O Futuro Da Automação Na Gestão De Notas Fiscais

A automação na gestão de notas fiscais é um fenômeno que chegou junto com a era da tecnologia e veio para ficar.

Antes de 2005, havia a emissão da nota fiscal de forma manual. Posteriormente, houve a inserção da nota fiscal eletrônica (NFe), que se tornou obrigatória e padrão nas empresas.

Ao longo dos anos, a gestão de notas fiscais foi sendo integrada a outras partes importantes do negócio, como a gestão e o planejamento, auxiliando no desenvolvimento das atividades dos estabelecimentos.

Conheça as expectativas para o futuro da gestão de notas fiscais a partir da automação!

Como a automação de notas fiscais é vista hoje

Grandes benefícios foram trazidos pela automação na gestão de notas fiscais, pois esse processo agilizou e trouxe grandes economias às empresas. Entretanto, nem todos os negócios dão a importância necessária aos documentos fiscais.

Algumas empresas enxergam as notas fiscais apenas como informações burocráticas que são necessárias pelas exigências governamentais.

Ademais, alguns empreendimentos sequer armazenam os arquivos XML (formato oficial) referentes às notas fiscais, ocasionando possíveis problemas com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que podem prejudicar seriamente o negócio.

Além disso, muitos empreendedores ainda não enxergam o potencial que investir na boa gestão de notas fiscais possibilita, agregando valor ao trabalho da empresa em diferentes níveis e auxiliando no planejamento e organização.

Por outro lado, milhares de empresas já estão voltando seu foco sobre como os documentos fiscais podem ajudar no planejamento tributário e elisão fiscal, e começando a investir em softwares como a Qive.

Por que notas fiscais são importantes?

As notas fiscais possuem dados de grande relevância à empresa: nome do fornecedor, valores, impostos, itens e outros dados que são essenciais para a boa compreensão da rotina de trabalho de um negócio.

A partir dessas informações, a empresa tem dados valiosos em mãos que podem ser utilizados para confeccionar estimativas, gráficos, metas e conclusões a respeito da consecução dos trabalhos no âmbito do empreendimento.

Dessa forma, é possível implementar uma melhor gestão e planejamentos em diversos setores empresariais.

No âmbito fiscal, por exemplo, é possível reduzir e otimizar o pagamento de impostos a partir da correta análise dos tributos pagos e das possibilidades de diminuição, que são informações presentes nas notas fiscais.

A título de exemplo, conforme foi amplamente divulgado na mídia, o McDonalds substituiu a nomenclatura de sua sobremesa que era vendida como sorvete para massa gelada, uma vez que a carga tributária referente às bebidas lácteas é cerca de três vezes menor que aquela concernente aos sorvetes. Esse tipo de análise é um exemplo de como usar as notas fiscais como fator competitivo para as empresas.

Identificar os principais fornecedores da empresa é possível, também, a partir da análise dos dados das notas fiscais.

Desse modo, a empresa pode dedicar especial atenção ao relacionamento com os responsáveis pelo fornecimento e, consequentemente, otimizar os custos relacionados.

Outro ponto importante diz respeito à diminuição de erros que há na automação da gestão de notas fiscais, permitindo uma correta análise dos documentos, inclusive facilitando a identificação de eventuais irregularidades.

O futuro da automação na gestão de notas fiscais

Atualmente, a automação do sistema de gestão de notas fiscais já tem feito grandes avanços na rotina empresarial.

Por exemplo, os funcionários estão deixando de inserir manualmente os dados das notas fiscais no ERP da empresa, uma vez que com a entrada da NFe de forma automática, esse repasse já ocorre também automaticamente.

A tendência é que a integração entre sistemas e diferentes áreas da empresa aconteça de forma cada vez mais célere e completa. Nesse sentido, automatizar as tarefas significa economia de tempo e recursos.

Portanto, com os dados das notas fiscais, setores da empresa como o financeiro e o de compras poderão obter melhores resultados em planejamento, agindo com mais efetividade por disporem das informações dos documentos contábeis.

Melhorias

Torna-se mais fácil analisar os fornecedores que figuram nas notas fiscais. Identificando quem fornece, o empreendimento poderá trabalhar a constante evolução na relação com o parceiro, rentabilizando cada vez mais o negócio.

É notável a possibilidade de melhora no tempo para análise dos dados, uma vez que os sistemas modernos já contabilizam as informações das notas fiscais.

Assim, o tempo que seria empregado para formular dados, tabelas e gráficos para reuniões e diálogo entre os colaboradores poderá ser reduzido, facilitando o progresso da empresa.

A partir dos dados coletados será possível prever com mais facilidade também a estimativa de fluxo de caixa e de gastos, gerando informações confiáveis e concretas que darão suporte aos investimentos do negócio.

Antecipar os recebíveis por meio dos dados contidos nos documentos fiscais também significa um avanço a partir das tecnologias para o futuro.

Ressalte-se que os sistemas, com o tempo, estarão cada vez mais automatizados e integrados, criando uma verdadeira rede de trabalho entre os setores da empresa, de modo a impactar positivamente todos os envolvidos.

Ou seja, de modo geral, a empresa poderá funcionar com cada vez mais celeridade e efetividade em seus processos internos a partir da automação na gestão de notas fiscais.

O que fazer hoje

Como os sistemas estão se modernizando cada vez mais, é possível que as empresas optem por softwares que estão na vanguarda no que se refere a inovações no âmbito fiscal. Além disso, há programas no mercado que estão em constante atualização e se adequam às novas possibilidades e tecnologias.

O Qive é uma ferramenta completa de gestão e consulta de notas fiscais eletrônicas (NFe), conhecimento de transporte eletrônico (CTe) e nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe).

A plataforma está em constante atualização e atenta às demandas que surgem pelo Brasil. Prova disso é a grande adesão que o sistema possui em diferentes partes do país, respondendo bem às particularidades e exigências das diversas localidades brasileiras.

Com a Qive, a consulta, gestão e armazenamento dos arquivos fiscais, como NFe, CTe, NFSe e NFCe ocorre de forma automatizada, em conformidade com as novas tendências de mercado.

Além disso, a plataforma conta com a importação totalmente automática dos arquivos XML no ERP e sistema contábil da empresa, inclusive das notas de serviço, que geralmente causam problemas por conta da baixa adesão ao padrão nacional da NFSe.

Portanto, caso esteja à procura de um software confiável e adequado às novas exigências, padrões e avanços dos documentos fiscais no Brasil, conheça o Qive.