Perdi a nota fiscal: o que fazer? Veja como recuperar

A nota fiscal eletrônica é essencial para comprovar transações comerciais, garantir produtos e serviços, além de ser indispensável na declaração do imposto de renda. 

Mas e se você perder esse documento? O que fazer agora? Temos uma boa notícia: existem formas práticas de conseguir a segunda via da nota fiscal. Neste artigo, você encontrará o passo a passo completo para resolver essa situação.

Perdi a nota fiscal, o que fazer?

Recuperar notas fiscais é mais simples do que parece. Existem duas abordagens, dependendo de quem foi o destinatário da nota: pessoa física (CPF) ou pessoa jurídica (CNPJ). Confira. 

Como recuperar nota fiscal usando o CPF

Se a nota fiscal foi emitida em seu nome como pessoa física, o processo de recuperação é direto:

1. Entre em contato com o estabelecimento onde realizou a compra e solicite uma segunda via. 
2. Informe seu CPF, data da compra e outros dados relevantes da transação. 

A maioria das empresas mantém registros completos de suas vendas, facilitando essa busca. Vale lembrar que, segundo a Lei 5.172 do Código Tributário Nacional (Art. 173), as empresas são obrigadas a armazenar notas fiscais por cinco anos. 

Portanto, se sua compra foi recente, as chances de recuperação são altas. Mesmo assim, a empresa não tem obrigação de fornecer segundas vias.

Como recuperar nota fiscal emitida para o seu CNPJ

Quando a nota foi emitida contra o seu negócio, há mais opções de recuperação:

1. Contato direto com o fornecedor emissor da nota: não se esqueça do número do seu CNPJ e detalhes da transação para agilizar a busca.
2. Busca na sua caixa de entrada de e-mail ou pasta de spam: várias empresas tem o hábito de enviar o XML da nota fiscal por e-mail.
3. Consulta no portal da Sefaz: basta acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado e utilizar a chave de acesso da NF-e com os 44 dígitos presentes no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Com essa chave, você pode baixar a nota diretamente do sistema.

Como emitir a segunda via da nota fiscal?

A emissão de segunda via só pode ser realizada pelo emitente original da nota. Se você não a emitiu, o ideal é solicitar uma reimpressão do DANFE ou o reenvio do arquivo XML. Caso precise de um documento físico, basta imprimir o DANFE a partir do XML recuperado.

Para empresas, o ideal é manter todos os XMLs organizados em sistemas de gestão fiscal, evitando futuras perdas.

Importância da nota fiscal

A nota fiscal eletrônica desempenha várias funções:

• Comprovação de garantia: sem a nota, você pode perder o direito à garantia de produtos.
• Declaração do Imposto de Renda: o documento comprova as despesas dedutíveis e aquisições de bens.
• Controle contábil: permite o registro adequado de receitas e despesas da empresa.
• Comprovação de propriedade: com ela, é possível revender produtos ou equipamentos.
• Conformidade fiscal: para garantir que a sua empresa está em dia com as obrigações tributárias impostas pela lei. 

Perigos da perda de notas fiscais

Perder documentos fiscais pode trazer consequências sérias. Entenda os principais riscos:

Atrasos no pagamento

Sem a nota fiscal, você enfrentará dificuldades para comprovar compras ou serviços prestados. Ou seja, isso pode gerar questionamentos de credores e fornecedores sobre a validade da transação, resultando em atrasos nos pagamentos e prejudicando sua reputação comercial. A situação se agrava quando existem prazos pré-estabelecidos, impactando seu relacionamento com parceiros de negócio e sua credibilidade no mercado.

Recebimento de mercadorias erradas

Sem a capacidade de comprovar as especificações da compra, é mais difícil identificar erros no momento da entrega, podendo causar atrasos operacionais ou até paralisação das atividades. 

Além disso, a perda da nota gera custos adicionais com devoluções, frete extra e reposição de produtos, resultando em prejuízo financeiro e perda de tempo. Para minimizar esse risco, considere digitalizar e centralizar todos os documentos fiscais em um sistema de gestão integrado.

Declarações erradas, risco de multas

A falta de notas fiscais pode levar a erros na escrituração contábil e nas declarações ao fisco; consequentemente, aumenta o risco de multas e penalidades da Receita Federal. Sem comprovação adequada, sua empresa terá dificuldades para elaborar relatórios financeiros precisos, aumentando a probabilidade de erros em obrigações fiscais como IRPJ, CSLL e outros tributos.

Durante auditorias fiscais, a ausência de documentação pode mostrar divergências, gerando autuações, multas e até sanções administrativas. 

Pagamentos indevidos

Sem documentação organizada, fica difícil verificar transações anteriores. Ou seja, o risco é de pagamentos duplicados por produtos ou serviços já quitados. Essas despesas extras afetam o fluxo de caixa da empresa. 

E tem mais, sem reconciliar pagamentos fica difícil identificar discrepâncias financeiras e prejudica a gestão financeira.

Como fazer gestão de notas fiscais?

Prevenir é melhor que remediar, concorda? Adotar as boas práticas a seguir ajuda a manter suas notas fiscais organizadas e evitar problemas futuros:

• Digitalização e armazenamento em nuvem: isso garante acesso fácil de qualquer lugar e proteção contra perdas físicas.
• Treinamento da equipe: capacitações regulares mostram a importância da gestão documental e as consequências da perda de documentos fiscais.
• Evite a papelada: embora seja possível manter documentos físicos organizados, o meio digital oferece muito mais eficiência, segurança e agilidade na recuperação de informações.
• Sistemas especializados em gestão fiscal: para obter máxima eficiência, implemente plataformas especializadas como a Qive.

A plataforma da Qive oferece soluções completas para a sua gestão fiscal, incluindo integração entre departamentos e gerenciamento automático de notas fiscais eletrônicas. Nossos recursos atendem negócios de todos os portes, desde pequenas empresas até grandes organizações.

Com a gente, você armazena todas as suas notas fiscais em um ambiente seguro na nuvem, acessível de qualquer lugar, dispositivo e horário. A busca por documentos é instantânea, mesmo com grandes volumes, graças aos filtros de busca por palavras-chave.

A Qive vai além: automatiza a captura de notas fiscais diretamente da Receita Federal, eliminando o risco de perdas e economizando tempo precioso da sua equipe. Você também tem acesso a relatórios detalhados de compras e vendas, facilitando o controle financeiro e garantindo conformidade com as obrigações fiscais.

Pequenos empreendedores não podem perder a oportunidade de organizar e armazenar documentos com facilidade e praticidade. Com a Qive, você deixa de se preocupar com “perdi a nota fiscal, o que fazer?” e passa a ter todas as notas a poucos cliques de você e sua equipe.

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