações e a maximização da eficiência.

Economia

A gestão eficaz de fornecedores pode levar a uma redução significativa dos custos de compras e à obtenção de economias substanciais. 

É importante reconhecer que cada real economizado em compras representa um real de lucro direto para a empresa, ressaltando o impacto direto dessa gestão no resultado financeiro da organização.

Agilidade

Com a automatização dos processos operacionais e a centralização das informações em uma única solução de gestão de fornecedores de serviços, os profissionais da área ganham produtividade. Assim, é possível concentrar esforços em aspectos estratégicos do negócio, melhorando a eficiência e a eficácia das operações de compras.

Governança 

Uma plataforma de gestão de fornecedores facilita a verificação do cumprimento, por parte dos parceiros, de regulamentações e normas aplicáveis. 

Isso inclui a capacidade dos fornecedores de honrar compromissos financeiros, cumprir com regulamentações e normas específicas, entre outros riscos associados que podem afetar adversamente o negócio.

Colaboração

Manter uma comunicação eficaz com fornecedores é muito importante para a agilidade dos processos de compras. 

Uma plataforma de gestão centralizada não apenas facilita a concentração das interações em um único ponto, mas também permite manter as informações dos fornecedores sempre atualizadas e monitorar seu desempenho de forma contínua.

Como fazer gestão de fornecedores de serviço

Saber negociar com fornecedores é essencial para assegurar que sua empresa alcance excelentes resultados na gestão de fornecimento. 

É importante reconhecer que a contribuição dos fornecedores vai além da simples entrega de serviços. Isto é, eles podem adicionar valor significativo ao seu negócio, auxiliando na gestão de custos de entrega, monitoramento de encomendas, e até em aspectos de logística e gerenciamento de estoques.

O mercado livre de energia conta com várias centenas de fornecedores de energia, com perfis de atuação bem específicos. Conhecer o perfil, quem são as principais empresas, seu porte e quais os nichos de negócio são mais competitivos, são passos importantes de gestão.

Verifique a situação jurídica da empresa

Antes de qualquer coisa, certifique-se da legalidade e regularidade do fornecedor. Isso inclui:  

• Consulta ao CNPJ para verificar a regularização junto à Receita Federal;
• Checagem de possíveis problemas de inadimplência;
• Confirmação de alvarás de funcionamento e cumprimento das leis trabalhistas.

Fornecedores em situação irregular podem causar danos consideráveis à imagem da sua marca.

Cogite visitar a empresa

Embora a era digital tenha transformado as interações comerciais, visitar o fornecedor pessoalmente pode revelar muito sobre sua real capacidade de atender às suas necessidades. Essa é uma oportunidade para verificar se a infraestrutura é adequada e se o fornecedor é realmente confiável.

Procure clientes desse fornecedor e referências na internet

Solicitar referências ao fornecedor e pesquisar opiniões em mídias sociais e sites especializados são práticas recomendadas. Avaliações positivas ou negativas podem fornecer insights valiosos sobre a confiabilidade e qualidade dos serviços oferecidos.

Compare propostas

Ao avaliar propostas de fornecedores, é fundamental não se limitar à análise de preços. A qualidade dos serviços, a eficiência logística, o atendimento ao cliente e outros serviços agregados, são igualmente importantes. Uma comparação detalhada ajudará a escolher a opção que melhor atende às necessidades do seu negócio.

Formalize o escopo do fornecimento 

Um contrato formal, detalhando direitos e deveres de ambas as partes, é essencial para proteger seu negócio. Dessa forma, assegura-se clareza e segurança jurídica, facilitando a resolução de possíveis desentendimentos.

Saiba como negociar com fornecedores

A negociação com fornecedores deve ir além do preço, abrangendo condições de pagamento, prazos, serviços adicionais, e outros benefícios. Lembre-se de que uma relação equilibrada e justa com o fornecedor pode trazer vantagens para ambos os lados.

Prefira fornecedores socialmente responsáveis

Na era do consumidor 4.0, a responsabilidade social corporativa é um fator crucial. Portanto, associar-se a fornecedores que não seguem práticas socialmente responsáveis pode arriscar a reputação da sua marca. Esteja atento às práticas de seus parceiros comerciais.

Automatize sua gestão

A tecnologia é indispensável na gestão de fornecedores. Um sistema ERP integrado, por exemplo, pode consolidar todas as informações relevantes, facilitando o gerenciamento de estoques, vendas, entregas e reabastecimento. A automação permite uma gestão mais eficaz, ágil e com menor margem de erro.

Quais as principais etapas da gestão desses fornecedores?

A gestão de fornecedores envolve uma série de etapas estratégicas para assegurar que a empresa obtenha um fornecimento confiável, a custos competitivos, e que maximize as economias. Portanto, pense nos seguintes passos:

Identificação de necessidades

O processo inicia com uma análise detalhada das necessidades da empresa. Isso implica em avaliar o consumo atual e projetar futuras demandas. 

Conhecer os principais fornecedores

Você deve ter um conhecimento abrangente sobre os fornecedores disponíveis no mercado. Isso envolve pesquisar e compilar informações sobre os principais fornecedores, seus históricos, a qualidade dos serviços prestados, e seus preços. 

A familiaridade com o mercado permite à empresa posicionar-se de forma mais estratégica nas negociações.

Seleção de fornecedores

A escolha dos fornecedores é uma etapa crítica que impacta diretamente no sucesso das operações da empresa. 

Solicite propostas de várias fontes que demonstrem competitividade em seus serviços. A seleção deve considerar não apenas os custos, mas também a confiabilidade do fornecimento, a qualidade do serviço e a capacidade de atendimento às necessidades específicas da empresa.

Negociação de contratos

Após a seleção dos fornecedores potenciais, inicia-se o processo de negociação. Esta etapa envolve discutir termos de contrato, preços, condições de pagamento, e garantias de serviço. 

Uma negociação bem-sucedida, portanto, resultará em um contrato que beneficie ambas as partes, assegurando um fornecimento de energia eficiente e a custos otimizados.

Monitoramento e avaliação

Com os contratos firmados, é fundamental implementar um sistema de monitoramento contínuo do desempenho dos fornecedores. Isso inclui acompanhar a qualidade do fornecimento, a conformidade com os termos contratuais, e a eficiência do serviço. 

Avaliações periódicas ajudam a identificar áreas de melhoria e oportunidades de renegociação ou ajustes nos contratos existentes.

Portanto, implementar estas etapas com eficácia permite às empresas no mercado livre de energia elétrica otimizar seus custos e garantir um fornecimento confiável, contribuindo para a sustentabilidade e competitividade do negócio no longo prazo.

Monitoramento e gerenciamento de risco de fornecedores

O monitoramento contínuo dos fornecedores é uma prática essencial para minimizar surpresas e gerenciar riscos de forma eficaz. 

A volatilidade do mercado pode levar fornecedores a enfrentarem dificuldades financeiras, impactando negativamente as empresas contratantes. Por isso, é importante manter-se atualizado sobre o histórico, a saúde financeira e a evolução dos negócios. 

Solicitar regularmente os balanços financeiros, acompanhar notícias de mercado relevantes, observar os procedimentos comerciais e entender as práticas de gestão de risco adotadas são etapas chave para um monitoramento efetivo. 

Este processo deve ser visto como parte integrante da gestão de fornecedores, assim como acontece com outros parceiros críticos do negócio.

A gestão eficaz de riscos envolve não apenas a seleção criteriosa de fornecedores, mas também o monitoramento constante do mercado e a avaliação periódica da situação financeira dos parceiros comerciais. 

Diferenças na gestão de fornecedores de serviços e produtos 

A eficácia na gestão de fornecedores é vital para o sucesso empresarial, influenciando diretamente na qualidade e custos dos outputs. 

As estratégias de gestão, porém, divergem significativamente entre fornecedores de serviços e de produtos, refletindo as características únicas de cada tipo de fornecimento.

Diferenças

A principal distinção reside na tangibilidade: produtos são entidades físicas, facilitando a avaliação de qualidade. Enquanto serviços, por sua natureza intangível, demandam avaliações baseadas em desempenho e satisfação do cliente. 

Quanto ao relacionamento com fornecedores, os de produtos tendem a ser mais transacionais, centrados em aspectos como preço e entrega. 

Já a gestão de fornecedores de serviços, favorece parcerias colaborativas e de longo prazo, visando a continuidade e a qualidade do serviço prestado.

Impulsionando a inovação

A inovação em produtos visa ao desenvolvimento e eficiência, enquanto em serviços, busca-se novas formas de entrega e melhoria da experiência do cliente. 

Independentemente do foco, a inovação é chave para manter a competitividade e satisfazer as necessidades do contratante.

Reconhecer e adaptar-se às diferenças entre gestão de fornecedores de produtos e serviços, é essencial para maximizar eficiência e valor em operações empresariais, garantindo não só a sobrevivência, mas o florescimento no mercado competitivo atual.

Como gerenciar os fornecedores de serviços 

Para gerenciar fornecedores de serviços da melhor maneira, é essencial adotar estratégias que realcem a qualidade, a eficiência e o desenvolvimento de relações colaborativas fortes. 

Dessa forma, aqui estão abordagens centrais para alcançar uma gestão efetiva:

Estabeleça fundações claras

Comece definindo Acordos de Nível de Serviço (SLAs) que detalhem as expectativas de qualidade, tempo de resposta e desempenho. Isso alinha os objetivos do fornecedor com os da empresa, estabelecendo uma base clara para a avaliação do serviço.

Avaliação e comunicação

Utilize indicadores chave de desempenho (KPIs) para monitoramento regular do fornecedor, complementando com um processo de feedback contínuo para destacar tanto áreas de melhoria quanto sucessos. 

Além disso, manter canais de comunicação abertos e realizar reuniões regulares facilita a discussão sobre o serviço e o alinhamento estratégico.

Construa relacionamentos duradouros

Trate os fornecedores como parceiros estratégicos, buscando colaboração para soluções inovadoras e eficiência de serviço. Relacionamentos de longo prazo incentivam os fornecedores a investir em melhorias contínuas e inovação.

Gerenciamento proativo de riscos

Identifique e avalie riscos potenciais, como dependência de fornecedores únicos ou problemas de qualidade. Além disso, desenvolva planos de contingência para assegurar a continuidade dos serviços.

Incentive a inovação e melhoria

Apoie a inovação por parte dos fornecedores para aprimorar constantemente os serviços que oferecem. Portanto, reavalie e renegocie contratos regularmente para refletir mudanças nas necessidades empresariais e no mercado.

Promova o desenvolvimento conjunto

Invista em treinamento e desenvolvimento compartilhados para assegurar um entendimento profundo dos processos, expectativas e tecnologias envolvidas. O compartilhamento de conhecimento e melhores práticas pode impulsionar a inovação e a eficiência.

Implementando estas estratégias, as empresas podem não apenas garantir a entrega de serviços de alta qualidade, mas também fomentar um ambiente de colaboração e inovação contínua. Isso leva a melhorias na eficiência operacional, na satisfação do cliente e na competitividade no mercado.

Conheça o Portal de Fornecedores da Qive!

O Portal de Fornecedores da Qive é uma das várias ferramentas que oferecemos aos nossos clientes para garantir uma gestão de ponta a ponta! Nele você tem uma rede que conecta compradores a fornecedores para uma gestão completa.

No Portal, você poderá centralizar todas as interações e comunicações com o seu fornecedor, agilizar processos com a gestão dos seus pedidos, ter transparência sobre o status de cada pedido e garantir acesso às informações em tempo real com a captura e o lançamento dos documentos envolvidos no processo de compras! Veja algumas das nossas principais funcionalidades:

• Autenticação e autorização de usuários para garantir a segurança
• Listagem de documentos dos fornecedores e clientes
• Filtros avançados para agilizar os processos
• Detalhamento dos documentos envolvidos
• Ações de PO de atribuição e exclusão
• Download de notas em XML e PDF

Como as NFS-e podem te auxiliar no processo de gestão de fornecedores de serviço?

A gestão das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e) é uma ótima aliada na otimização da gestão de fornecedores, contribuindo para um processo mais transparente e uniforme. A escolha de fornecedores que se alinham às práticas destacadas anteriormente pode ser significativamente facilitada pela integração eficaz das NFS-e no sistema de gestão fiscal da empresa.

Melhorando a gestão da NFS-e 

Para aprimorar a gestão das NFS-e, é vital adotar uma solução fiscal que centralize todas as notas de serviço, proporcionando um controle melhor sobre os aspectos contábeis e fiscais do negócio. 

Essa solução deve não apenas aumentar a transparência dos processos fiscais, mas também padronizar as NFS-e em um único layout, minimizando erros e otimizando o tempo dedicado a essas tarefas. 

A adesão a padrões como o da ABRASF, que diversas prefeituras já implementaram, é um exemplo de prática a se seguir.

Além disso, o sistema escolhido para a gestão das NFS-e deve assegurar a guarda legal dos documentos e a segurança das informações presentes neles. Este aspecto é fundamental para evitar penalidades e assegurar a conformidade fiscal.

Escolhendo o software de gestão ideal

Ao selecionar um software para a gestão das NFS-e, é importante buscar por funcionalidades que suportem:

• Atendimento compatível com todas as prefeituras do Brasil;
• Importação de XML através de foto (OCR), permitindo a captura de dados de documentos em diversos formatos, como PDF, JPG, URL ou XML, diretamente por e-mail.

Essas funcionalidades garantem que a empresa não dependa exclusivamente do fornecedor para o recebimento das NFS-es, trazendo benefícios tangíveis, como:

• Redução de custos associados a multas por atraso nos pagamentos;
• Ganho de eficiência nos processos de pagamento de serviços;
• Maior confiabilidade para o time fiscal, resguardado das obrigações acessórias.

Implementando essas práticas e escolhendo as ferramentas adequadas, as empresas podem alcançar um controle mais eficiente sobre a gestão das NFS-e, desde a validação até o recebimento, tratamento e distribuição dos documentos. 

Essa abordagem não apenas simplifica o gerenciamento fiscal, mas também fortalece as relações com fornecedores, promovendo um ambiente de negócios mais eficaz e transparente.

NFSe Full e NFSe Connect: Soluções de gestão de NFSe 

Focados em potencializar o uso das Notas Fiscais de Serviço e fazer as empresas crescerem ainda mais, a Qive inovou no mercado mais uma vez. Agora com duas novas soluções: NFSe Full e NFSe Connect

NFSe Connect

É ideal para empresas que buscam consultar rapidamente notas fiscais de serviços sem depender do envio por parte dos prestadores ou de fluxos de recebimento. Além disso, possui o maior número de prefeituras integradas no mercado! Com ela, o risco de multas é reduzido e a empresa obtêm controle sobre as NFSes.

NFSe Full

É ideal para empresas de grande porte que operam em diversas regiões do país e buscam estabelecer um fluxo de recebimento e centralização de suas notas de serviço, tendo maior controle fiscal. Sendo a solução mais avançada do mercado, fazendo com que a empresa tenha controle sobre as notas fiscais de serviços em todas as prefeituras do Brasil.

Ambas oferecem benefícios no gerenciamento fiscal como:

• Economia de tempo gasto com fechamento fiscal;
• Processos mais automatizados e parametrizados direto no seu ERP;
• E muito mais.